Gestionnaire pédagogique de formation continue et de formation en alternance - LLSH Sénart

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus de Sénart

Composante / Directions / Service

Faculté de lettres langues et sciences humaines

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

Pôle FC/FA

Missions

L’UFR des Lettres, Langues et Sciences-humaines (UFR LLSH) de l'université Paris-Est Créteil Val-de-Marne est une composante pluridisciplinaire qui se structure en 10 départements de formation initiale, 3 départements de formation continue et compte plus de 5 000 étudiants. Elle est implantée sur 3 sites dont le principal est situé au Campus Centre à Créteil, et un site situé sur le campus de Sénart (Lieusaint, 77).

Sur le site de Sénart se situe le département des langues étrangères appliquées de l’UFR LLSH et le département du DAEU. Ils se composent d’une licence en formation initiale, d’un licence 3 en formation alternante (apprentissage et contrat de professionnalisation) ainsi qu’une formation DAEU A, permettant à des stagiaires de la formation continue d’obtenir l’équivalent du baccalauréat et d’accéder aux études supérieures. D’autres formations seront amenées à ouvrir dans le futur afin de renforcer l’offre universitaire en Seine-et-Marne.

Placé sous l’autorité du responsable du pôle d’appui FC/FA, et en collaboration avec un autre gestionnaire, il est chargé de l’appui à l’organisation des formations et du suivi pédagogique des étudiants en liaison étroite avec les responsables des formations.

Il travaille en lien avec les différents services de l’UFR LLSH ou de l’IUT Sénart (responsable du campus de Lieusaint) et notamment :
- le service scolarité et examens de l’UFR pour l’organisation autonome des inscriptions, la préparation des examens et le suivi des résultats des étudiants
- le service planification et logistique de l’IUT pour la gestion des emplois du temps et les questions logistiques
- le service financier de l’UFR pour tout ce qui concerne les dépenses des formations
- Le relai RH de l’UFR pour l’accueil des nouveaux enseignants et le suivi des heures d’enseignement
- Le chargé des relations internationales de l’UFR pour les demandes de mobilité sortante
- La chargée de communication et média de l’UFR pour la promotion de l’offre de formation et l’information sur les actualités des formations
 

Activités principales

1. Accueillir, informer et orienter les étudiants et les usagers tout au long de l’année
- Assurer l’accueil physique et à distance (téléphone, courriels)
- Accueillir et informer les nouveaux enseignants sur l’organisation de la composante et des formations
- Assurer l’interface entre les étudiants, les enseignants et les autres services de la composante ou de l’IUT
- Diffuser les informations auprès des étudiants et des enseignants par courriel, affichage et via le site internet de l’UFR (emplois du temps, absences, actualités…)

2. Gestion pédagogique des formations
- Gestion des dossiers de candidature (réception des dossiers, vérification des pièces, relances, organisation des commissions d’admission et des auditions, notification des décisions, établissement des listes d’admis)
- Participation à l’organisation des journées de rentrée
- Collecte des fiches de suivi des étudiants et constitution des listes de coordonnées des étudiants et des équipes pédagogiques
- Gestion des inscriptions pédagogiques aux séminaires, aux groupes de travaux dirigés, aux cours de langues et de TICE en lien avec les services concernés
- Organisation des emplois du temps (réservation des salles et du matériel, actualisation et diffusion des emplois du temps, traitement des modifications d’emplois du temps), veille et diffusion des informations sur la réservation des salles
- Vérification de la cohérence des données relatives à l’organisation des enseignements (grilles de modalités de contrôle des connaissances, emplois du temps, livrets pédagogiques) et signalement des erreurs aux responsables de formation
- Organisation des examens en contrôle continu et partiel (réservation de salle, convocation, préparation des copies…)
- Collecte, compilation et transcription des résultats dans le logiciel APOGEE
- Collecte des justificatifs d’absences, des feuilles d’émargements et report dans les logiciels de suivi de présence (FC et FA) ou transmission aux responsables de formations (FI)
- Suivi des stages : diffusion d’offres de stage, réception et transmission des conventions pour validation, suivi des étudiants en stage en lien avec les structures d’accueil et le bureau d’aide à l’insertion professionnelle de la Faculté
- Suivi des alternances : suivi administratif des étudiants et relai auprès du CFA interne pour l’édition des diplômes
- Suivi des stagiaires de formation continue (contrat pro et stagiaire) : édition des conventions, des factures, et des attestations sur Formatic, suivi des encaissements et recouvrement
- Organisation des remises des diplômes

3. Actualisation et promotion de l’offre de formation
- Appui à la mise à jour des livrets pédagogiques et des supports de communication sur les formations (fiches formations, brochures…)
- Participation aux événements de promotion : journées portes ouvertes, Masteriales…
- Préparer les éléments pour la mise en ligne d’actualités sur le site internet de la Faculté

4. Gestion administrative et financière des formations
- Gestion du budget des comptes des formations (tenue à jour des comptes, contacts avec les fournisseurs, élaboration des bons de commande, transmission au service financier, suivi des livraisons et des factures)
- Collecte des notices des chargés de cours et suivi de la réalisation des heures d’enseignement pour chaque formation
- Classement et archivage des documents

Activités associées

- Diffusion de messages et informations diverses
- Distribution du courrier et remise de documents aux enseignants et aux étudiants
- Gestion des demandes d’intervention logistique
- Organisation de rendez-vous pour les responsables de formation
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, attestations, courriels, tableaux de suivi…)
- Organisation de réunions et rédaction de compte-rendu
- Gestion des travaux de reprographie

Compétences requises

Connaissances
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance de l’organisation administrative, pédagogique et de recherche d’une UFR et de l’université
- Connaissance de l’offre de formation et de l’organisation des formations

Savoir-faire
- Avoir des qualités d’écoute et d’accueil
- Avoir une bonne expression orale et écrite, maîtriser l’orthographe et la syntaxe
- Maîtriser des logiciels de bureautique
- Savoir travailler en équipe et en relation partenariale
- Appliquer la réglementation du domaine et respecter les procédures

Savoir-être
- Être autonome, rigoureux et organisé

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
Souplesse dans l’organisation du temps de travail en raison de pics d’activité en septembre/octobre et décembre/janvier.

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
Expérience d’un an sur des fonctions similaires souhaitée.
La connaissance d’un ou plusieurs logiciels parmi ADE, E-candidat, FORMATIC, YPAREO, APOGEE est un plus (possibilités de formations interne sinon)

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels exclusivement :CDD de 12 mois.
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation, montant à partir de 1390 € net/mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr