Gestionnaire pédagogique, administratif.ve et financier.e - Sciences et technologie

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Divers
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences et technologie

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Champ disciplinaire Sciences pour l'Ingénieur
Laboratoire MSME

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Gestion pédagogique (50%) : 
L’adjoint en gestion administrative et pédagogique assure le secrétariat et l’assistance technique et logistique des Masters 1 et 2 de Mécanique sous la responsabilité des responsables de filière. 

Gestion administrative (35%) et financière (15%) : 
Au sein du laboratoire MSME, UMR 8208, l’adjoint(e) en gestion administrative assure la gestion administrative et financière de l’équipe UPEC BIOMECA, sous la responsabilité du/de la directeur(rice) d’unité ainsi qu’en interface avec la responsable administrative du laboratoire présente sur le site de l’UGE. Il/Elle réalise des actes administratifs et financiers dans le respect des règles et procédures afférentes au fonctionnement des laboratoires.

Activités principales

Gestion administrative pédagogique :
-    Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif, pédagogique et en vérifier la conformité ;
-    Accueillir et informer les personnels ;
-    Accompagner et suivre les usagers ;
-    Gérer le courrier, la messagerie ;
-    Mettre en œuvre des procédures de gestion pédagogique : modalités de contrôle de connaissances, inscriptions, emplois du temps, saisie des notes, livrets, plaquettes, organisation des examens, en lien avec la scolarité ;
-    Assurer le suivi des conventions de stage et organiser les soutenances pour les étudiants en liaison avec le service des stages. Saisir les notes sur APOGEE et éditer les cahiers de jury, relevés de notes et attestations de réussite ;
-    Renseigner des tableaux de bords ;
-    Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures, salles ;
-    Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe ;
-    Procéder à l’archivage des pièces administratives.

Gestion administrative et financière au sein du laboratoire MSME
Travailler en synergie avec le pôle administratif situé à UGE et organiser son travail selon les impératifs de la vie du laboratoire :
-    Accueillir et informer les personnels et usagers de MSME ; 
-    Gérer le courrier, la messagerie ; 
-    Renseigner des tableaux de bord ;
-    Tenir à jour le fichier Excel des effectifs et rendre compte des évolutions éventuelles à la responsable administrative du laboratoire, 
-    Utiliser les outils de gestions CNRS en lien avec les tâches suivantes :
1.    Accompagner les agents CNRS dans la saisie de leurs congés dans AGATE ; 
2.    Interroger et saisir des informations concernant les agents CNRS dans WEBCONTRAT;
3.    Suivre les immobilisations en lien avec le pôle administratif de l’UGE ;
4.    Attester la conformité des livraisons dans l’outil GESLAB ;
5.    Assurer une continuité de service pour la saisie des bons de commande et des missions.
-    Gérer les missions ; 
-    Gérer le budget (fichier Excel), transmettre les devis et faire signer les factures, en relation avec la personne chargée de la gestion financière du champ disciplinaire PSI ;
-    Gérer les aspects logistiques : clés, badges, salles, matériels, fournitures, fontaines à eau ;
-    Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe ;
-    Procéder à l’archivage des pièces administratives.

Compétences requises

Connaissances
-    Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative 
-    Connaître le fonctionnement et l’activité de l’établissement, les contrôles des connaissances

Savoir-faire
-    Utiliser les logiciels pédagogiques et de bureautique APOGEE, E-CANDIDAT, WORD, EXCEL, POWERPOINT
-    Utiliser les applications CNRS : RESEDA, GESLAB, AGATE, WEBCONTRAT…
-    Connaissance générale de l’environnement SIFAC
-    Planifier son activité
-    Travailler en équipe
-    Compréhension écrite et orale de l’anglais souhaitée
-    Organisation et méthode

Savoir-être
-    Sens du relationnel et respect de la confidentialité

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
L’activité s’exerce au sein du secrétariat du champ disciplinaire, Sciences pour l’ingénieur (SPI) ; avec d’éventuels déplacements sur le site de l’UGE.

Le laboratoire MSME est une UMR CNRS de plus de 120 membres permanents et non permanents, constituée de 4 équipes (MECAnique (MECA), Chimie Théorique (CT), Transferts de Chaleur et Matière (TCM) et BIOMECAnique (BIOMECA)). Les tutelles de cette UMR sont l’UPEM, l’UPEC et le CNRS. Trois équipes (MECA, CT et TCM) sont rattachées à l’UGE et sont localisées sur le campus de Marne-la-Vallée, l’équipe BIOMECA est rattachée à l’UPEC et est localisée sur le Campus Centre (Créteil).

Astreintes et conditions d’exercice : 
Travail d’équipe. 
Pics d’activité.

Conditions de recrutement
Poste à pourvoir dès que possible, ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation, montant à partir de 1330 € net/mensuel
Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr