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Assistant.e de direction - Sciences économiques et gestion

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus mail des Mèches

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences économiques et de gestion

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Direction

Emploi type / Referens

Adjoint en gestion administrative

Missions

L'assistant.e de direction de l’UFR exerce ses fonctions en relation avec le directeur, la responsable administrative, la responsable adjointe à la pédagogie et l'équipe de direction de la composante.

Activités principales

Gestion du courrier et diffusion de l’information
• réceptionner et distribuer l’ensemble du courrier arrivé au service de la direction
• assurer la transmission des documents auprès des différents services de l’UFR et de l’université
• gérer la diffusion des informations auprès des différents personnels (enseignants et administratifs) de l’UFR, relais culture et loisirs, arbre de Noël, etc...
• élaborer et mettre à jour tous les annuaires et bases de données de l’UFR
• accueillir et orienter les visiteurs, assurer l’accueil téléphonique, filtrer les appels, gérer l’agenda du directeur
• mettre en forme et diffuser les notes d’information
• préparer les réceptions et les manifestations organisées par la direction (cérémonie des vœux, départs en retraite, palmes académiques, etc.) : envoi des invitations, constitution des dossiers de nominations, choix des fournisseurs, commandes
• assurer les relations avec le cabinet de la présidence de l’université

Gestion et suivi de dossiers
Commission de discipline :
• constitution et transmission des dossiers pour saisine de la commission de discipline de l’université
• suivi des dossiers et informations des parties prenantes
Conseils de gestion de l’UFR (pléniers et restreints) :
• rédaction et diffusion des convocations, ordres du jour et pouvoirs
• suivi administratif des conseils (émargements, votes, etc.)
• rédaction et diffusion des comptes rendus

Logistique de la direction
• assurer les relations avec le service en charge du patrimoine
• gérer les différents types de fournitures de la direction et passer les commandes nécessaires
• gérer les agendas de la direction et le planning de la salle de réunion de la direction
• être en soutien de l’équipe de direction sur des actions spécifiques (colloques, etc..)

Compétences requises

Connaissances
• connaissance générale des techniques de gestion administrative
• connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité d'une université

Compétences opérationnelles

• savoir informer et rendre compte
• rechercher l’information, la vérifier, la classer
• savoir gérer la confidentialité des informations et des données, faire preuve de diplomatie et de discrétion
• savoir planifier, organiser son activité et savoir prioriser et anticiper les tâches, respecter les dates et échéances fixées
• disposer d'aptitudes rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l’orthographe
• savoir restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse
• maîtriser les logiciels de bureautique courants (Pack Office)
• savoir prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
• travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes (enseignants, personnels administratifs, étudiants, partenaires, fournisseurs)
• être à l’écoute et savoir communiquer avec des publics multiples et variés

Compétences comportementales
• rigueur, autonomie, prise d’initiative, réactivité
• discrétion et confidentialité
• forte capacité d’organisation et de gestion des priorités
• respect des valeurs du service public

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
Poste situé à la direction de l’UFR, campus du mail des mèches, Créteil

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Niveau Bac - Bac +2 et/ou posséder une expérience professionnelle équivalente
• Notions d'utilisation de l'outil ADE appréciées

Conditions de recrutement :
• Poste ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints technique de recherche et formation (cat C), soit 1275 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr