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Gestionnaire VAE - IUT Sénart-Fontainebleau

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Formation continue Orientation et Insertion professionnelle

Site geographique

Campus de Sénart

Composante / Directions / Service

IUT Sénart-Fontainebleau

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

Service des Etudes et de la Vie Etudiante (SEVE)

Missions

Placé sous l’autorité directe de la responsable administrative adjointe, au sein du Service des Etudes et de la Vie Etudiante, regroupant la formation continue, la VAE et le parcours étudiant, le gestionnaire VAE est chargé des missions suivantes :
• information, conseil et orientation des candidats à une Validation des Acquis de l'Expérience/Validation des Acquis Professionnels et Personnels (VAPP)
• gestion administrative des dossiers VAE/VAPP à chaque étape de la procédure : recevabilité, accompagnement des candidats dans la recherche de financement en lien avec la titulaire FC, mise en place et suivi rigoureux des conventions, organisation des ateliers méthodologiques et des jurys, rédaction des décisions, suivi des candidats inscrits en post-VAE
• suivi financier des conventions : édition des factures, suivi des paiements, relance, préparation des dossiers de contentieux
• alimentation des tableaux de bord et de suivi de l’activité VAE/VAPP


Activités principales

Information, conseil et orientation des candidats
• Assurer l’accueil physique, par téléphone ou mails des candidats (salariés, demandeurs d’emploi,…)
• Informer sur les dispositifs de validation des acquis
• Informer et orienter  les candidats sur les dispositifs de financement
• Accompagner les candidats dans le montage de leurs dossiers

Gestion administrative des dossiers VAE/VAPP
Instruire et suivre rigoureusement les dossiers des candidats VAE, dans le respect de la réglementation, à chaque étape de la procédure :
• En phase de recevabilité , vérification de la complétude des dossiers saisis dans VALIDEXPER, transmission au responsable pédagogique pour avis, rédaction de la décision de recevabilité,
• En phase de recherche de financement, préparation  des dossiers de financement avec les partenaires institutionnels (et en particulier Pôle emploi, le Fongecif, la Région IDF), rédaction des devis et des prises en charge
• Après accord du candidat, saisie et suivi des conventions dans le logiciel FORMATIC
• Organisation des ateliers méthodologiques et des rendez-vous pédagogiques : rédaction des convocations, réservation de salles, collecter les attestations de présence, préparation des supports
• Organisation des jurys (rédaction des convocations, réservation de salles, préparation des supports)
• Rédaction des décisions suite au jury
• Préparation des éléments de rémunération des heures complémentaires dues aux intervenants dans l’activité VAE, en lien avec le service RH
• Suivi des candidats en post-VAE suite à validation partielle
• A chaque étape de la procédure, mise à jour rigoureuse de la base de données

Suivi financier des conventions
• Edition mensuelle des factures
• Suivi des versements effectués
• Enregistrement des chèques
• Edition et envoi des relances
• Préparation des dossiers de contentieux

Préparation des éléments statistiques mensuels de restitution  de l’activité VAE/VAPP et du bilan statistique annuel de l’activité VAE/VAPP

Activités associées

• Information, conseil et financement de la formation continue (FC)
• Suivi des contrats de professionnalisation et de FC en cas d’absence de la gestionnaire
• Organisation des réunions d’information collective VAE
• Participation aux réunions d’information collectives sur la VAE et la FC

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance des dispositifs de formation continue et de VAE
• Bonne connaissance de l’enseignement supérieur et de l’offre de formation de l’IUT

Compétences opérationnelles
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Maîtriser les techniques d’accueil (physique et téléphonique)
• Maîtriser les logiciels de bureautique (tableur, traitement de texte...) et les outils et réseaux de communication (internet, intranet, messagerie…)
• Savoir rendre-compte
• Avoir de bonnes qualités rédactionnelles
• Savoir s’adapter aux interlocuteurs (qu’ils soient internes ou externes) et aux situations

Compétences comportementales
• Etre rigoureux, organisé et autonome
• Avoir le sens du relationnel
• Qualités de discrétion et confidentialité

Informations complémentaires

Formation et expérience professionnelle souhaitables
• La connaissance de la réglementation et des programmes de financement de la formation continue et de la VAE constituerait un atout
• Appétence pour la sphère financière et pour la mise en œuvre de la Formation Tout au Long de la Vie (FTLV)

Conditions de recrutement :
Poste ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie B par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et formation + RIFSEEP niveau B3
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et formation, soit 1330 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr