Gestionnaire pédagogique de formation continue - Pôle Inscriptions du DUFMC - Santé

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Formation continue Orientation et Insertion professionnelle

Site geographique

Campus Henri Mondor

Composante / Directions / Service

Faculté de santé

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Le Département de Formation Médicale Continue (DUFMC) est un des départements de la Faculté de Santé.
Il forme chaque année plus 2000 stagiaires à travers la France et l’étranger et propose une offre de formations diplômantes et qualifiantes, ouvertes aux médecins comme aux professions paramédicales réparties sur 36 domaines de santé.

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Au sein du Département Universitaire de Formation Médicale Continue (8 collaborateurs) et sous l'autorité du responsable administratif du département, l’agent aura en charge la responsabilité des inscriptions.

L’agent assure l’accueil, l’inscription, le suivi et la diplomation des stagiaires de formation continue. Notre population exigeante amène le département à inscrire ses actions dans une démarche d’amélioration continue. L’agent sera donc amené à suivre les procédures existantes et à contribuer aux axes d’amélioration du département.

Activités principales

Accueil, inscription, suivi des stagiaires
- Assurer l’accueil et l’information des usagers (accueil physique, téléphonique et numérique)
- Envoyer le lien des inscriptions aux candidats admis à s’inscrire et collecter les données
- Encadrer les vacataires inscription
- Demander les codes d’ouverture APOGÉE
- Éditer et envoyer la liste des inscrits aux secrétaires
- Saisir les inscriptions des étudiants et des stagiaires de formation continue dans le logiciel APOGÉE
- Réceptionner et instruire les dossiers de formation initiale
- Relancer les dossiers incomplets et effectuer les régularisations le cas échéant
- Être le référent auprès du service SIOE (Inscriptions et Organisation des Études) et SI-Scolarité
- Veiller à la conformité des dossiers
- Éditer et envoyer les certificats de scolarité avec le guide cristolink
- Gérer les situations particulières des différents publics enregistrer et répondre aux réclamations des usagers
- Alimenter et contrôler la plateforme de cours en ligne cristolink
- Mettre à jour la plateforme Dokelio et Kairos
- Vérifier la mise à jour du site internet de l’UPEC

Suivi des examens et diplomation des stagiaires
- Effectuer la gestion administrative des examens (collecte et saisie des notes, préparation des procès-verbaux)
- Procéder à l’édition et à l’envoi des attestations de réussite et des diplômes
- Répondre aux demandes d’authentification des diplômes

Activités associées

- Trier et gérer le courrier
- Garantir un classement conforme à la charte du département
- Contribuer aux activités du département selon les urgences calendaires : saisie sur formatic
(Cette liste n’est pas exhaustive)

Compétences requises

Connaissances
- Connaissance étendue du domaine de la formation continue et de la scolarité
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance sur l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement

Savoir-faire
- Savoir planifier son activité
- Savoir travailler en équipe, et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Savoir gérer un système de classement
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Utiliser les logiciels de gestion de scolarité (APOGÉE, FORMATIC), les logiciels de bureautique
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du département

Savoir être
- Rigueur, autonomie, réactivité et adaptabilité
- Facilités relationnelles, pédagogie et bonne communication

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
• L’agent sera amené à travailler avec les différents services de la faculté (scolarités, patrimoine, cellule TICE ; services informatique, financier, communication et ressources humaines) ; les services centraux : la DIFPRO, l’agence comptable, le SIOE, le SI-scolarité
• Il sera en contact avec les entreprises, les OPCO, les enseignants, les secrétaires médicales, les stagiaires
• Il sera amené à se déplacer pour rencontrer les enseignants à minima les premiers jours de chaque formation

Conditions de recrutement
Poste à pourvoir dès que possible, ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation, soit à partir de 1330 € net/mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr et geraldine.esteva-tixier@u-pec.fr