Gestionnaire pédagogique des formations paramédicales - Santé

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Henri Mondor

Composante / Directions / Service

Faculté de santé

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Département des Formations Paramédicales

Emploi type / Referens

Adjoint.e en gestion administrative

Missions

Le Département des études paramédicales a pour missions 
- la mise en place, la gestion et le suivi des domaines d’enseignement sous responsabilité universitaire des formations en soins infirmiers, en électroradiologie médicale et d’infirmier en pratique avancée
- l’accompagnement des équipes administratives et pédagogiques en charge des formations en ergothérapie et en kinésithérapie
- la gestion des partenariats paramédicaux et plus largement de la visibilité du paramédical au sein de l’UPEC

Cette mission s’exerce sous la responsabilité administrative de l’UFR Santé en relation avec le vice-assesseur aux formations paramédicales et les responsables universitaires de formation. Le DEP est constitué d’une responsable administrative et de deux assistantes.

Activités principales

Activités principales
Les deux assistantes assurent conjointement les gestions administratives et pédagogiques les formations DE Infirmier et DE Manipulateur en électoradiologie médicale dans le respect des techniques, règles et procédures. Elles assurent occasionnellement des missions d’appui aux équipes pédagogiques en lien avec les responsables pédagogiques de ces formations. Elles assurent également le secrétariat et la gestion logistique du DEP sous la responsabilité de la responsable administrative.

 

Activités associées

Activités essentielles et partagées avec la seconde assistante du département
-Gestion administrative et pédagogique des formations
-Préparer, mettre en forme, actualiser et diffuser les procédures relatives à la gestion des partenariats
-Préparer et mener les campagnes d’inscription administratives des étudiants en lien avec les IFSI, l’IFMEM et assurer leur suivi avec le Service Inscriptions et Organisation des Etudes (SIOE)
-Préparer et organiser les sessions d’évaluations communes sur copie optique ou dématérialisées : organisation logistique, corrections sur lecteur optique, mise en forme et transmission des -résultats aux IFSI, archivage des documents
-Saisir les résultats sur APOGEE pour la délivrance du grade de licence et assurer le suivi de la diplomation en lien avec le SIOE
-Instruire les dossiers et préparer les commissions d’agrément des intervenants
-Instruire les dossiers de demande d’aménagement et de demande de validation d’UE
-Recueillir les informations concernant les enseignements dispensés par les intervenants UPEC dans les instituts de formations
-Mettre en forme les documents pédagogiques élaborés par les coordonnateurs universitaires et les responsables universitaires des formations
-Assurer la mise en ligne et l’actualisation des documents sur le campus numérique de l’UFR
-Secrétariat du département
-Préparer, rédiger et mettre en forme des courriers, courriels, des présentations, des procédures
-Assurer l’accueil physique, téléphonique et la réponse aux emails du public
-Participer, en collaboration avec la responsable administrative, à l’élaboration du rétroplanning annuel de gestion des partenariats
- Organiser les réunions et instances : réservation salles, création et diffusion de liens pour les conférences virtuelles
-Gérer les commandes de produits et services auprès des fournisseurs dans le respect des procédures de gestion des marchés publics

Compétences requises

Connaissances
-Savoirs sur l'environnement professionnel
-Connaître la réglementation de base des domaines traités (enseignement supérieur, gestion financière, marchés publics, personnel…)
-Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’université, de l'UFR

Savoir-faire
-Maîtriser les techniques de secrétariat, de la bureautique et du travail collaboratif
-Maîtriser les techniques d’accueil physique et distanciel (email, téléphone) du public
-Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques et gérer un agenda d'audience et de réunions
-Savoir mettre en place l'organisation matérielle de réunions
-Restituer l’information orale et écrite sous forme de synthèse
-Savoir gérer un système de classement
-Gérer la confidentialité des informations et des données

Savoir-être
-Rigueur, autonomie, grande capacité d’organisation
-Capacité à mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples
-Facilités relationnelles, pédagogie, communication, sens du service rendu

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
Le bureau de l’assistante est actuellement situé dans un open-space avec la seconde assistante et la responsable du service au sein de l’UFR
Possibilité de réaliser certaines missions en télétravail dans la mesure où la continuité du service le permet
Collaborations au sein de l’UFR Santé : Service Intérieur, Service financier, cellule TICE, DRH, Service communication, Service informatique et Direction, responsables pédagogiques de formation (3 hospitalo-universitaires)
Collaborations au sein de l’UPEC : Service Inscriptions et Organisation des Etudes (Pôles Inscription et Diplomation), SI-scolarité
Collaborations extérieures à l’UPEC : 9 instituts partenaires (22 secrétaires, 14 directeurs et adjoints)

Formation et expérience professionnelle souhaitables 
Expérience minimum d’un an en secrétariat
La pratique des logiciels Apogée, Outlook, Office 365 est un plus

Conditions de recrutement 

Poste à pourvoir dès que possible, ouvert :
-aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation, montant à partir de 1330 € net/mensuel
-Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr et dupuis@u-pec.fr