Gestionnaire administratif.ve et pédagogique du Master MEEF 1 - INSPÉ Bonneuil

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Formation continue Orientation et Insertion professionnelle

Site geographique

Campus de Bonneuil

Composante / Directions / Service

INSPE

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Master MEEF 1er degré

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

1. Secrétariat du service Master MEEF 1 et de la responsable.
2. Participation aux actes de gestion liés à l’ensemble des modalités de formation du master.

Activités principales

Les activités, ci-dessous, sont à assurer de manière coordonnée avec les autres personnes rattachées à ce service.

Secrétariat
Secrétariat du service et de la responsable du service Master MEEF 1 :
Suivi des agendas, des missions, gestion des frais de déplacement…
Gestion administrative du service : suivi des commandes de fournitures, classement, archivage
Réponse aux demandes des services extérieurs
Diffusion d'informations en interne et externe (en collaboration avec la responsable)
Rédaction et éditions de documents
Suivi des dossiers pédagogiques liés à la scolarité des étudiants en fonction des besoins du service :
- gestion des demandes d’équivalences des étudiants
- gestion des demandes de valorisation de l'engagement étudiant
- gestion des demandes de régime dérogatoire (organisation d’examens terminaux pour des étudiants empêchés de suivre le contrôle continu)
- suivi des inscriptions de certains étudiants dans la modalité de formation à distance ainsi que dans les IFR dédiées
- suivi des dossiers plus individualisés de certains étudiants et des courriers électroniques (parcours universitaires, renseignements sur la formation, les candidatures, les inscriptions, recours…)
Constitution et organisation des jurys (en collaboration avec l'assistante du service) :
- constitution des jurys M1, M2 et DU
- rédaction et envoi des convocations aux membres des jurys
- recensement lors des jurys et saisies des résultats des étudiants dans nos fichiers EXCEL regroupant tous les étudiants
- rédaction des PV et des annexes des jurys de diplôme
Constitution et organisation des groupes de pilotage M1 et M2/DU (en collaboration avec l'assistante du service)
Constitution et organisation du conseil de perfectionnement M1 et M2/DU (en collaboration avec l'assistante du service)

Secrétariat des IFR
Suivi des dossiers et des inscriptions dans les unités s’initier à et se former par la Recherche des étudiants (en collaboration avec l'assistante du service) :
- gestion des inscriptions pédagogiques dans les IFR des étudiants (guider les étudiants dans leur choix d'IFR, gestion des problèmes d'inscription, pour les cas particuliers : gestion des prises de rendez-vous avec la responsable du master MEEF 1)
- gestion et réponse quotidienne par écrit, aux demandes d’informations des étudiants sur les modalités et les conditions d’inscriptions...
Organisation et mise en place d’une journée de présentation des IFR - Rencontre entre les responsables d'IFR et les étudiants (en collaboration avec l'assistante du service).

Communication
Mise à jour et mise en forme des brochures du Master MEEF 1 (M1, M2, M1 AED, DU) :
Recensement, auprès des responsables des unités s’initier à et se former par la Recherche (IFR), des fiches descriptives des IFR qui seront ouvertes, reconduites ou non et donc présentées dans ces brochures
Recensement, auprès de tous les enseignants coordonnateurs, des descriptifs des UE/EC de la maquette Master MEEF 1
Saisie des modifications des fiches descriptives IFR/UE/EC, mise en forme des maquettes des brochures
Relectures des brochures en collaboration avec l'assistante du service et la responsable du master MEEF 1
Transmission des brochures au service communication pour mise en ligne sur le site internet de l'Inspé de l'académie de Créteil

Élaboration de statistiques
Élaboration et mise à jour d'un fichier (M1/M2/DU – toutes modalités), sur ACCESS, recensant une mine d’informations sur les étudiants (saisies des cursus, des résultats master, des résultats CRPE, des résultats IFR, des résultats jury académique-Rectorat…)

Participation aux actes de gestion liés à l’ensemble des modalités de formation du master
Élaboration et mise à jour des dossiers d’étudiants ayant adressé des demandes particulières au responsable du master
Suivi des services des enseignants participant aux enseignements dispensés dans les Unités s’initier à et se former par la Recherche (IFR) (en collaboration avec l'assistante du service)

Activités associées

Préparation des documents nécessaires aux diverses réunions relevant du Master MEEF 1, participation à celles-ci et prise de notes

Compétences requises

Savoir-faire
- Bonne expression orale et écrite
- Savoir traiter et exploiter des informations
- Capacité à identifier les besoins d’un public (étudiants, enseignants)
- Très bonne maitrise des outils informatiques (Access, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, SharePoint, Google Forms)

Savoir-être
- Autonomie et prise d’initiatives
- Esprit méthodique et sens de l’organisation
- Discrétion et rigueur

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
Tâches effectuées en autonomie relative sous la responsabilité de la responsable du Master.
Interlocuteurs principaux : direction de la composante, services centraux, scolarité, directions et secrétariats des sites de formation, enseignants, partenaires des autres composantes et universités, services de l’Éducation nationale.

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
Expérience des travaux de secrétariat et des tâches administratives avec une solide formation et expérience en bureautique.

Conditions de recrutement
Poste à pourvoir dès que possible, ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation, soit à partir de 1330 € net/mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr