Gestionnaire pédagogique et relais relations internationales - EUP

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Relations internationales / partenariats / FC /orientation - insertion…
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Formation continue Orientation et Insertion professionnelle

Site geographique

Cité Descartes

Composante / Directions / Service

IUP

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Relais Relations Internationales

  • Gestion administrative de la mobilité étudiante entrante et sortante en lien avec les services RI de l’UPEC et UGE et les coordinateurs RI de l’EUP
  • Accueillir, informer et accompagner les étudiants en mobilité entrante encadrée, de la gestion de leurs candidatures jusqu’au suivi administratif et pédagogique,
  • Accueillir, informer et accompagner les étudiants en mobilité sortante encadrée, de l’aide à la préparation de la mobilité incluant l’ensemble des informations sur les aides financières à la mobilité au suivi de la validation des résultats, Assurer les nominations des étudiants de l’EUP dans les universités partenaires, assistance aux étudiants dans la constitution de leur dossier, suivi des dossiers, suivi de la transmission des notes par les universités partenaires et leur transcription par les coordinateurs RI de l’EUP puis édition et relevé de notes.
  • Diffusion de la liste des étudiants entrants et sortants aux enseignants et archivage de dossiers de mobilité.
  • Participation aux réunions RI de l’UPEC et internes à l’EUP relatives aux mobilités étudiantes (5 à 6 / an)

Activités principales

Gestionnaire pour la campagne d’admission des étudiants étrangers

  • Traiter et suivre les dossiers de candidatures d’étudiants étrangers et de validation d’études
  • Traiter les candidatures sur la base des Espaces Études en France
  • Assurer le lien entre la composante et l’étudiant durant la procédure de candidature
  • Préparer et participer au jury d’entrée

 Gestionnaire pour la base e-candidat, dédiée aux opérations d’admission dans le Master Urbanisme et aménagement

  • Vérifier la complétude des dossiers de candidature avant étude par les enseignants,
  • Convoquer les candidats aux épreuves écrites et orales de sélection,
  • Constituer les jurys,
  • Établir la liste des admis,
  • Envoyer les convocations pour la rentrée universitaire,
  • Suivre la réalisation des inscriptions administratives, faire le point sur les éventuels désistements,
  • Faire constituer les dossiers d’équivalence
  • Préparer et participer au jury d’entrée

Gestionnaire administrative et pédagogique du Master Urbanisme et Aménagement

  • Établir le calendrier universitaire ainsi que la grille des cours,
  • Établir les fiches pédagogiques,
  • Établir la liste des inscrits pour chaque cours,
  • Collecter les notes auprès des enseignants,
  • Établir et tenir à jour le relevé de notes,
  • Préparer et participer aux jurys de fin de semestre et au jury d’admission,
  • Éditer les relevés de note sur le logiciel APOGEE,
  • Établir une fiche pour chaque étudiant diplômé pour archivage,
  • Constituer un fichier numérique des mémoires soutenus,
  • Répondre aux enquêtes et demande de statistiques,
  • Classer et archiver les documents,
Traiter les archives de la scolarité

Activités associées

Établir le planning hebdomadaire d’occupation des salles de cours en fonction de l’emploi du temps de chaque formation et de la capacité d’accueil de chaque salle.

Gérer les changements d’emploi du temps, les changements d’horaires et les absences enseignantes.

Compétences requises


Pratique l’anglais souhaitée : idéalement un niveau TOEIC B1

Utiliser le logiciel Apogée (gestion de l’étudiant) et Move On (gestion des relations internationales)

Maîtriser le pack office, Word (publipostage), Excel (base de données simples)

Savoir   assurer   l’interface   avec   les   étudiants, les     enseignants   et            les          intervenants professionnels

Maîtriser les techniques d’accueil et d’expression orale

Savoir collecter les informations nécessaires au traitement des dossiers

Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Travailler en équipe et avoir le sens de l’initiative

Avoir le sens de l’organisation, être ordonné, méthodique, rigoureux Savoir gérer un système de classement

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
• L'activité s'exerce au sein de l'École d'Urbanisme de Paris (nom d'usage de l'IUP Institut d'Urbanisme de Paris) composée de services généraux
administratifs (direction, scolarité, antenne financière), d'un bureau d'aide à l'insertion professionnelle, d'un service de formation continue, d'un fonds
historique de documentation et de laboratoires de recherche
• L'Institut comprend près de 50 enseignants (enseignants chercheurs, PAST, ATER), 16 personnels administratifs et techniques et une centaine
d'intervenants professionnels environ.
• Chaque année, l’Institut forme environ 400 étudiants (FI, FC, hors doctorat) et entre 50 à 100 stagiaires dans le cadre de son activité de sessions de formation continue courte
• Le poste est rattaché à l’UPEC ; les missions du poste conduisent à travailler avec plusieurs établissements d’enseignement supérieur, UPEC et  UPEM. Des réunions de travail sont à prévoir indifféremment à Champs sur Marne et à Créteil.

Formation et expériences professionnelles souhaitables :
• Une expérience dans des fonctions équivalentes serait un atout

Conditions de recrutement :
Poste vacant ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des
adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de
recherche et de formation, soit 1330 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr ainsi qu'à marcus.zepf@u-pec.fr et elodie.medelice@u-pec.fr