Responsable de la coordination administrative et financière - Patrimoine

Type de poste :
vacant
Catégorie :
A
Grand domaine :
Logistique / patrimoine
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction du patrimoine

Corps

Ingénieur d'études / Attaché d'administration / Conservateur ou Bibliothécaire

Département / Equipe de recherche / Service

Pôle coordination administrative, finances et pilotage;

Missions

• Assurer, auprès de la direction du service, la coordination et la gestion de l'administration de la structure
• Être en charge d'une réflexion prospective sur la mutualisation et la rationalisation des moyens notamment au regard de la gestion d'applicatifs informatiques, et du développement de partenariats internes (INSPE, IUT Créteil-Vitry, Médecine,....)
• Mettre en œuvre le contrôle de gestion et le pilotage de la structure
• Participer autant que de besoin au bon fonctionnement du service et de la direction du patrimoine

Activités principales

Gestion administrative du patrimoine
• Définir et mettre en œuvre un plan d'actions pour la mise en place et la gestion :
- du système d'information du service
- de la mise à jour des documents et des réponses aux enquêtes ministérielles du domaine
- de la création et mise à jour des plans et bases de données relatives à la gestion du patrimoine
- du suivi des baux et loyers
- des logements de fonction
• Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure
• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès de partenaires internes et externes

Gestion financière
• Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution
• Faire le suivi et l'analyse des dépenses pour chaque CR de la direction
• Élaborer et mettre en place des dispositifs et indicateurs de gestion permettant de contrôler leur application et effectuer des bilans
• Assurer une veille sur les sources potentielles de financement

Gestion des marchés et conventions
• Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appels d'offre de la structure en parfaite coordination avec le pôle achat public de l'université
• Définir et préparer les cahiers des clauses techniques particulières des appels d'offres (CCTP) du domaine en collaboration avec le pôle achat public, contrôler et rendre compte de la conformité des opérations par rapport au cahier des charges pour toutes les prestations sous-traitées (nettoyage, gardiennage...), en assurer le suivi financier
• Préparer les contrats et conventions et contribuer au développement des partenariats
• Suivre l'évolution de la réglementation et des techniques du domaine, constituer une documentation de référence
• Apporter ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité et de développement durable dans la gestion des activités

Gestion des ressources humaines et de l'administration
• Organiser et contrôler la mise en œuvre des moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure, en coordination avec la DRH (campagne d'emplois, concours, recrutement, plan de formation, gestion de carrière, évaluation, congés...)
• Contribuer à la mise en œuvre de la politique d'hygiène et de sécurité, participer au groupe de pilotage du dossier et élaborer le document administratif de synthèse dit "document unique" dans le cadre de la politique d'évaluation des risques professionnels, notamment pour ce qui concerne la politique budgétaire qui en découle
• Régler les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires (pénalités, marchés, conflits de personnel...)
• Contrôler l'application des règles et procédures administratives
• Mettre en place les actions de communication en interne et externe (pages Web dédiées)

Compétences requises

Connaissances
Connaître :
• La réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics d'enseignement et de recherche
• La réglementation des finances publiques, les procédures et techniques d'analyse financière
• Les grands principes du droit public et privé
• Le domaine de la gestion des ressources humaines et statut des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
• La réglementation en matière d'hygiène et de sécurité du travail concernant les établissements recevant du public (ERP)
• Les principes de l'audit et des démarches qualité et développement durable

Compétences opérationnelles
Maîtriser :
• Les méthodes de conduite de projet
• Les modes opératoires (conduite de réunion, d'entretien, animation d'équipes, gestion de conflits...) et les techniques dans les domaines d'activités couverts (financier, gestion des ressources humaines, administration...)
• L'environnement bureautique et informatique et savoir exploiter les logiciels spécialisés du domaine d'intervention
• Les techniques de communication orale et écrite (note d'information, de synthèse...)

Savoir :
• Évaluer des besoins, élaborer des choix et planifier des actions
• Analyser les coûts, réaliser et présenter des bilans et des ratios sur l'activité de la structure
• Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats
• Mettre en place des modalités de contrôle des résultats

Informations complémentaires

Environnement professionnel et contexte de travail :
• La direction du patrimoine (79 agents) comprend 3 pôles : Pôle maîtrise d'ouvrage et maintenance, Pôle logistique, Pôle coordination administrative, finances et pilotage

Encadrement :
• l'équipe de gestion administrative du patrimoine (finances-marché-RH) : 4 agents (1 cat. A + 3 cat. C)
• le service S.I. patrimoine : 2 agents (1 cat. A + 1 cat. B)
• le service central de reprographie :4 agents (1 cat. A + 3 cat. C)

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Diplôme réglementaire exigé pour le recrutement externe : licence ;
• Formation recommandée : gestion administrative.
• Expérience souhaitable : management d'équipe

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir à compter du 01/09/2020, ouvert:
- aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie A (IGE ou AAE) par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des ingénieurs d’études de recherche et de formation ou des attachés + RIFSEEP niveau A3
- ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des ingénieurs d’études de recherche et de formation + prime établissement
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr