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Responsable de scolarité -Sciences économiques et gestion

Type de poste :
vacant
Catégorie :
A
Grand domaine :
Scolarité / formation
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus mail des Mèches

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences économiques et de gestion

Corps

Assistant ingénieur

Département / Equipe de recherche / Service

Département d'Economie

Emploi type / Referens

Assistant-e en gestion administrative

Missions

Le-la responsable de la scolarité met en œuvre les décisions du conseil de gestion de la faculté et de l'université, en matière de pédagogie et de vie étudiante au sein de la composante sous la responsabilité de la responsable administrative.
Interface entre les étudiants et les enseignants, entre les étudiants et la direction, ce poste exige un sens très développé des relations humaines et de l'organisation.
Il nécessite une collaboration étroite avec la responsable administrative et le directeur du département.

Activités principales

• Assurer l'encadrement, la coordination et l'animation de l’équipe de gestionnaires pédagogiques du service des scolarités Licence et Master
• Planifier, hiérarchiser, répartir et contrôler la réalisation des taches : organisation chaîne d’inscription (IP), préparation examens, etc....
• Participer à la communication et la diffusion des informations des services centraux de scolarité, s’assurer de la mise à jour des pages web du site pour la scolarité
• Veiller à la bonne application de la réglementation en vigueur : accès aux formations, déroulement des examens, tenue des jurys,...
• Assurer la centralisation et la vérification des règlements des études
• Assrer la coordination et le suivi du plan de réussite en licence (cycle d’accueil des primo entrants)
• Concevoir et mettre en œuvre des actes et procédures de gestion, harmoniser et actualiser les procédures, être le garant du respect de la réglementation et des procédures
• Former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités
• Expliquer et faire appliquer les circulaires, les instructions et les directives
• Elaborer des documents de synthèse adaptés à leurs destinataires.

Activités associées

• Collecter les informations, les synthétiser, les mettre en forme ; savoir les commenter pour leur exploitation
• Assurer l’interface dans les relations enseignants/étudiants ou avec les personnels
• Organiser le calendrier pédagogique de la vie étudiante et le mettre en œuvre
• Diffuser les modalités de contrôle des connaissances
• Gérer des locaux pédagogiques, notamment en période d'examens et concours
• Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l'ensemble des utilisateurs du service
• Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux gestionnaires
• Assister et conseiller sa hiérarchie
• Participer à la gestion des logiciels métier : Apogée, ADE, E-candidat et Parcoursup

Compétences requises

Connaissances
• Connaître l’environnement juridique de l’étudiant : appliquer, expliquer, contrôler (règlement des études)
• Connaître l'environnement : les structures, services et organismes concernés et leur fonctionnement
• Connaître et appliquer les règles de conservation des documents (archivage)

Compétences opérationnelles
• Bien connaître l’étendue de ses missions, prioriser ses taches, prendre des initiatives
• Savoir concevoir et rédiger un document précis et rigoureux
• Savoir établir un planning
• Savoir formaliser les procédures de son service
• Assurer la continuité du service public et garantir en permanence la qualité de l’accueil
• Savoir recueillir, traiter, communiquer et partager l’information : veiller à la fiabilité de l’information
• Savoir maîtriser les outils bureautiques et informatiques généraux et spécifiques ; maîtriser les logiciels métier (Apogée, ADE et Geisha)
• Savoir s’approprier et utiliser un nouvel outil (logiciel, base de données, etc.)
• Préparer et conduire une réunion
• Maîtriser les techniques d’encadrement ; résoudre des conflits
• Savoir transmettre son savoir et ses connaissances ; former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités
• Savoir apprécier le niveau de confidentialité des informations
• Savoir rationaliser : diagnostiquer les doublons, les incohérences
• Participer aux projets et groupes de travail transversaux
• Se sentir concerné par l’environnement matériel et notamment les règles de sécurité
Savoir alerter son supérieur, être force de proposition
• Savoir intégrer les innovations, les réformes (comprendre, s’approprier, expliquer, appliquer)
• Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail de son service

Compétences comportementales
• Faire preuve de capacités d’adaptation, d’organisation, de rigueur et méthode
• Savoir travailler en équipe et en autonomie

Informations complémentaires

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert :
- aux agents titulaires de la Fonction publique (niveau assistant ingénieur) par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée  sur la grille indiciaire des assistants ingénieurs de recherche et formation + IFSE A4
- ou aux agents contractuels : CDD 12 mois avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des assistants ingénieurs de recherche et formation selon profil
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr