Secrétaire administratif - Patrimoine

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Logistique / patrimoine
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction du patrimoine

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Pôle exploitation maintenance - Service Technique 

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Le/la secrétaire du service technique exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure : 
  • Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
  • Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Activités principales

  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité du service technique
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines, ...) 
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, ...), les reproduire et les diffuser
  • Retranscrire des informations orales et à l'écrit
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
  • Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Classer et archiver des documents
  • Participer à la vie du service

Compétences requises

Connaissances
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Culture internet
  • Techniques de communication
Savoir-faire
  • Accueillir et prendre des messages
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Utiliser les outils bureautiques
Savoir-être
  • Sens de l’organisation
  • Réactivité
  • Sens relationnel
  • Rigueur/Fiabilité

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail 
  • Au sein de la direction du patrimoine (80 agents), le service technique, rattaché au pôle exploitation-maintenance, est chargé de la maintenance sur l’ensemble des sites de l’université situés à Créteil
Formation et expérience professionnelle souhaitables
  • Titulaire d’un diplôme niveau V
  • Formation en secrétariat et gestion administrative souhaitée

Conditions de recrutement 
Poste à pourvoir dès que possible ouvert :
  • Aux agents titulaires de la Fonction Publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE Niveau C2
  • Aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1330 € net/mensuel environ)
Pour postuler, merci d’adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr et direction.patrimoine@u-pec.fr