Gestionnaire administratif.ve et pédagogique - INSPE Torcy

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Formation continue Orientation et Insertion professionnelle

Site geographique

Campus de Torcy

Composante / Directions / Service

INSPE

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Secrétariat pédagogique

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Gérer les activités pédagogique et administrative du secrétariat MEEF 1 du site UPEC-Inspé de Torcy pour les étudiants inscrits en Master 1 MEEF 1er degré en étroite collaboration et sous la responsabilité de l’adjointe au responsable des sites Inspé de Seine et Marne.

Activités principales

Accueil et information des usagers de l’Inspé
Accueil physique et téléphonique des usagers, des personnels enseignants et des personnes externes à l’établissement : renseignements, information et orientation.
Assurer l’interface entre les étudiants et enseignants, et entre les étudiants et autres services de la composante.
Gestion de la boite mails du secrétariat.
Actualisation des données relatives aux formations (affichage obligatoire).

Gestion de la scolarité : Suivi du cursus des étudiants M1 MEEF 1er degré présentiel et étudiants inscrits en préparation concours.
Participer aux activités préparatoires de rentrée universitaire.
Suivi des inscriptions administratives, en relation avec le service de la scolarité (s’assurer que tous les ajustements relatifs au cursus Master1 et site de formation pour l’année en cours ont été opérés.
Réalisation des Inscriptions pédagogiques aux éléments optionnels (Langue).
Réalisation des inscriptions pédagogiques complémentaire des redoublants.
Affectation des étudiants dans les différents groupes créés sur Apogée.
Mises à jour des bases de données ACCESS et suivi des dossiers étudiants.
Communication et suivi des procédures d’équivalences en relation avec le service Master 1er degré.
En relation avec le service de la scolarité, suivi des états de présence des étudiants relevant de la formation continue.
Gestion des listes d’émargement, en coordination avec la gestionnaire chargée du suivi des absences et des retards.

Suivi des modalités de contrôle des connaissances des étudiants inscrits en M1 :
Communication et suivi des étudiants inscrits en régime dérogatoire.
Organisation des examens terminaux en coordination avec la référente départementale des examens.
Suivi des évaluations en contrôle continu.
Saisie des notes sur Apogée.

Participation à la préparation des commissions départementales préparatoires aux jurys de diplômes :
Préparation des procès-verbaux.

Activités associées

Participation aux réunions d’information de l’INSPE dans les domaines de la scolarité et de la pédagogie.
Participation aux différentes manifestations organisées par l’UPEC pour promouvoir les formations proposées.
Participation à l’organisation des élections et à la tenue des bureaux de vote.

Compétences requises

Savoir-faire 
Connaissance du fonctionnement universitaire appréciée.
Compétences bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS...).

Savoir-être  
Aptitude à l’accueil, disponibilité.
Sens du relationnel, dimension importante dans la fonction.
Sens de l’autonomie et du travail en équipe avec des interlocuteurs différents.
Rigueur et sens de l’organisation.
Aptitude à communiquer, à prendre des initiatives et à rendre compte.

Qualités de discrétion et confidentialité exigées.

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
Les activités confiées à l’agent sont par nature évolutives et pourront être modifiées par la Direction en fonction des nécessités d’administration, de gestion et des adaptations liées à l’évolution technique.
L’agent pourra être amené à exécuter ponctuellement ou de façon permanente d’autres tâches diverses demandées par la direction de l’INSPE du 77.
Travail en collaboration avec l’ensemble des interlocuteurs dans un environnement évolutif.
Capacité d’adaptation aux pics d’activité (examens, commissions départementales, jurys...).
Missions susceptibles d’évoluer en fonction des nouvelles maquettes de formation .

Informations complémentaires :
Temps de travail annualisé de 1607h et possibilité de suivre des formations.
Possibilité de télétravail une journée/semaine selon nécessité de service.
Horaires de travail : 8h15 (ouverture du secrétariat) -17h.

Conditions de recrutement :
• Poste ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD de 12 mois à pourvoir dès que possible, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation, soit à partir de 1530 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr copie catherine.lauret@u-pec.fr