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Secrétaire de médecine de prévention des étudiants - SSU

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Médecine de prévention

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Service de Santé Universitaire (SSU)

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

La.le secrétaire du SSU est en charge :

• du secrétariat de la médecine préventive des étudiants: logistique des campagnes de prévention et autres actions de prévention, (demande de devis et établissement de bons de commande, suivi de la présence des partenaires, obtention des autorisations nécessaires, dossiers de sécurité, gestion du transport du matériel), organisation des formations PSC1, récupération et gestion des listings des étudiants, envoi des convocations, organisation des plannings de présentation du SSU en amphi de rentrée (cette activité ayant lieu après la fin de l’envoi des convocations)

• du secrétariat général : gestion des fournitures, du matériel médical, création des bons de commande sur logiciel SIFAC, envoi des documents nécessaires à la facturation au service financier, vérification, numérisation des ordres de missions et des remboursements de frais de déplacements et envoi au service financier, établissement de demandes d’interventions auprès de différents services (informatique, hygiène et sécurité, patrimoine).

Elle.il remplace l’assistant de direction ou le.la secrétaire des personnels en cas d’absence de ceux-ci dans des tâches minimales.

Activités principales

• Gérer les listings et les convocations des étudiants
• Réaliser des opérations de gestion courante
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion administrative,  financière et à la gestion des ressources humaines, le cas échéant
• Saisir et mettre en forme des documents
• Retranscrire des informations orales (CR de réunions, relevés de décisions, etc.)
• Traiter et diffuser des informations internes et externes dont suivi de la messagerie SSU
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes et externes concernés
• Appliquer la réglementation, en particulier celle relative au secret professionnel et au partage de certaines informations à caractère secret
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Réception des colis, pointage de la commande et rangement de la marchandise
• Classer et archiver des documents

Activités associées

• Remplacement de l’agent d’accueil en cas d’absence de celui-ci.

Compétences requises

Compétences opérationnelles
• Sens de la communication, connaissances des techniques de communication, bonne maîtrise orthographique et grammaticale
• Maîtrise des logiciels courants de bureautique  (Word, Excel, messagerie Outlook) 
• Techniques d’élaboration de documents

Compétences comportementales
• Sens du service public
• Discrétion
• Respect du secret professionnel 
• Fiabilité
• Capacité à rendre compte
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Autonomie

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
• Participation aux réunions de service et à d'autres réunions si besoin
• Possibilité d’assurer les missions d’autres agents administratifs du service, en cas d’absence de ceux-ci, dans le cadre du bon fonctionnement du service (continuité de service public)

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Secrétariat
• Logiciel SIFAC (formation possible)
• Logiciel CALCIUM (formation possible)
• Connaissance de l’environnement professionnel
 
Conditions de recrutement :
• Poste à temps plein sur 5 jours, à pourvoir au plus vite, ouvert :
- aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints technique de recherche et formation, soit 1260 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr