Responsable du pôle d’appui à la formation - LLSH

Type de poste :
vacant
Catégorie :
A
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de lettres langues et sciences humaines

Corps

Assistant ingénieur

Emploi type / Referens

Assistant-e en gestion administrative

Missions

L’UFR des Lettres, Langues et Sciences Humaines (LLSH) de l'université Paris-Est Créteil Val de Marne propose une offre de formation aux niveaux licence et master en Lettres, Langues (Anglais, Allemand, Espagnol), Histoire, Géographie, Philosophie, Communication et Langues étrangères appliquées. Cette offre est dispensée à près de 4000 étudiants en formation initiale, continue et par alternance. L’UFR LLSH est implantée sur plusieurs sites dont le principal est situé au Campus Centre à Créteil. Placé sous l’autorité du responsable administratif de la Faculté, le responsable du pôle d’appui à la formation a pour missions :
1) l’encadrement du travail des secrétariats pédagogiques
2) le suivi des outils de gestion et numériques
3) l’appui des secrétariats en période de rentrée
4) la mise en œuvre des procédures de l’UFR

Le responsable du pôle d’appui à la formation travaille en liaison étroite avec le vice-doyen en charge de la pédagogie, le service scolarité de l’UFR, les directions de départements et les responsables pédagogiques, la Direction des Études et de la Vie Etudiante (DEVE).

Activités principales

Le champ d’intervention du responsable du pôle d’appui à la formation couvre l’appui au vice-doyen en charge de la pédagogie en particulier et la direction de l’UFR en général dans la mise en œuvre de :
- la promotion des formations auprès du public étudiant
- l’actualisation des outils d’information sur les formations en lien avec le chargé de communication
- l’amélioration des conditions d’accueil et d’intégration des étudiants
- la mise en œuvre des dispositifs de candidature (PARCOURSUP, E-candidat)
- l’organisation des inscriptions pédagogiques en présentiel et en ligne en lien avec le service scolarité
- la mise en œuvre des dispositifs d’information, d’orientation et de réorientation
- l’appui au montage et à la mise en œuvre de nouvelles formations
- le suivi des outils du Si-scolarité de l’Université en lien avec les services concernés (PStage, Etudes en France, ADE, MOOVON4, APOGEE)

Il encadre les secrétaires pédagogiques chargés des formations initiales sur les 3 sites de l’UFR (Campus Centre, Maison des Langues, Sénart). Il assure ainsi, sous l’autorité du responsable administratif, l’animation et le suivi du travail du pôle, la mise en œuvre des entretiens professionnels, la participation aux recrutements, la participation au suivi RH des personnels encadrés, la gestion des conflits, l’organisation et le cas échéant la mise en œuvre d’intérims en cas de vacances de postes, l’harmonisation et la transmission des pratiques administratives des secrétariats pédagogiques.

Les activités de soutien à la formation s’exercent en articulation avec les responsables fonctionnels de l’UFR (responsable de la scolarité, chargé de la communication, responsable financier, responsable BAIP), en liaison avec les directions de département et dans le respect des procédures administratives et des cadres mis en place au niveau de l’université et de la Faculté.

Activités associées

- La personne recrutée sera notamment amenée à effectuer le paramétrage PARCOURSUP en lien avec la direction de l’UFR et la DEVE.
- Elle participera à des actions de promotion des formations (salons, Journées Portes Ouvertes …), à la conception des livrets pédagogiques et de l’ensemble des documents afférents à la formation (fiches ONISEP, brochures d’information, fiches RNCP, syllabus et livrets pédagogiques) en lien avec le Vice-Doyen en charge de la pédagogie.
- Elle apportera son appui aux secrétariats pédagogiques durant les campagnes d’inscriptions pédagogiques.

Compétences requises

Connaissances
- Connaitre le système d’enseignement supérieur et le fonctionnement d’une université

Compétences opérationnelles
- Maîtriser les outils bureautiques collaboratifs et internet
- Savoir élaborer des tableaux de bords, des bases de données
- Savoir rédiger des notes et des bilans
- Savoir travailler en mode projet (analyse des besoins, planification des actions, mobilisation et coordination des acteurs…) et en réseau (diffusion et partage d’ informations, capacité à alerter…)
- Maîtrise des applications : PARCOURSUP, E-candidat, MOOVON 4 (formation possible)

Compétences comportementales
- Capacité d’écoute et d’accompagnement du public

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
- Offre de formation comportant 68 parcours de formation, de nombreux enseignements et organisée sur 3 sites
- Encadrement d'une équipe de 10 personnes
- Souplesse du temps de travail, présence ponctuelle le samedi

Formation et expérience professionnelle souhaitables
- BAC+3
- Maîtrise de plusieurs outils informatiques
- Utilisation de logiciels bureautiques
- Utilisation de K-Sup
- Utilisation de E-candidat

Conditions de recrutement
• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels exclusivement: CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des assistants ingénieurs de recherche et formation selon profil
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr