Gestionnaire des emplois du temps et des plannings -SESS-STAPS

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

La Pyramide

Composante / Directions / Service

Faculté des sciences de l'éducation sciences sociales et STAPS

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Service scolarité - Planning

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Sous la responsabilité de la Responsable de scolarité adjoint de l’UFR, vous assurez la gestion et le suivi des emplois du temps et des salles concernant les formations du département Sciences de l’Éducation sur le logiciel ADE. Vous accueillez et orientez dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Vous traitez et transmettez des informations concernant les emplois du temps.

Activités principales

Gestion des emplois du temps et des salles de cours :
- Modéliser, mettre à jour la base de données ADE en fonction du contrôle des connaissances : paramétrer par semestre, toutes les activités sur le logiciel ADE, en suivant la structure de l’offre de formation de l’UFR : année de formation, diplôme, mention, spécialité, parcours, options, UE, ECUE, type (CM, TD…), groupes, durées, enseignants, codes VET, code composante
- Effectuer l’analyse des emplois du temps : contrôler leur cohérence avec le contrôle des connaissances, faire remonter les éventuelles erreurs ou incohérences
- Affecter les salles pour chacun des emplois du temps gérés, concernant chaque formation et chaque groupe, sur le logiciel ADE ; affecter les enseignants et les ressources matérielles, et en assurer le suivi pour toutes les formations SESS et STAPS
- Assurer la gestion des demandes ponctuelles et les aspects logistiques des locaux pédagogiques liés à la réservation des salles avec le service patrimoine sur place et sur les autres sites
- Transmettre les différentes informations concernant toutes les demandes de réservations aux différents interlocuteurs : scolarités et enseignants
- Assurer le suivi de la gestion des emplois du temps (modification des demandes, du placement des activités) puis transmettre les informations aux différents interlocuteurs
- Accueillir, informer et orienter les enseignants, les étudiants et les interlocuteurs internes et externes ; rechercher et trouver des solutions en cas de difficultés ou des solutions alternatives

Élaboration des emplois du temps de Licences Sciences de l’éducation :
- En conformité avec les contrôles des connaissances validés par la CFVU, en lien avec les responsables pédagogiques et les responsables d’enseignement et sous le contrôle du responsable de scolarité adjoint, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à l'élaboration des emplois du temps pour chaque groupe
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Traiter et diffuser des informations auprès des usagers

Participer à la collecte des documents nécessaires au suivi de la démarche qualité de la composante :
- Classer et archiver des documents
- Enregistrer et suivre les de réclamations
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails…)
- Retranscrire des informations orales à l’écrit
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité

Activités associées

- Participation aux dossiers transversaux, notamment en cas de pic d’activité d’un service qui nécessite la collaboration de tous pour réaliser les objectifs de l’UFR
- Élaborer des statistiques concernant l’utilisation des locaux pédagogiques
- Assurer la continuité de service en prenant en charge en cas d’absence momentanée des différentes demandes adressées au collègue effectuant les missions du pole des plannings
- Classer et archiver les documents et informations

Compétences requises

Connaissances
- Connaissance générale du système éducatif de l’enseignement supérieur, de l’organisation et fonctionnement de l’université, de l’offre de formation de l’UFR et de la diversité des publics
- Connaissance du domaine de spécialité (formation continue et VAE)
- Connaissance générale de la réglementation et des programmes de financement de la formation continue

Savoir-faire
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication
- Connaître l’environnement bureautique, maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur…)
- Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies et assurer une veille permanente sur les données propres au domaine de gestion de la formation continue et par l’apprentissage.
- Savoir organiser, mettre à jour et classer les documents
- Accueillir les publics concernés
- Traiter administrativement des documents
- Suivre un retroplanning, collecter des documents
- Polyvalence

Savoir-être
- Sens de l’accueil
- Excellent relationnel
- Aptitude à travailler en équipe
- Réactivité
- Sens de l'organisation

Informations complémentaires

Environnement professionnel et contexte de travail 
• L’activité s’exerce au sein de l’UFR des sciences de l’éducation, des sciences sociales et des sciences et techniques des activités physiques et sportives (SESS-STAPS) composée de deux départements : sciences de l’éducation et sciences sociales (SESS) et sciences et techniques des activités physiques et sportives (STAPS)

Formation et expérience professionnelle souhaitable 
• Dans les domaines de la formation et gestion administrative 

Conditions de recrutement 
Poste à pourvoir dès que possible, ouvert :
• aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation, soit à partir de 1390 € net mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr