Assistant.e financier.e et logistique - LLSH

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Logistique / patrimoine
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de lettres langues et sciences humaines

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

L’UFR des Lettres, Langues et Sciences Humaines (LLSH) de l'université Paris-Est Créteil Val de Marne propose une offre de formation aux niveaux licence et master en Lettres, Langues (Anglais, Allemand, Espagnol), Histoire, Géographie, Philosophie, Communication et Langues étrangères appliquées. Cette offre est dispensée à près de 4 000 étudiants en formation initiale, continue et par alternance. L’UFR LLSH est implantée sur plusieurs sites dont le principal est situé au Campus Centre à Créteil.
 
Mission(s) :
 
Placée sous la responsabilité du responsable financier et responsable des affaires générales et planification, l’assistant ( e) logistique et finances est chargé :
 
Logistique :
• D’assurer le suivi de la gestion des stocks de fournitures et des photocopieurs
• D’assurer la gestion des accès aux salles et bureaux (clés et badges)
• D’assurer la gestion des demandes de réservations de salle et des emplois du temps sur ADE
• D’assurer le suivi et la gestion des réclamations relatives aux problèmes logistiques y compris des dépannages informatiques de base (branchements électriques sur prises VGA, démarrage matériel…)
• D’assurer la gestion du courrier  de l’UFR
 
Finances :
• D’établir des devis et bons de commandes pour les dépenses de fonctionnement général
• De réaliser l’établissement de commandes pour certaines dépenses d’investissement pour l’UFR
• D’assurer le suivi de la commande
• De vérifier la réception des commandes

Activités principales

• Etablir des bons de commandes et saisir des commandes sur SIFAC pour les dépenses de fonctionnement général en lien avec le service financier
• Recenser des besoins en fournitures (papier, des périphériques, des fournitures de bureau, des fournitures d’eau,…) auprès de l’administration, demande de devis, établissement et suivi des commandes, contact avec les fournisseurs
• Créer des badges d’accès aux salles de cours pour les enseignants à la demande des secrétariats pédagogiques
• Recenser et gérer des doubles de clés en collaboration avec l’assistante de direction et les secrétariats pédagogiques
• Gérer des matériels collectifs sur le site Campus Centre et la MLRI : alimenter en papier/toner des photocopieurs, contacter le prestataire pour la maintenance et le remplacement des équipements
• Répondre aux demandes de réservations ponctuelles de salles relatives aux activités pédagogiques et placer des activités dans ADE
• Répondre aux mails adressés à l’adresse logistique-llsh@u-pec.fr et traiter des demandes en lien avec les interlocuteurs concernés

Activités associées

• Tenir et mettre à jour certains panneaux d’affichage
• Recenser des déchets informatiques et électroniques de l’UFR et organiser leur enlèvement (deux enlèvements prévus dans l’année en décembre et en juin)
• Gérer des prêts de matériel audiovisuel (ordinateurs portables, vidéoprojecteurs,…) en lien avec le technicien informatique et multimédia

Compétences requises

Compétences opérationnelles
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Réactivité

Compétences comportementales
• Qualité d’accueil
• Ponctualité

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
• Contacts très diversifiés
• Polyvalence
 
Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Environnement Windows, mail
• Maîtrise des logiciels SIFAC, ADE

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir au plus vite, ouvert:
- aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE C2
- ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1330 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr