Gestionnaire financier.e - Patrimoine

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Finances
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction du patrimoine

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Cellule Coordination administrative, financière et pilotage

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de fonctionnement courant de la Direction du patrimoine : réaliser en autonomie l’ensemble des tâches en dépenses et veiller à la bonne exécution des marchés de prestations de services, notamment les marchés de travaux et de maintenance
- Établir des tableaux de suivi de contrôle des centres financiers confiés
- Assurer l’interface avec les services de la direction du patrimoine, les prestataires extérieurs et les chefs de service de la Direction du patrimoine

Activités principales

Gestion financière
- Effectuer la gestion financière de la direction en investissement et fonctionnement, de l’ordonnancement à l’enregistrement des factures dans le logiciel SIFAC.
- Contrôler la conformité des devis par rapport aux marchés existants et à la réglementation en vigueur, créer et enregistrer dans SIFAC le bon de commande après signature de l'ensemble des pièces justificatives par le directeur ;
- Contrôler la conformité des services faits par rapport au bon de commande, enregistrer dans SIFAC le service fait après signature par le directeur
- Assurer la liaison et le suivi entre les services demandeurs et les fournisseurs
- Vérifier la bonne exécution des commandes et du service fait
- Administrer les tableaux de suivi des dépenses
- Aider au suivi des calendriers des procédures,
- Participer aux réunions de lancement de marché,
- Accompagner et former les nouveaux gestionnaires à l’utilisation de l’outil SIFAC et au fonctionnement et à l’organisation de la gestion administrative et financière de la cellule, et de la direction du patrimoine,
- Assurer la continuité du service dans les missions de secrétariat et de gestion financière pour la direction du patrimoine,
- Participer à la rédaction et à la diffusion des notes techniques et administratives générales (recueil de documents, rédaction des procédures d’astreinte, établissement des plannings des entreprises intervenants sur les sites pendant les fermetures, liste des personnes autorisées à entrer sur les sites de l’université, consignes des agents de sécurité, etc…)
- Sensibiliser et accompagner les agents du patrimoine en leur expliquant le fonctionnement de l’outil

Activités associées

Secrétariat et suivi administratif
- Mettre en forme les courriers courants, notes et supports écrits (bordereaux de transmission, lettre type et autres supports documentaires selon les besoins)
- Enregistrer, trier et suivre le courrier départ et arrivée
- Classer et archiver les documents et informations
- Assurer l’interface avec les différents secteurs de la direction du patrimoine, les prestataires extérieurs et les chefs de service de la Direction du patrimoine
- Mettre à jour les données du service (fichiers, tableau des congés, agendas, plannings, répertoires...)
- Assurer la logistique du service : demande de documentation, fournitures, commandes et maintenance de premier niveau
- Organiser les réunions (rédaction, envoi des convocations, réservation de salles, préparation des dossiers..) selon un calendrier arrêté par le responsable du service
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs (accueil physique et téléphonique)
- Filtrer les appels téléphoniques des collaborateurs et prend les rendez-vous
- Analyser le caractère d’urgence d’une demande, et orienter selon le degré d’urgences
- Rechercher les éléments de réponse et/ou transférer les demandes aux personnes concernées
- Contacter les prestataires pour demander un dépannage (ascenseurs, ..)
- Diffuser les messages et les informations générales liées aux attributions du service (programme de travaux, …) oraux (message général téléphoné) écrit (intranet)
- Participer à l’activité et au fonctionnement global de la direction du patrimoine

Compétences requises

Connaissances
- Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une université et d'une direction du patrimoine et de leur environnement

Savoir-faire
- Maîtriser la gestion budgétaire et comptable publique
- Savoir transmettre et restituer des informations écrites et orales
- Maîtriser des logiciels : pack office, SIFAC
- Maîtriser des outils et réseaux de communication : messagerie électronique, boites vocales, etc…
- Appliquer et enrichir les procédures
- Savoir faire face aux situations d’urgence
- Savoir organiser et planifier les activités
- S’organiser et gérer un système de classement
- Savoir transmettre son savoir-faire technique et sa connaissance du service et de l’environnement

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
- Au sein de la direction du patrimoine (78 agents), la cellule coordination administrative, financière et pilotage est composée de 10 agents dont 3 gestionnaires financiers en charge des budgets des différents pôles de la direction
- Le poste est ouvert sur le campus centre de l'UPEC situé à Créteil

Conditions de recrutement:
• Poste à pourvoir dès que possible, en remplacement d'un congé maternité, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD jusqu'au 1er décembre 2021, avec possibilité de renouvellement sur d'autres postes au sein de l'université en candidature interne
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation, 1er échelon, montant de 1330€ net mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr