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Gestionnaire pédagogique (CDD) - Médecine

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Henri Mondor

Composante / Directions / Service

Faculté de médecine

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Département Master et 3e cycle des études médicales

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Sous l’autorité du chef de bureau la gestionnaire de scolarité est chargé.e des actes administratifs et de gestion courante pour le recrutement, les inscriptions, les conventions de stages, les validations d'études, les convocations aux soutenances de mémoires et thèses, la délivrance des attestations de réussite.
Il.elle informe et oriente dans leurs démarches les usagers (étudiants, enseignants, services de l'UFR, services centraux, universités partenaires).

Activités principales

Assurer les actes administratifs et de gestion courante dans le respect des procédures et délais prescrits
• Assurer l'accueil des étudiants aux horaires prescrits par la chef de bureau (physique, téléphonique, ou en décalé > réponse aux courriers et courriels)
• Délivrer les informations et documents demandés (certificat de scolarité, attestation relatif au cursus des internes…) par les étudiants et les enseignants, rendre compte à la chef de bureau des difficultés rencontrées et des demandes particulières
• Réceptionner et préparer les dossiers de candidatures d'étudiants pour les soutenances de mémoire ou de thèses et  délivrer l'attestation de réussite au diplôme
• Participer à la campagne d'inscriptions administratives
• Enregistrer les inscriptions pédagogiques sous le logiciel APOGEE
• Assurer le suivi des stages hospitaliers (affectation des étudiants) et saisie des validations
• Assurer le classement et l'archivage, tenir à jour le dossier des étudiants dans APOGEE et dans sa version papier
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative des internes (statistiques)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
• Organiser la logistique relative aux réunions
• Accueillir du public au guichet, obligation ponctualité et de courtoisie

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Connaissances de base sur l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
• Notions de base des techniques de communication orale et écrite

Compétences opérationnelles
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ...)
• Utiliser les outils bureautiques (messagerie Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Avoir une connaissance du logiciel Apogee (Application pour l’organisation et la gestion des enseignements et des étudiants) utilisé en scolarité
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
• Enregistrer les messages et rendre compte

Informations complémentaires

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Gestion administrative

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir au plus vite, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 6 mois avec possibilité de renouvellement sur autre poste ; rémunération basée sur le 1er échelon de la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation, soit 1260€ net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr