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Gestionnaire pédagogique et administratif.ive - Sciences

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences et technologie

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

Champ disciplinaire Sciences pour l'Ingénieur
Service des relations internationales de la composante

Missions

Le.la gestionnaire pédagogique et administratif.ive assure le secrétariat et l’assistance technique pour le master OIVM, parcours international de Biométrie (70%) et le service des relations internationales de la composante (30%).
Il.elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et procédures pour le bon fonctionnement du  master OIVM, parcours international de Biométrie et du département des relations internationales.

Activités principales

Master OIVM, parcours International de Biométrie
1 - Candidature
• Recueil et gestion des dossiers des candidats M1, M2, FI, FC, Online, Campus France, e-candidat
• Création et mis à jour de la base de données interne des candidats
• Envoi des accusés de réception  des candidatures
• Etablissement du planning  des entretiens de présélection et envoi des convocations aux candidats (organisation des entretiens à distance et/ou en présentiel, à l’université)
• Transfert des avis du responsable de la formation aux candidats
• Gestion des candidats en liste d’attente.

2 - Inscriptions
Administratives :
• Accompagnement des étudiants dans leurs démarches d’inscription administrative
• Traduction des documents du français vers l’anglais pour les étudiants étrangers (dossier d’inscription, lettre de confirmation pour les consulats, autres selon besoins)
• Coordination des procédures d’inscription des étudiants « distants » et « présentiels » avec le service de la FC
Pédagogiques :
• Inscription pédagogique des étudiants
• Saisie des notes sur Apogée
• Edition du cahier du jury, des relevés de notes,  de l’attestation de réussite.

3 - Rentrée(s)
• Préparation et envoi de l’information nécessaire concernant le séjour des étudiants entrants (calendrier de la formation, logement, transport, guide d’étudiant, frais du séjour pour les étudiants étrangers, autres)
• Organisation de la réunion de la rentrée
• Accueil physique des étudiants à leur arrivée : présentation du Campus, des services pour étudiants, de la vie étudiante, etc.

4 - Traitement des dossiers d'ordre administratif et pédagogique
• Lettres d’acceptation, attestations de réussite, lettres de recommandation (en coordination avec le responsable de la formation), lettres d’assiduité, conventions des stages, certificats administratifs, CA de remboursement, convocations, relevés de notes provisoires et définitifs, envoi des diplômes aux étudiants à l’international, en coordination avec le service des diplômes de l’université.

5 - Stages
• Accompagnement des étudiants dans leurs démarches de recherche de stage
• Centralisation et mise à jour des offres sur le site internet de la formation, renseignements, documentation, traduction
• Constitution et gestion de la base de données locale des entreprises
• Gestion de la base de données des anciens étudiants de la formation
• Organisation des soutenances de stage : collecte de l’information liée à la soutenance de la part des étudiants et leurs tuteurs du stage, la rédaction et la diffusion des invitations à la soutenance.

6 - Vacataires
• Gestion  et suivi des dossiers des vacataires français
• Gestion  et suivi des dossiers des vacataires étrangers

7 - Logistique
• Commandes : devis, bon de commande, bon de livraison, fiche fournisseur, factures
• Gestion des salles et du matériel de la formation : coordination avec les techniciens ou les étudiants référents.

8 - Communication
• Organisation des évènements divers : séminaire (avec la participation des intervenants étrangers), fête de la fin d’année, présentations, journées portes ouvertes, cérémonie de remise des « diplômes »
• Mise à jour des informations relatives au Master, sur le site de la formation, réseaux sociaux
• Campagne de communication pour la promotion du Master au niveau national et international.

Relations Internationales
Assistance dans la gestion administrative des dossiers relatifs à la coopération internationale de la Faculté, en accord avec le chargé de coopération internationale.

1 - Gestion administrative étudiante
: étudiants entrants – stages et études (entre 30 et 40 par an)
Stages ou séjours d'études :
• Envoyer mail récapitulatif (cf. procédure et modèles) comprenant pièces à collecter + inscription sur base MoveOn
• Collecter pièces justificatives
• Rédaction et envoi d’une lettre d’invitation pour chaque étudiant entrant
• Information logement et attestation de responsabilité civile (selon le cas)
• Fixer rdv entre les responsables pédagogiques et les étudiants entrants fin août-début sept. (1er semestre) / début janvier (2ème semestre).
Etudes :
• Contrats d’études : faire signer les parties et transmettre aux intéressés (étudiant, responsable pédagogique, scolarité)
• Aide à la modification des contrats d’études
• Accueil physique : tour du campus, de ses bâtiments, explications du fonctionnement de la Faculté (ADE, emplois du temps dans tableaux, notes et résultats, ENT, Eprel, etc.), Crous, Bibliothèque. Présentation de la scolarité et des gestionnaires de scolarité
• Saisir les notes des étudiants entrants sur Apogée et établir leur relevé de notes à la fin de chaque semestre 
• Envoyer le relevé de notes scanné à chaque étudiant ainsi qu’au tuteur de l’étudiant dans l’établissement partenaire
Stages :
• Etablir conventions de stage et propositions de recrutement des étudiants internationaux en lien avec le service financier, le service de la scolarité des masters ou les secrétariats des laboratoires. Faire signer par les différentes parties
• S’assurer du paiement complet ou partiel avec les laboratoires et le service financier de la Faculté
Base de données Move ON : s’assurer que les étudiants sont bien inscrits dans la base (importation des candidatures)
Suivi des étudiants :
• Leur demander un témoignage à la fin de leur séjour au sein de l’UFR ainsi qu’une photo numérique de bonne qualité
• S’assurer de la mise en ligne de l’ensemble sur le site web de l’UFR (auprès du chargé de communication ou chargé des relations internationales)

2 - Gestion administrative étudiante : étudiants sortants (entre 35 et 40)
Bourses d'excellence pour la mobilité internationale
• Sous réserve que le programme soit reconduit: répondre aux requêtes du chargé des relations internationales sur tous les aspects liés à la sélection des lauréats en lien avec le service de la scolarité. Suivi des mises en paiement en lien avec le service financier de l’UFR.

3 - Participation à l'organisation d'évènements liés à l’international pour la mobilisation des étudiants
• Aide à la préparation et suivi du Forum mobilité internationale en lien avec le service Communication de l’UFR : étudiants mobilisables, matériel nécessaire, choix des supports, plannings des présences à établir, etc.
• Aide à la préparation des activités de mobilisation : recherche d’idées et de prestataires

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• Connaissance du fonctionnement et de l’activité de l’établissement
• Connaissance de l’organisation d’une composante
• Connaissance de l’offre de formation

Compétences opérationnelles
• Maîtrise des logiciels de bureautique courants
• Bonne maîtrise de l’anglais
• Planification de l’activité
• Travail en équipe

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation et de la méthode
• Sens du relationnel et qualités d’accueil

Informations complémentaires

Formation et expériences professionnelles souhaitables :
• Expérience de l’environnement universitaire
• Connaissance de l'offre de formation
• Connaissance de l'organisation d'une composante
• Expériences en secrétariat de gestion et/ou pédagogique
• Bonne culture générale

Conditions de recrutement
• Poste à pourvoir au plus vite, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation, soit 1300 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr