Gestionnaire pédagogique licences 1ère année et LANSAD - LLSH

Type de poste :
susceptible d'être vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de lettres langues et sciences humaines

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

La Faculté des lettres, langues et sciences humaines de l'université Paris-Est Créteil Val de Marne est une composante pluridisciplinaire qui se structure en 10 départements de formation initiale et compte près de 5200 étudiants. Elle est implantée sur 3 sites dont le principal est situé au Campus Centre à Créteil.

Le secrétariat des 1ères années de licence et du LANSAD (Langues pour Spécialistes d’Autres Disciplines) assure :- l’accueil, l’information, l’orientation et l’accompagnement des étudiants tout au long de l’année
- l’organisation matérielle des formations et des dispositifs d’accompagnement pédagogique
- la coordination d’enseignements transversaux
- la gestion des candidatures en 1ère année de licence dans le cadre du dispositif APB

Ses missions couvrent :
- les 1ères années de  licence et de double-licence de 7 mentions (allemand, anglais, espagnol, lettres, histoire, géographie, philosophie) 
- les enseignements de LANSAD qui concernent les étudiants de licence et de master de toutes les mentions
- les enseignements transversaux de 1ère année de licence : « projet professionnel », « TICE », « bloc 2 » de 7 mentions

Le secrétaire pédagogique est placé sous l’autorité du responsable du secrétariat des Licences 1ère année et du LANSAD. Il collabore avec le service de la scolarité, les secrétariats de départements, le SCUIO-BAIP. Il travaille en appui des enseignants responsables pédagogiques des formations (responsables de 1ère année, responsables LANSAD, responsables d’enseignements transversaux).

Un projet de service visant à améliorer l’accueil étudiant et l’accompagnement des publics spécifiques est susceptible de faire évoluer le périmètre d’activité du secrétaire pédagogique du L1 et LANSAD.

Activités principales

1) La gestion des candidatures en licence 1ère année sur Admission Post-Bac
- Préparer la campagne de candidature sur APB en lien avec le SCUIO, participer à l’actualisation des procédures internes
- Réceptionner, vérifier et pointer les dossiers de candidature papier (filières sélectives)
- Assurer l’interface avec les enseignants responsables pour le traitement des candidatures en filière sélective et en réorientation 
- Saisir les classements des candidats

2) L’accueil, l’information et l’orientation des étudiants de licence 1ère année
- Accueillir et informer les étudiants sur les emplois du temps, les inscriptions, les examens, les événements et les services universitaires, etc.
- Assurer l’interface entre les étudiants, les services de la Faculté (scolarité, relations internationales, etc.) et les enseignants
- Gérer les réclamations en lien avec le service de la scolarité et les enseignants (relevés de notes, problèmes d’inscriptions, etc.)
- Orienter les publics spécifiques : étudiants en mobilité internationale, de classe préparatoire, en formation continue, autres.

3) La préparation, l’organisation matérielle et la gestion des licences 1ère année
- Participer à l’élaboration du livret de l’étudiant Licence 1ère année
- Organiser à chaque semestre les campagnes d’inscription pédagogique en lien avec le service de la scolarité et les responsables de L1
- Gérer les inscriptions pédagogiques en présentiel 
- Etablir et communiquer les listes d’étudiants aux enseignants
- Etablir, actualiser et diffuser les emplois du temps des 7 mentions de licence 
- Veiller au placement des cours dans des salles adaptées : assurer l’interface avec le responsable de la planification pour les changements et les réservations ponctuelles,  transmettre les informations aux enseignants et étudiants
- Collecter les notices de recrutement des chargés de cours, assurer l’interface avec la gestionnaire des ressources humaines

4) La gestion du LANSAD (Langues pour Spécialistes d’Autres Disciplines)
- Accueillir et informer les étudiants de licence et master de 8 départements (allemand, anglais, espagnol, géographie, histoire, lettres, philosophie et LEA Créteil) sur les modalités d’inscription, les emplois du temps, assurer l’interface avec les enseignants etc.
- Etablir, actualiser et diffuser les emplois du temps (Anglais, Allemand, Espagnol, Italien, Arabe, Russe, Grec ancien et Latin)
- Organiser à chaque semestre les campagnes d’inscription pédagogique par le web en lien avec les responsables LANSAD et le service de la scolarité
- Etablir et communiquer les listes d’étudiants aux enseignants
- Participer à l’élaboration du livret LANSAD et aux réunions de coordination

Activités associées

La gestion du projet professionnel et des enseignements de TICE
- informer les étudiants de 1ère année des 7 mentions de licence (emploi du temps et salles, documentation, modalités d’inscription…)
- accueillir et communiquer les informations aux intervenants (guide de l’intervenant, listes d’émargement, etc.)
- Gérer les inscriptions pédagogiques des étudiants dans les groupes et transmettre les listes d’étudiants aux intervenants
- Organiser la logistique des soutenances pour le projet professionnel (réservation de salle, collecte et transmission des dossiers aux intervenants)
- Collecter les notes et les transmettre au service de la scolarité
- Organiser les réunions de l’équipe pédagogique et rédiger le compte-rendu

Gérer les archives du secrétariat
Rédiger le compte-rendu de réunions
 

Compétences requises

Connaissances
- Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’organisation des formations universitaires

Compétences opérationnelles
- Capacité à gérer un large public très diversifié
- Compétences rédactionnelles avérées
- Capacité de synthèse
- Savoir travailler en équipe

Compétences comportementales
- Maîtrise des outils bureautiques courants
- Adaptabilité, polyvalence et réactivité
- Capacité d’écoute et d’empathie
- Diplomatie et fermeté
- Qualités relationnelles
- Rigueur et organisation

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
Pics d’activités au début et en fin de chaque semestre (septembre, octobre, janvier, mai, juillet) impliquant une plage de présence plus large.

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
Expérience sur une fonction d’accueil public
Expérience en Université et connaissance du public étudiant souhaitées
Une formation universitaire serait un plus

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD de 12 mois, avec possibilité de renouvellement
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1330 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr