Gestionnaire administratif.ve et pédagogique pour l’École Universitaire de Recherche du Grand Paris FRAPP - LLSH

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Recherche
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Valorisation de la recherche et coopération internationale

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de lettres langues et sciences humaines

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Missions

Le.la gestionnaire sera affecté(e) à l’UFR de Lettres, Langues et Sciences Humaines. Il/elle sera placé(e) sous l’autorité hiérarchique du responsable de l’EUR et de la responsable administrative de composante et sera en lien fonctionnel avec la direction et les instances de l’EUR du Grand Paris « Francophonies et Plurilinguismes : Politique des langues ».

Les Écoles Universitaires de Recherche (EUR) sont des projets innovants de formation par la recherche financés par le Programme des Investissements d’Avenir (PIA). L’UPEC a obtenu deux EUR, dont l’EUR du Grand Paris FRAPP « Francophonies et Plurilinguismes : Politique des langues » dont l’objet est de proposer un programme de formation d’excellence de 2e et 3e cycle associée à la recherche de l’UPEC dans ce domaine, transversal à plusieurs UFR.
Le.la gestionnaire appuiera la gestion administrative et financière, ainsi que le fonctionnement opérationnel du projet. Il / elle sera capable de suivre et d’appuyer les actions de recrutement des étudiants (y compris à l’international), leur mobilité, les actions de communication, l’organisation des événements. Il / elle s’appuiera pour cela sur les services de l’UFR Lettres, Langues, Sciences Humaines et les services centraux pertinents (DRV, DRH, Finances, Communication, SCEPPE, DEVE, Relations Internationales, etc.).

Mission(s) : 

Le.la gestionnaire de l’EUR assure la gestion administrative et pédagogique des parcours de formation de l’EUR.
Il/elle est chargé-e de l’appui à l’organisation des formations et du suivi pédagogique des étudiants en liaison étroite avec le comité exécutif de l’EUR et les responsables de master (4 UFR différentes).
Il/elle assure également le secrétariat administratif de l’EUR.
Le.la gestionnaire de l’EUR travaille en collaboration avec les différents services de la faculté LLSH et de l’université et notamment : 
•    les services scolarité et examens pour la préparation des examens et le suivi des résultats des étudiants, 
•    le service planification et logistique pour la gestion des emplois du temps et les questions logistiques, 
•    le service financier pour tout ce qui concerne les dépenses de l’EUR, 
•    la responsable des ressources humaines pour le suivi des heures d’enseignement, 
•    le chargé de communication et des médias pour la promotion de l’offre de formation et l’information sur les actualités de l’EUR.
Le.la gestionnaire de l’EUR travaille aussi en collaboration avec les services des trois autres UFR impliquées dans l’EUR.

Activités principales

1. Accueillir, informer et orienter les étudiants et les usagers tout au long de l’année
Assurer l’accueil physique et à distance (téléphone, courriels) 
Assurer l’interface entre les étudiants, les enseignants, les autres services de l’EUR et les UFR impliquées
Diffuser les informations (emplois du temps, les actualités, les absences des enseignants, les changements de salles, etc) par affichage, courriel et via le site internet.

2. Secrétariat pédagogique de l’offre de formation de l’EUR 
Traitement des dossiers de candidature avec l'application e-candidat : vérification des dossiers, transmission au comité exécutif et aux responsables pédagogiques, notification des décisions, création des listes d’admis, transmission d'informations aux candidats retenus.
Appui à la mise à jour des livrets étudiants 
Gestion des emplois du temps (consultation du logiciel ADE et vérification)
Actualisation régulière (informations sur les changements de salles…) 
Constitution de la liste des coordonnées des enseignants  
Constitution et mise à jour des listes d’inscrits avec leurs coordonnées et diffusion aux enseignants 
Etablissement des arrêtés de jury
Organisation des rentrées pédagogiques (inscriptions pédagogiques) 
Supervision des inscriptions dans les séminaires des différents masters impliqués et dans les séminaires spécifiques à l’EUR 
Organisation des soutenances et des remises de diplômes.

3. Gestion administrative et financière de l’EUR
Gestion du budget de l’EUR (frais généraux) : tenue à jour des comptes, élaboration des bons de commande, transmission au service financier, suivi des commandes, réception des livraisons, consultation régulière du logiciel SIFAC
Suivi des heures d’enseignement  
Rédaction et mise en forme de documents: courriers, attestations, courriels, tableaux, statistiques, et en assurer la diffusion le cas échéant
Classement et archivage des documents
Gestion des demandes de réservation de salles et d’outils pédagogiques et des demandes d’interventions logistiques
Organisation de rendez-vous pour le comité exécutif de l’EUR

Compétences requises

Connaissances
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l’université

Compétences opérationnelles
- Savoir travailler en équipe et en relation partenariale
- Appliquer la réglementation du domaine et respecter les procédures
- Avoir une bonne expression orale et écrite, maîtriser l’orthographe et la syntaxe, maîtriser les logiciels de bureautique
- Savoir prendre des initiatives
- Capacité d’expression à l’écrit et à l’oral, y compris en anglais (niveau B2 requis)

Compétences comportementales
- Avoir des qualités d’écoute et d’accueil
- Être autonome, rigoureux et organisé
- Être réactif et disponible

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
L’UFR LLSH associe des formations aux niveaux licence, master et doctorat en Lettres, Langues (Anglais, Allemand, Espagnol), Histoire, Géographie, Philosophie, Communication et Langues étrangères appliquées et cinq laboratoires dans ces mêmes domaines (CEDITEC, CRHEC, IMAGER, LIS et LGP) ainsi qu’un laboratoire partenaire (Lab’Urba). Elle est implantée sur plusieurs sites dont le principal est situé au Campus Centre à Créteil où se situent les services de gestion impliqués dans l’EUR.
Souplesse dans l’organisation du temps de travail en raison de pics d’activité en septembre/octobre et décembre/janvier.

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
Expérience d’un an sur des fonctions similaires.
Connaissance des outils Apogée et e-candidat (formation interne possible).

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation, soit à partir de 1330 € net/mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.f