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Secrétaire de direction - Sciences économiques et gestion

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus mail des Mèches

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences économiques et de gestion

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Direction

Emploi type / Referens

Adjoint en gestion administrative

Missions

Le secrétaire de direction de l’UFR exerce ses fonctions en relation avec le directeur, le responsable administratif de la composante et l’ensemble de la direction.

Activités principales

Gestion du courrier et diffusion de l’information :
-    réceptionner et distribuer l’ensemble du courrier arrivé au service de la direction
-    assurer la transmission des documents auprès des différents services de l’UFR et de l’université
-    gérer la diffusion des informations auprès des différents personnels (enseignants et administratifs) de l’UFR, relais culture et loisirs, arbre de Noël, etc...
-    élaborer et mettre à jour tous les annuaires et bases de données de l’UFR
-    accueillir et orienter les visiteurs, assurer l’accueil téléphonique, filtrer les appels, gérer l’agenda du directeur
-    mettre en forme et diffuser les notes d’information
-    préparer les réceptions et les manifestations organisées par la direction (cérémonie des vœux, départs en retraite, palmes académiques, etc.) : envoi des invitations, constitution des dossiers de nominations, choix des fournisseurs, commandes
-    assurer les relations avec le cabinet de la présidence de l’université

Gestion et suivi de dossiers :
    Commission de discipline :
      o    constitution et transmission des dossiers pour saisine de la commission de discipline de l’université
      o    suivi des dossiers et informations des parties prenantes
   Conseils de gestion de l’UFR (pléniers et restreints) :
      o    rédaction et diffusion des convocations, ordres du jour et pouvoirs
      o    suivi administratif des conseils (émargements, votes, etc.)
      o    rédaction et diffusion des comptes rendus

Logistique de la direction :
-    assurer les relations avec le service en charge du patrimoine
-    gérer les différents types de fournitures de la direction et passer les commandes nécessaires
-    gérer les agendas de la direction et le planning de la salle de réunion de la direction
-    être en soutien de l’équipe de direction sur des actions spécifiques (colloques, etc..)

Compétences requises

Savoirs sur l’environnement professionnel
- connaissance générale des techniques de gestion administrative
- connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’université

Savoir-faire opérationnels
-    savoir informer et rendre compte
-    rechercher l’information, la vérifier, la classer
-    savoir gérer la confidentialité des informations et des données, faire preuve de diplomatie et de discrétion
-    savoir planifier, organiser son activité et savoir prioriser et anticiper les tâches, respecter les dates et échéances fixées
-    disposer d'aptitudes rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l’orthographe
-    savoir restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse
-    maîtriser les logiciels de bureautique courants (Pack Office)
-    savoir prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
-    travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes (enseignants, personnels administratifs, étudiants, partenaires, fournisseurs)
-    être à l’écoute et savoir communiquer avec des publics multiples et variés

Savoir-être
-    rigueur, autonomie, prise d’initiative, réactivité
-    discrétion et confidentialité
-    forte capacité d’organisation et de gestion des priorités
-    respect des valeurs du service public




Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
Poste situé à la direction de l’UFR, campus du mail des mèches, Créteil

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Niveau Bac - Bac +2 et/ou posséder une expérience professionnelle équivalente
• Notions d'utilisation de l'outil ADE appréciées

Conditions de recrutement :
• Poste ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints technique de recherche et formation (cat C), soit à partir de 1250 € net/mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr