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Responsable administratif.ve de site - ESPÉ Saint-Denis

Type de poste :
vacant
Catégorie :
A
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus de Saint-Denis

Composante / Directions / Service

ESPE

Corps

Assistant ingénieur

Département / Equipe de recherche / Service

SSTP Saint-Denis

Emploi type / Referens

Assistant-e en gestion administrative

Missions

L’Ecole Supérieure du Professorat et de l’Education (ESPE) est une composante de l’université Paris-Est Créteil (UPEC) composée de 5 sites répartis au sein  de l’académie de Créteil.
Le site de St-Denis constitue l’un d’eux et sa mission est la formation des futurs enseignants dans le domaine scientifique, technologique et professionnel (SSTP).
La direction du site est assurée par un enseignant.


Missions :
Définition, organisation, gestion et coordination de l’activité de la structure, de l’ensemble des moyens humains, administratifs et financiers dévolus dans le cadre de la politique d’établissement et des orientations pédagogiques sur le site de Saint Denis.

Activités principales

Management d'équipe
• Encadrement et animation d’une équipe de 16 agents composée de personnels administratifs et techniques : personnels d’entretien, d’accueil, opérateurs logistiques, de maintenance, technicien informatique et audiovisuel
• Planification et hiérarchisation des tâches des agents ; gestion des priorités et coordination des équipes ; mise en œuvre du plan de formation des personnels et rôle de référent ; animation de réunions ; conduite des entretiens professionnels des personnels encadrés

Gestion administrative et financière

• Soutien et conseil auprès de la hiérarchie et représentation auprès des partenaires internes et externes ; relais administratif auprès des hiérarchies N+1
• Réalisation du suivi des BI et des BR1qui rentrent dans le cadre des missions (maintenance, logistique, travaux)
• Anticipation et évaluation des besoins de fonctionnement du site
• Recensement des besoins en matière d’investissements, élaboration des devis et des argumentaires des demandes
• Coordination des moyens financiers, suivi des commandes de fonctionnement et d’investissement du site
• Suivi des contrats hors marchés
• Dans le cadre de l’exécution du budget de la composante, supervision des demandes d’achat du site, vérification de leur cohérence et du respect de la réglementation de l’université.
• Gestion des conventions en collaboration avec le responsable de site et le service financier du siège.
• Supervision et contrôle de l’ensemble des tâches administratives réalisées par l’agent administratif placé sous sa responsabilité, dont il organise l’activité.
• Mandataire suppléant sur le site

Gestion patrimoniale et logistique
• En collaboration avec la direction du service patrimoine, le service hygiène et sécurité de l’UPEC et le responsable technique, le responsable administratif propose les travaux à effectuer en concertation avec le responsable de site, s’assure de leur réalisation technique et s’acquitte de l'aspect financier (devis, bons de commande, service fait) en lien avec les services concernés du siège de l’ESPE.
• Responsabilité du registre de sécurité.
• Suivi de l’inventaire du site autre qu’informatique en liaison avec les services centraux.
• Organisation des élections du conseil de l’ESPE sur le site
• Travail collaboratif pour l’organisation logistique d’événements sur le site
• Collaboration avec les services pédagogiques pour le déploiement des moyens nécessaires à la formation.

Activités associées

• Elaboration transverse de procédures ; contribution à la rédaction de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation et les moyens de la structure
• Participation aux commissions de sécurité du site en s'assurant que tout soit mis en œuvre pour lever les réserves des bureaux de contrôle
• Gestion des logements de fonction : organisation des astreintes
• Gestion de l’hébergement d’un lycée dans les locaux de l’ESPE : participation au comité directeur, répartition des tâches

Les missions ne sont pas exhaustives et susceptibles d’évolution.

Compétences requises

Compétences opérationnelles
• Maîtrise des outils bureautiques informatiques (Word, Excel, Outlook)
• Consultation des logiciels métiers : financier (SIFAC) et de GRH (HARPEGE)
• Capacités de management, à animer des équipes, à gérer des conflits
• Maîtriser les techniques de conduite d’entretiens, de réunions

Compétences comportementales
• Sens de l’organisation
• Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte
• Disponibilité, autonomie

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
• Temps de travail annualisé fixé réglementairement à 1607h avec quelques samedis travaillés dans l’année
• Poste susceptible d’être logé
• Travail dans un site de 16000m² répartis sur 4 niveaux où est hébergé un lycée professionnel pour 800m² (500 élèves)
• Présence de locaux d’enseignement technique (ateliers) et de 2 amphithéâtres dans deux bâtiments adjacents
• Certains locaux sont mis en commun avec le lycée

Conditions de recrutement :

• Poste vacant à compter du 01/09/2018, ouvert :
- aux agents titulaires de la Fonction publique de niveau assistant ingénieur (ASI) par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des assistants ingénieurs de recherche et de formation + IFSE A4
- ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des assistants ingénieurs de recherche et de formation
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr