Référent.e Apogée - INSPE

Site geographique

Campus de Bonneuil

Composante / Directions / Service

INSPE

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Service de la Scolarité

Missions

Structuration et entrée des données nécessaires à l’utilisation du logiciel APOGEE pour la gestion de la scolarité des étudiants et stagiaires inscrits au Master MEEF ainsi qu’aux différents diplômes universitaires ou certificats portés par l’Inspé.
Ces missions sont réalisées en étroite collaboration avec le 2nd référent Apogée.
Formations prises en charge :

• MEEF 2nd degré général : Master (Anglais, Espagnol, Allemand, Lettres modernes, Histoire-géographie, Physique chimie, Documentation) et DU/DIU (tous les parcours du 2nd degré général).
• MEEF 2nd degré technologique et professionnel : Master et DU
• Master MEEF Pratiques et ingénierie de la formation : DU et Certificats.

Activités principales

Modélisation des formations sur le logiciel Apogée
Assurer la structuration sur Apogée (création des codes, règles de calcul, lien de correspondance le cas échéant...).
Créer les maquettes des procès-verbaux de jurys et des relevés de notes.
Tester la modélisation avant la saisie des notes et résultats pour s’assurer de l’application correcte des règles de calcul.
Assurer la mise à jour de la modélisation des formations et des modalités de contrôle des connaissances sur Apogée.

Préparation des jurys de délibérations 
Faire les inscriptions pédagogiques de masse.
Saisir les validations d’acquis ou les dispenses sur apogée.
Identifier les étudiants en régime dérogatoire sur Apogée.
Mettre à la disposition des équipes pédagogiques, des modes opératoires d’aide à la saisie des notes.
Participer aux réunions de travail pour expliquer les procédures et modes opératoires transmis aux secrétariats pédagogiques.
Participer à l’élaboration des procédures destinées aux secrétariats pédagogiques. 
Assurer le relai entre le service central en charge des outils de gestion de la scolarité et les équipes pédagogiques.
Lancer les calculs puis éditer les différents cahiers de jury pour vérifier la bonne application des règles de calcul.
Participer aux jurys et prendre des notes.
Faire signer les cahiers de jury par les membres du jury lors de la séance.

Prise en charge de l’après jury 
Assurer les modifications de notes.
Ressortir le cas échéant un nouveau cahier de jury et le faire signer par le président du jury.
Transmettre la liste des résultats aux secrétariats pédagogiques pour affichage aux étudiants.
Fermer les sessions pour permettre l’affichage des notes en ligne.
Faire le report de notes en session 2.
Lancer la délivrance des diplômes et demander leur édition au service des diplômes.
Assurer la distribution des diplômes selon les procédures établies.
Indiquer les consignes aux secrétariats pédagogiques pour l’édition des relevés de notes et attestations de réussite.

Traitement des résultats de concours et de titularisation
Récolter les résultats.
Modéliser Apogée pour permettre la saisie des données liées aux concours (inscription, admissibilité, admissions, titularisation).
Saisir les résultats sur Apogée.
Elaborer des statistiques relatives aux concours et masters.

Participation à la campagne d’inscription
Saisir les interdits à réinscriptions et les laissez-passer sur Apogée.
Communiquer l’interdiction aux étudiants concernés.
Communiquer les chiffres concernant les inscriptions dès le démarrage de celles-ci jusqu’à fin novembre puis ensuite à la demande.
Accompagner les vacataires lors de l’enregistrement des dossiers d’inscription sur Apogée. Et de manière générale, être la personne ressource au sein du service pour tout ce qui a trait à Apogée.
Réaliser des inscriptions administratives pour les étudiants fonctionnaires stagiaires.
Assurer les permanences téléphoniques et dans la salle d’inscription.
Participer au traitement des mails des différentes boîtes du service ainsi que OS-TICKET.

Activités associées

Participation aux réunions internes ainsi qu’aux divers forums et manifestations évènementielles auxquels la scolarité de l’Inspé se doit d’être représenté.

Compétences requises

Connaissances
Connaissance des textes régissant les cursus universitaires et la Formation Professionnelle Continue.
Connaissance des règles de gestion d’une scolarité pédagogique.
Connaissance de l’application Apogée pour la gestion de la scolarité des étudiants.

Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques.
Qualités rédactionnelles.

Savoir-être
Qualités relationnelles

Informations complémentaires

Le service de scolarité de Bonneuil est un relais entre les étudiants ou stagiaires, les équipes pédagogiques des sites départementaux de formation et les services centraux de l’UPEC. 
Il travaille également en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques des formations.
Le service est composé de 6 gestionnaires, d’une responsable et son adjoint auxquels s’ajoute une dizaine de vacataires entre les mois d’avril à octobre. 

Les activités confiées à l’agent sont par nature évolutives et pourront être modifiées en fonction des nécessités d’administration, de gestion et des adaptations liées à l’évolution technique, par la responsable du service sous réserve de validation par la direction de l’Inspé en cas de modification majeure.
L’agent pourra être amené à exécuter ponctuellement d'autres tâches diverses.

Conditions de recrutement :
Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents :
-  titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement 
- contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement , rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation selon profil, soit à partir de 1530 € net/mois 

Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr copie catherine.lauret@u-pec.fr