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Gérer une association

Publié le 7 décembre 2007 Mis à jour le 11 décembre 2017

Les mots-clés de la comptabilité des associations

Exonérations fiscales

Une association est un organisme à but non lucratif qui peut bénéficier d'exonérations fiscales s'il remplit trois conditions :
la gestion et l'administration conservent un caractère bénévole.
aucun bénéfice n'est distribué.
les administrateurs n'ont aucun intérêt, direct ou indirect, aux résultats (attention : percevoir un salaire de l'association, parallèlement à une fonction de membre des instances délibérantes, peut suffire à caractériser un intérêt direct).

Catégories de ressources

Une association peut recevoir deux catégories de ressources :
des recettes traditionnelles (cotisations, subventions, dons et legs), en principe non imposables.
des recettes tirées d'activités de vente ou de prestations de services.

Au titre de ces activités, l'association est imposable de la même manière qu'une société. Mais elle peut, là encore,bénéficier d'exonérations si elle remplit toutes les conditions énoncées par le code général des impôts (CGI) et la Jurisprudence.

Exonération sur les recettes

Si les trois conditions ci-dessus sont acquises, l'association peut faire valoir l'exonération sur les recettes tirées (article 261-7-1° du CGI) :
de prestations de services à caractère éducatif, sportif, social ou culturel rendus aux membres (au sens strict).
de vente de biens auprès de ces mêmes membres (dans la limite de 10 % du chiffre d'affaires total de l'association dans ce dernier cas).
de la vente de biens ou de services à caractère social ou philanthropique (quel qu'en soit le destinataire) et non concurrentiel.
de six manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l'année, pour procurer des ressources à une activité exonérée.

En matière de TVA, dans tous les cas de figure, l'association bénéficiera d'une franchise lorsque son chiffre d'affaires annuel, au titre des seules activités imposables, n'excède pas 10 671 € HT.

Le budget

C'est la prévision des charges (les dépenses) et des produits (les recettes) pour l'exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente avec une colonne de charges et une colonne de produits, et doit être équilibré, c'est à dire qu'il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent.
Il est généralement établi pour un an et il traduit en termes financiers l'ensemble des projets de l'association. Il est présenté à l'assemblée générale et doit être approuvé par la majorité des adhérents pour permettre au conseil d'administration de le mettre en œuvre.

Le compte de résultat

Il récapitule les charges et les produits liés à un exercice. On commence un exercice (une année) avec un budget, c'est-à-dire une prévision des charges et des produits. A la fin de l'année, lorsque toutes les opérations ont été réalisées, on récapitule l'ensemble de ces opérations par chapitre.

La différence entre l'ensemble des charges et des produits fait apparaître un résultat. Ce résultat peut être un déficit si les charges sont supérieures aux produits, ou un excédent dans le cas contraire.

Le compte de résultat doit se présenter sous une forme normalisée en appliquant le plan comptable.
La lecture de plusieurs comptes de résultats permet une analyse financière, et permet aussi d'établir le budget suivant avec plus de finesse.

Le bilan décrit l'état et la répartition du patrimoine de l'association à une date donnée. C'est la photographie de l'association, sa situation financière depuis le début de son activité. A la différence du budget et du compte de résultat qui sont liés à un exercice (un an), le bilan donne la situation au fur et à mesure de la vie de l'association depuis sa création.

La manière de présenter le bilan est normalisée par le plan comptable :
A gauche, à l'actif figure l'emploi des ressources.
A droite, au passif figure l'origine des ressources.
Le résultat d'un exercice vient s'intégrer au bilan.

Les justificatifs

En comptabilité, toute dépense, quel que soit son montant, doit être justifiée par une pièce. C'est un document qui prouve la dépense et son affection ou son créditeur (factures fournisseurs, titres de transports, tickets d'autoroutes, de CB...). Pour les frais kilométriques, les services fiscaux établissent tous les ans un barème en fonction des puissances des véhicules. C'est une base de référence maximum.

Le classement

Les justificatifs doivent faire le lien entre un engagement et son règlement. Il faut pouvoir retrouver à tout moment une pièce et le chèque correspondant. Il convient de ranger les pièces dans un classeur, en deux parties, les recettes et les dépenses.
Les pièces sont classées et numérotées. Ce numéro est reporté sur le cahier d'enregistrement et le talon du chéquier. Afin d'établir une bonne concordance, les justificatifs doivent comporter la date de règlement ainsi que le numéro de chèque s'il y a lieu.
La tenue d'un classeur permet donc de conserver et classer par date toutes les factures émises ou reçues en prenant soin de les numéroter et de noter dessus le numéro du chèque si c'est une facture de fournisseur. Si vous réglez par carte bleue, agrafez-y le ticket de CB.

Les cotisations

C'est la ressource première de l'association. Leur montant n'est pas limité. Leur versement doit être différencié du paiement de prestations de services.

Les subventions

C'est une ressource qui peut s'avérer importante pour les associations, mais il ne faut jamais oublier qu'elles ne sont pas un dû.

Les dons

Le don manuel : c'est une somme d'argent donnée de la main à la main et en l'absence d'écrit. La jurisprudence a admis que le chèque entrait dans la catégorie des dons manuels. Toute association simplement déclarée peut recevoir ce type de don.
Les libéralités : la donation (du vivant du donateur) ou le legs (écrit sur le testament) sont des libéralités. Il s'agit d'un don fait sous acte notarié. Seules les associations reconnues d'utilité publique, cultuelles ou familiales peuvent bénéficier de ce type de don, ainsi que les associations définies par l'article 238 bis du code général des impôts : ce sont "les associations d'assistance, de bienfaisance, de recherche scientifique ou médicale".
Les lotos, loteries, tombolas : les lotos, loteries et tombolas sont prohibés par la loi mais les associations bénéficient d'une exception.

Les lotos traditionnels sont autorisés lorsqu'ils sont organisés dans un cercle restreint, dans un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d'animation locale, que les mises sont de faible valeur et que la valeur des lots n'excède pas 400€ .

Sont autorisées les loteries et tombolas d'objets mobiliers exclusivement destinées à des actes de bienfaisance, à l'encouragement des arts ou au financement d'activités sportives à but non lucratif, après autorisation de la préfecture. Il n'y a pas de limitation quant à la valeur des lots.

La souscription volontaire donnant lieu à tirage de lots est une tombola et répond aux mêmes critères.

La vente de produits ou de services

L'association peut vendre des produits (pin's, T-shirt, publications...) et des prestations de service (cours, stages, séjours...). On distinguera si c'est une activité commerciale habituelle ou accessoire, et si la vente se fait pour les membres ou pour le grand public. Auquel cas, les recettes seront éventuellement taxables.

Les quêtes sur la voie publique et les souscriptions

La quête sollicite directement la générosité du public et nécessite une autorisation préfectorale.

La souscription (à ne pas confondre avec la "souscription volontaire" qui est une tombola) sollicite indirectement la générosité du public par voie de presse, tracts, prospectus et ne nécessite pas d'autorisation administrative.
Cependant, il ne doit y avoir aucune contrepartie à la souscription, et celle-ci est considérée comme un don. Sinon, il s'agit d'une vente (exemple : vente d'un livre ou d'un CD par souscription).

Les manifestations de bienfaisance ou de soutien

L'association peut organiser 6 manifestations par an pour le grand public, et faire "rentrer" de l'argent, sans que ces recettes soient soumises à la TVA. Elle doit être en mesure de présenter un bilan financier spécifique à chacune des 6 manifestations exceptionnelles (en cas de vérification : commissaires aux comptes). Ces manifestations ne doivent pas entrer dans l'objet ou l'activité habituelle de l'association.

Le sponsoring et le mécénat

Le sponsoring est l'attribution d'un espace publicitaire, et à ce titre, il est considéré comme une vente. Par contre le mécénat est considéré comme un don, car il n'y a pas affichage ostentatoire du mécène, et il n'y a pas de contrepartie au versement de la somme d'argent.

Les locations

L'association qui possède des locaux ou du matériel peut les louer occasionnellement.