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Gestionnaire pédagogique et relations internationales - EUP

Type de poste :
susceptible d'être vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Relations internationales / partenariats / FC /orientation - insertion…
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Formation continue Orientation et Insertion professionnelle

Site geographique

Cité Descartes

Composante / Directions / Service

IUP

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

• Relais relations internationales
• Gestion de la campagne d'admission des étudiants étrangers
• Gestion des opérations d’admission dans le Master Urbanisme et Aménagement sur la
base dédiée eCandidat
• Gestion administrative et pédagogique du Master Urbanisme et Aménagement
• Information/communication

Activités principales

Relais relations internationales
• Accueillir, informer et accompagner les étudiants en mobilité entrante encadrée, de la gestion de leurs candidatures jusqu’au suivi administratif et pédagogique
• Accueillir, informer et accompagner les étudiants en mobilité sortante encadrée, de l’aide à la préparation de la mobilité incluant l’ensemble des informations sur les aides financières à la mobilité au suivi de la validation des résultats
• Assurer le suivi des dossiers administratifs  et pédagogiques des étudiants en mobilité, en lien avec les responsables pédagogiques
• Relayer les informations de la DRI UPEC et du SRIL UPEM et en assurer la diffusion
• En lien avec la direction des relations internationales de l'université (DRI),  alimenter la base MoveOn si nécessaire
• Suivre le renouvellement des accords bilatéraux
• Assurer l’information des enseignants sur les procédures liées à la préparation de leurs missions
• Renseigner des enquêtes, des indicateurs de gestion et des tableaux de bord
• Gérer les dossiers de demande d’aide à la mobilité

Gestion de la campagne d’admission des étudiants étrangers
• Traiter et suivre les dossiers de candidatures d’étudiants étrangers et de validation d’études
• Traiter les candidatures sur la base des Espaces Études en France
• Assurer le lien entre la composante et l’étudiant durant la procédure de candidature
• Préparer et participer au jury d’entrée

Gestion des opérations d’admission dans le Master Urbanisme et Aménagement sur la base dédieé eCandidat
• Vérifier la complétude des dossiers de candidature avant étude par les enseignants
• Convoquer les candidats aux épreuves écrites et orales de sélection
• Constituer les jurys
• Etablir la liste des admis
• Envoyer les convocations pour la rentrée universitaire
• Suivre la réalisation des inscriptions administratives, faire le point sur les éventuels désistements
• Faire constituer les dossiers d’équivalence
• Préparer et participer au jury d’entrée

Gestion administrative et pédagogique du Master Urbanisme et Aménagement
• Etablir le calendrier universitaire ainsi que la grille des cours
• Etablir les fiches pédagogiques
• Etablir la liste des inscrits pour chaque cours
• Collecter les notes auprès des enseignants
• Etablir et tenir à jour le relevé de notes
• Préparer et participer aux jurys de fin de semestre et au jury d’admission
• Éditer les relevés de note sur le logiciel APOGEE
• Etablir une fiche pour chaque étudiant diplômé pour archivage
• Constituer un fichier numérique des mémoires soutenus
• Répondre aux enquêtes et demande de statistiques
• Classer et archiver les documents
• Traiter les archives de la scolarité

Information / Communication
• Recevoir les visiteurs, les renseigner, les conseiller ; répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, postales ou électroniques
• Veiller à la cohérence entre l’offre de formation et les supports de communication internes et externes, en lien avec le chargé de communication
• Participer aux Journées Portes Ouvertes de l’EUP ; participer aux salons sur lesquels l’Ecole est présente
• Diffuser les livrets de l’étudiant
• Préparer la cérémonie de remise des diplômes

Activités associées

• Etablir le planning hebdomadaire d’occupation des salles de cours en fonction de l’emploi du temps de chaque formation et de la capacité d’accueil de chaque salle
• Gérer les changements d’emploi du temps, les changements d’horaires et les absences enseignantes

Compétences requises

Connaissances et compétences opérationnelles
• Pratiquer l’anglais : niveau TOEIC B1 – utilisateur indépendant niveau seuil (minimum)
• Utiliser le logiciel Apogée (gestion de l’étudiant) et Move On (gestion des relations internationales)
• Maîtriser le pack office, word (publipostage), excel (base de données simples)
• Savoir assurer l’interface avec les étudiants, les enseignants et les intervenants professionnels
• Maîtriser les techniques d’accueil et d’expression orale
• Savoir collecter les informations nécessaires au traitement des dossiers
• Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Travailler en équipe et avoir le sens de l’initiative
• Avoir le sens de l’organisation, être ordonné, méthodique, rigoureux
• Savoir gérer un système de classement

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
• L'activité s'exerce au sein de l'École d'Urbanisme de Paris (nom d'usage de l'IUP Institut d'Urbanisme de Paris) composée de services généraux
administratifs (direction, scolarité, antenne financière), d'un bureau d'aide à l'insertion professionnelle, d'un service de formation continue, d'un fonds
historique de documentation et de laboratoires de recherche
• L'Institut comprend près de 50 enseignants (enseignants chercheurs, PAST, ATER), 16 personnels administratifs et techniques et une centaine
d'intervenants professionnels environ.
• Chaque année, l’Institut forme environ 400 étudiants (FI, FC, hors doctorat) et entre 50 à 100 stagiaires dans le cadre de son activité de sessions de formation continue courte
• Le poste est rattaché à l’UPEC ; les missions du poste conduisent à travailler avec plusieurs établissements d’enseignement supérieur, UPEC et  UPEM. Des réunions de travail sont à prévoir indifféremment à Champs sur Marne et à Créteil.

Formation et expériences professionnelles souhaitables :
• Une expérience dans des fonctions équivalentes serait un atout

Conditions de recrutement :
Poste susceptible d'être vacant à compter du 01/09/2018, ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des
adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de
recherche et de formation, soit 1275 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr ainsi qu'à beatrice.perruchot@u-pec.fr et corinne.larrue@u-pec.fr