Faire une thèse en cotutelle internationale

Publié le 23 septembre 2021 Mis à jour le 2 février 2022

La cotutelle internationale de thèse permet à un(e) doctorant(e) d’obtenir le double titre de docteur en France et dans le pays partenaire de la cotutelle pour le même travail de thèse.

La cotutelle, qu’est-ce que c’est ?

La cotutelle internationale de thèse est régie par les principes suivants :
 
- Le ou la doctorant(e) en cotutelle est inscrit(e) en doctorat simultanément et pendant toute la durée de sa thèse dans deux établissements, un en France, l’autre à l’étranger.
- Le ou la doctorant(e) en cotutelle effectue ses travaux sous la responsabilité d’un(e) directrice ou directeur de thèse dans chaque établissement partenaire, qui s’engage à exercer pleinement ses fonctions d’encadrement en collaboration avec le, la (ou les) autre(s) directrice(s) ou directeurs de thèse.
- Le ou la doctorant(e) en cotutelle doit effectuer son doctorat par périodes alternées de présence dans les deux établissements.
- La soutenance de thèse du (ou de la) doctorant(e) en cotutelle est unique et conduit à l’obtention du double titre de docteur en France et dans le pays partenaire (chaque pays délivre simultanément son diplôme).

En accord avec l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du doctorant, une convention de cotutelle de thèse doit être mise en place pour organiser les modalités spécifiques de la cotutelle pour chaque doctorant. La convention de cotutelle de thèse est le document de référence pour la mise en place des modalités administratives mais aussi pédagogiques du parcours de thèse du (ou de la) doctorant(e).

Par conséquent, le cadre mis en place doit garantir que les règles propres à la délivrance du doctorat de chaque établissement sont respectées, y compris les cadres réglementaires. Cela peut donner lieu à un cadre contraignant pour le (ou la) doctorant(e) car celui-ci (ou celle-ci) devra respecter et compléter les modalités administratives et pédagogiques de deux établissements.

Toutes les informations sur le processus d’établissement d’une cotutelle de thèse se trouvent dans le vade-mecum des cotutelles, ainsi que dans les questions fréquemment posées.
> Guide des cotutelles à l'UPEC [PDF]
> Foire aux questions [PDF]


Procédure et calendrier

Le montage d’une cotutelle est un processus long (plusieurs mois, voire une année universitaire entière pour négocier et signer la convention de cotutelle) et exigeant.
Pour cette raison, la candidature à une cotutelle de thèse doit être déposée avant l’inscription en première année de thèse.

La période de dépôt des candidatures préalable à la mise en place d’une convention de cotutelle pour l’année 2021-2022 s’étend du 6 juillet 2021 au 20 novembre 2021.

Le dossier de candidature téléchargeable est à compléter par la direction de thèse UPEC et à envoyer dûment complété (+ pièces justificatives le cas échéant) à l’adresse doctorat@u-pec.fr.
> Télécharger le dossier de candidature [DOC]

Aucun dossier de candidature ne sera accepté hors de ces dates ni après l’inscription en première année de thèse.

Une commission de validation des projets de cotutelle se réunira le dernier vendredi de chaque mois d’août à novembre 2021, et examinera l’ensemble des dossiers de candidatures reçus.

Après validation par la commission, le doctorant sera invité à s’inscrire. Pour valider son inscription, celui-ci devra remettre le formulaire de montage de la cotutelle dûment complété par sa direction. Ce formulaire contient l’ensemble des modalités sur lesquelles les deux établissements se sont accordés afin d’être en mesure de respectivement délivrer un diplôme de docteur en cotutelle.
> Télécharger le formulaire de montage de la cotutelle [DOC]

Dans le cas où la commission rendrait un avis négatif sur une candidature en cotutelle, le motif du refus sera donné et le cas échéant, une proposition de resoumission sera faite à la direction de thèse.

Attention: Remplir le formulaire de montage prend du temps et il est recommandé de commencer avant d’obtenir la réponse de la commission. Aucun projet de cotutelle ne sera accepté si l’inscription administrative en première année de thèse est prise sans remise du formulaire de montage. Le formulaire de montage doit être remis avant paiement des droits d’inscription à doctorat@u-pec.fr.

Une fois le (ou la) doctorant(e) inscrit(e) et le formulaire communiqué au Pôle 3S, celui-ci fera une proposition de trame détaillée à l’établissement partenaire avec si besoin, les clauses ajoutées par le partenaire dans le formulaire de montage. Il est également possible que la rédaction de l’accord se fasse à l’initiative du partenaire fournissant son propre modèle convention.

L’inscription administrative en doctorat en cotutelle devra intervenir avant la date-butoir des inscriptions à l’UPEC, c’est-à-dire avant le 15 décembre 2021.



Questions fréquentes


Avant la candidature

Je ne comprends pas la différence entre une cotutelle et une codirection de thèse ? Est-ce la même chose ? Pourquoi est-ce si difficile de conclure une convention de cotutelle ?

La cotutelle et la codirection de thèse se distinguent de par leur complexité légale, administrative mais également pédagogique.
- La cotutelle de thèse consiste en la délivrance de deux doctorats, un français, un étranger, pour le même travail de thèse. La cotutelle est réglementée par l’arrêté du 25 mai 2016 ; un certain nombre de modalités y sont énoncées et doivent donc obligatoirement figurer dans la convention d’application de la cotutelle. La double diplomation doctorale suppose que le doctorant satisfasse aux exigences pédagogiques et administratives de deux établissements distincts. Le processus est particulièrement lourd en raison du besoin d’harmonisation de législations parfois opposées pour la délivrance des doctorats. En ce sens, la cotutelle de thèse est sans doute le choix de mobilité doctorale le plus strict et rigoureux.
 
- Une codirection de thèse consiste en la supervision d’un même travail de thèse par deux ou plusieurs encadrants en provenance d’établissements différents (en France ou à l’étranger). Un seul diplôme de thèse est cependant délivré, l’étudiant n’étant inscrit que dans un seul établissement. La codirection n’est pas strictement réglementée : ses modalités d’application sont à la discrétion des établissements concernés. Les mobilités peuvent être multiples, ou bien l’étudiant ne peut visiter qu’une seule fois l’établissement partenaire. Une convention de codirection doit être mise en place entre l’UPEC et l’établissement étranger mais la procédure est beaucoup moins lourde que dans le cas d’une cotutelle, car l’étudiant ne doit remplir les conditions de validation de doctorat que dans un seul établissement. Il convient cependant de penser la mobilité en amont, notamment d’un point de vue financier.

Puis-je directement écrire à l’école doctorale pour obtenir une trame de rédaction des cotutelles comme je le faisais avant ?

Non. Le formulaire de montage reprend désormais toutes les questions auxquelles doivent répondre les directions de thèse afin de créer la convention de cotutelle, mais la rédaction de la convention elle-même sera faite par la Direction de la Recherche et de la Valorisation (Pôle Structuration et Stratégie Scientifique).

Un (ou une) doctorant(e) a obtenu un financement individuel (bourse de cotutelle) pour venir en doctorat en France en cotutelle, doit-il (ou doit-elle) quand même postuler ?

Oui. L’obtention d’un financement de cotutelle n’ouvre pas un droit de fait à une cotutelle. L’obtention (ou à minima la recherche) de financements doctoraux est un préalable à la candidature en cotutelle.

J’ai obtenu un financement PHC Campus France, le (ou la) doctorant(e) que je recrute en cotutelle dans le cadre du financement doit-il quand même postuler ?

Oui. L’obtention d’un financement PHC Campus France ne donne pas de fait d’admission en cotutelle, et il convient de déposer la candidature du (ou de la) doctorant(e) pressenti dans le cadre du financement le plus tôt possible. En ce sens, il faut informer le pôle Structuration et Stratégie Scientifique de la DRV (par mail à l’adresse doctorat@u-pec.fr) du projet de cotutelle dans l’idéal au moment du dépôt du dossier de candidature au financement PHC. Il est d’autant plus important de déclarer le projet de cotutelle dans le cas où le calendrier du financement PHC envisagé ne correspond pas au calendrier de dépôt des candidatures en cotutelles.


Pendant la candidature

Je suis en négociation avec l’établissement partenaire. Comment m’assurer que le (ou la) doctorant(e) soit bien exonéré du paiement des frais d’inscription dans un des deux établissements ?

La convention de cotutelle doit préciser l’établissement de paiement des frais d’inscription pour chaque année de la cotutelle. La présentation d’une preuve de paiement des frais d’inscription dans l’établissement partenaire sera demandée lors de l’inscription si une exonération est demandée dans le formulaire de montage. La convention devra également préciser les conditions dans lesquelles une couverture sociale est assurée au doctorant dans chacun des pays. En France, la souscription à une couverture en responsabilité civile est également obligatoire et les détails de cette assurance doivent apparaître dans la convention de cotutelle. A noter que du côté français, il n’est pas possible d’exonérer les doctorant(e)s du paiement de la CVEC qui est un préalable indispensable à l’inscription. Il est important d’en informer les candidat(e)s à une cotutelle.

Attention : La non-réinscription dans un des deux établissements de la cotutelle pendant la durée prévue par la convention de cotutelle a comme conséquence la rupture automatique de la cotutelle.
Aucune demande d’exonération à la scolarité sans justificatif ne sera acceptée.


Après l’inscription

Le (ou la doctorante) est inscrit(e). Quand peut-il venir à l’UPEC ?

La cotutelle de thèse implique un principe de réciprocité entre l’UPEC et l’université étrangère. Si la demande est effectuée à l’UPEC, cela signifie que l’UPEC est l’établissement "pilote" de la convention de cotutelle, et donc que les mobilités doctorales vont, au moins originellement, de l’établissement partenaire vers l’UPEC. Pour cette raison, la convention de cotutelle devra impérativement être signée avant l’arrivée du doctorant à l’UPEC. Cela signifie que le doctorant ne peut effectuer de mobilité à l’UPEC avant la signature effective de la convention.
Il est conseillé que le doctorant ou le doctorant passe au moins 30% de la durée totale de sa thèse dans le pays de chaque établissement, avec au moins 12 mois à l’UPEC. La périodicité des mobilités dans chaque établissement est laissée à l’appréciation des directeurs de thèse.

Nous souhaitons modifier la convention de cotutelle, est-ce possible ?

Toute modification de la convention initiale (changement de direction, de lieu de soutenance, d’établissement de paiement des frais d’inscription…) de la cotutelle de thèse doit faire l’objet d’un avenant. L’ED, sur demande de la direction de thèse, doit se rapprocher du Pôle 3S de la DRV et de doctorat@u-pec.fr afin d’obtenir un avenant correspondant à la nouvelle situation. Un avis de l’ED concernant la modification apportée à la convention sera demandé.
N.B : En raison de la crise du Covid-19, une certaine tolérance sur les modifications de date de présence dans l’établissement est en place. Il conviendra cependant de faire régulariser tout changement de date avant la fin de l’année universitaire par avenant, même après que le changement ait eu lieu.

Je souhaite prolonger la cotutelle du (ou de la) doctorant(e), comment procéder ?

Si la thèse dure plus longtemps que la durée initialement prévue, un avenant à la convention de cotutelle devra être rédigé. Un modèle d’avenant pourra être fourni par la DRV.
Il s’ensuit que, à partir de la quatrième année d’inscription du doctorant à l’UPEC, un avenant pour prolongation à une convention de cotutelle doit être impérativement établi.
- Une fiche de demande de modification pour prolongation doit être demandée et transmise à doctorat@u-pec.fr.
- En parallèle, les directeurs de thèse doivent engager des démarches auprès du partenaire pour obtenir l’accord d’une année complémentaire.
- L’école doctorale doit valider la demande de réinscription dérogatoire (le rapport et l’avis favorable du comité de suivi individuel sont nécessaires à cette étape).
- Un avenant pour prolongation est automatiquement envoyé à la directrice ou au directeur de thèse avant l’inscription du (ou de la) doctorant(e).

La demande d’un avenant à une convention de cotutelle se fait à l’initiative des ED au Pôle 3S.

Au vu de la procédure, la demande de prolongation et d’avenant à la convention de cotutelle doit être anticipée et la demande faite trois mois avant la réinscription prévue en 4ème année. Si l’inscription en 4ème année est prise sans demande de prolongation validée, la cotutelle est automatiquement caduque.
N.B : Il est possible que la convention originelle puisse inclure une quatrième année en fonction de la législation du pays partenaire sur le doctorat. Cela devra être précisé dans la demande de cotutelle et cette durée sera celle de la convention originale.
La durée totale de la cotutelle ne peut excéder 6 années universitaires, sauf césure ou suspension dûment justifiée.

Le (ou la) doctorant(e) souhaite abandonner sa cotutelle. Comment procéder ?

L’inscription en cotutelle reposant sur un projet de collaboration entre deux établissements, l’absence d’inscription dans l’établissement partenaire aura pour conséquence un refus d’inscription à l’UPEC. Si le doctorant souhaite abandonner sa cotutelle à l’UPEC, celui-ci doit prendre contact avec son école doctorale qui notifiera le Pôle 3S de la suite à donner à l’inscription.

Le (ou la) doctorant(e) peut soutenir. Comment organiser la soutenance ?

Une soutenance unique, dont les conditions de déroulement doivent être précisées dans la convention, est organisée dans l’une ou l’autre université, avec un jury mixte d’au moins 4 membres, et pas plus de 8 membres, tout en respectant la parité relative. Les modalités de soutenance de thèse sont définies par l’article 18 de l’arrêté du 25 mai 2016 et sont considérées comme les modalités par défaut lors de l’organisation de la soutenance. Dans le cas d’une incompatibilité entre la législation de deux pays de la cotutelle, un compromis doit être trouvé pendant la négociation des clauses de la cotutelle par les directions de thèse. La soutenance de thèse en cotutelle doit faire l’objet d’une déclaration au Pôle 3S au moins 6 mois avant la date de soutenance prévue afin d’anticiper tout problème avec la mise en place de la soutenance.
La composition du jury et l’autorisation de soutenance doivent être validées par les deux établissements, même si la soutenance a lieu dans l’établissement étranger.
Les frais de mobilités de membres du jury doivent avoir fait l’objet de discussions entre les directions de thèse et les écoles doctorales et doivent figurer dans la convention de cotutelle.
Conformément à la législation française, la soutenance de thèse dans le cadre de la cotutelle ne pourra intervenir qu’à partir de la troisième inscription du doctorant à l’UPEC.

Le (ou la doctorante) a soutenu. Que se passe-t-il maintenant ?

La soutenance unique donne lieu à la délivrance de deux diplômes de doctorat : grade de docteur pour l’université française, équivalent pour l’université étrangère.
Les deux diplômes seront délivrés simultanément au (ou à la) doctorant(e) en cotutelle.