Gestionnaire formation continue (DUFMC) - Santé

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Henri Mondor

Composante / Directions / Service

Faculté de santé

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

Le Département de Formation Médicale Continue (DUFMC) est un des départements de la Faculté de Santé.
Il forme chaque année plus de 1 900 étudiants à travers la France et propose 87 formations diplômantes, ouvertes aux médecins comme aux professions paramédicales réparties sur 36 domaines de santé.
Ce large éventail de formations est constitué de :
- diplômes universitaires
- diplômes inter-universitaires
- certificats de médecine
- capacités de médecine
- formations courtes
- masters

Missions

Au sein du Département Universitaire de Formation Médicale Continue et sous l'autorité du responsable administratif du département, l’agent a en charge l’accueil, l’inscription et le suivi des stagiaires de formation continue ainsi que la gestion administrative et financière des conventions de formations continue. Il s’assure également du bon déroulement de la formation, en lien avec les équipes pédagogiques, et sécurise les éléments financiers liés à la formation continue. Il gère un portefeuille de 400 étudiants en moyenne et une vingtaine de diplômes. Notre population exigeante amène le département à inscrire ses actions dans une démarche d’amélioration continue.

Activités principales

Accueil, inscription et suivi des stagiaires :
- Assurer l’accueil et l’information des usagers (accueil physique, téléphonique et numérique)
- Mettre en place les procédures de recrutement (dossiers de candidatures, commissions pédagogiques de sélection, autorisations d’inscriptions)
- Suivre les inscriptions des étudiants et des stagiaires de formation continue en lien avec le SIOE et la DIFPRO
- Mettre en place les procédures de vérification de l’assiduité des stagiaires
- Gérer les situations particulières des différents publics
- Alimenter et contrôler la plateforme de cours en ligne cristolink

Gestion administrative et financière des conventions de formation continue :
- Diffuser et mettre en œuvre des modalités de contrôle des connaissances arrêtées par les Conseils (modélisation APOGEE)
- Créer et mettre à jour des modules de formation dans le logiciel FORMATIC (volumes horaires, programmes, émargements, plannings, tarifs)
- Rédiger et envoyer des devis
- Saisir, vérifier et suivire les conventions de formations, les factures, les lettres de relances
- Suivi financier : réceptionner des paiements, saisir et transmettre à l’agence comptable
- Suivre les recettes par formation en lien avec le service financier
- Transmettre à l’agence comptable des dossiers nécessitant une procédure de recouvrement
- Suivre les enseignements et la logistique pédagogique (suivi administratif des formations en lien avec les équipes pédagogiques, suivi des stagiaires)
- Suivre les stages (enregistrement des conventions de stages)

Activités associées

Activités ponctuelles
- Soutien à la saisie des inscriptions
- Classement et archivage des documents administratifs et pédagogiques
- Gestion administrative des examens, édition et transmission des relevés de notes, attestations de réussite et diplômes, mise en paiement des heures d’enseignement
- Préparation des jurys (composition, collecte et saisie des notes, préparation des procès-verbaux)

Cette liste n’est pas exhaustive

Compétences requises

Connaissances
- Connaissance étendue du domaine de la formation continue et de la scolarité
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance sur l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement

Compétences opérationnelles
- Savoir planifier son activité
- Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Savoir gérer un système de classement
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Utiliser les logiciels de gestion de scolarité (APOGEE, FORMATIC), les logiciels de bureautique
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du département

Compétences comportementales
- Rigueur, autonomie, réactivité, adaptabilité
- Facilités relationnelles, pédagogie, communication, sens du service rendu
- Savoir travailler en équipe, et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Informations complémentaires

Environnement professionnel et contexte de travail
L’agent sera amené à travailler avec les différents services de la faculté (scolarités, patrimoine, cellule TICE ; services informatique, financier et ressources humaines) ; les services centraux : la DIFPRO, l’agence comptable, le SIOE, le SI-scolarité.
Il sera en contact avec les entreprises, les OPCO, les enseignants, les secrétaires médicales, les stagiaires.
Il sera amené à se déplacer pour rencontrer les enseignants à minima les premiers jours de chaque formation

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation, soit à partir de 1390 € net/mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr