Secrétaire de direction - INSPÉ Livry Gargan

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus de Livry-Gargan

Composante / Directions / Service

INSPE

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Assister l’équipe de direction du site de Livry-Gargan dans l’organisation quotidienne de son activité au sein d’un institut formant les futurs enseignants du 1er degré

Activités principales

- Accueillir et prendre en charge les usagers et autres publics (accueil physique et téléphonique)
- Planifier l’agenda et les rendez-vous de l’équipe de direction
- Traiter les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
- Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions (réalisation de comptes rendus)
- Mettre en forme et valoriser les supports écrits
- Apporter un soutien logistique pour l’instruction des dossiers ou la gestion du service notamment dans le cadre de la préparation des jurys de titularisation des étudiants fonctionnaires stagiaires
- Saisir et mettre à jour des bases de données et documents divers
- Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe
- Assurer l’interface avec les services de la direction générale de l’Inspé et les partenaires extérieurs

Activités associées

- Assurer le suivi d’actions ponctuelles en lien avec le service pédagogique du site (conventions de stage, vérification des notes, etc.).
- Assister la gestionnaire administrative du site dans le suivi des dossiers des enseignants.
- Accompagner le recrutement et la formation des surveillants d’examens.

Compétences requises

Connaissances
- Connaître les règles de scolarité et de fonctionnement d’une administration, ainsi que dans le domaine de l’enseignement primaire (écoles maternelles et élémentaires)
- Posséder des connaissances générales de la gestion administrative

Compétences opérationnelles
- Accueillir le public et gérer les appels téléphoniques
- Rédiger des courriers appropriés en fonction de l’interlocuteur
- Avoir une parfaite maîtrise orale et posséder des techniques rédactionnelle (orthographe irréprochable) et de synthèse
- Utiliser des logiciels de bureautique (traitement de textes, tableur, base de donnée, gestionnaire de messagerie électronique)
- Organiser son espace et son temps de travail
- Savoir référer, à sa hiérarchie, les situations qui demandent à l’être
- Savoir encadrer, animer et coordonner une équipe
- Savoir prendre des initiatives

Compétences comportementales
- Être organisé, rigoureux et dynamique
- Être réactif
- Savoir faire part de discrétion
- Travailler en équipe
- Posséder un sens du contact et du service

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
Le site de Livry-Gargan accueille environ 1250 étudiants en Master 1er degré (Bac+4, Bac+5), ainsi que 70 enseignants et 20 personnels administratifs et techniques.
La personne recrutée évoluera au sein d’une équipe de direction composée de quatre personnes : un responsable de site, deux adjointes pédagogiques en charge du suivi des étudiants et d’un responsable administratif de site en charge de coordonner les activités de la structure.
Les activités confiées à l’agent sont par nature évolutives et pourront être modifiées par la direction en fonction des nécessités d’administration et de gestion, que ce soit de façon ponctuelle ou permanente.

Formation et expérience professionnelle souhaitables
Une parfaite maîtrise des logiciels de traitement de texte est attendue, tout comme une connaissance des éléments de base de gestion des tableurs (tris, filtres, fonctions usuelles)

Conditions de recrutement
• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD de 12 mois, avec possibilité de renouvellement
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation, 1er échelon (soit 1330 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr