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Gestionnaire administratif.ve SPOF - DEVE

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction des études et de la vie étudiante (DEVE)

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

Service de pilotage de l'offre de formation (SPOF)

Missions

Contexte de la mission
Au sein de la direction des études et de la vie étudiante (DEVE), le service pilotage et offre de formation (SPOF) :
• prépare, gére, évalue et accompagne l’offre de formation diplômante
• pilote le système d’information scolarité sur le plan fonctionnel et en garantit la qualité, la conformité et la complétude
• assure le pilotage décisionnel de l’offre de formation et de la vie étudiante : calcul de la charge d’enseignement, évaluation des formations et des enseignements, production des données chiffrées, des statistiques et des analyses qui en découlent...

Activités principales

Appui au pôle offre de formation :
• Saisir les fiches formation dans la base K-Sup (back office du site Internet de l'UPEC)
• Procéder aux mises à jour des fiches formation sur l’ensemble des supports de communication à disposition (K-Sup, ONISEP, INFOSUP,….)
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité
• Aider à préparer les commissions d’habilitation des diplômes d’université
• Alimenter les bases de données relatives à l’offre de formation : ParcourSup, TrouverMon Master et autres
• Participer à la collecte des informations nécessaires aux différentes phases d’évaluation et d’accréditation de l’offre de formation

Appui au pôle pilotage des outils de gestion des outils de scolarité :
• Participer aux phases de contrôle des données saisies dans les outils de scolarité
• Participer à la préparation de documents nécessaires aux actions de formation dispensées par le pôle
• Elaborer des tableaux croisés ou des tableaux de bord demandés par le chef de pôle

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• L’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement

Compétences opérationnelles
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Planifier son activité
• Travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes
• Informer et rendre compte
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Utiliser les techniques de classement et d’archivage
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• Maîtriser l'orthographe et la syntaxe

Compétences comportementales
• Qualité d’écoute et d’adaptation aux différents interlocuteurs
• Rapidité et réactivité
• Curiosité, ouverture d’esprit, créativité, permettant de s’adapter à divers sujets et situations et de trouver des solutions innovantes et adaptées
• Rigueur et fiabilité
• Appétence pour les chiffres et la qualité
• Sens de l’organisation
• Polyvalence

Informations complémentaires

Formation et expérience professionnelle souhaitables
• Expérience appréciée dans le domaine de la formation
• Connaissance appréciée de l’environnement universitaire

Environnement et contexte de travail
• Le service pilotage et offre de formation de la DEVE est composé d’une équipe de 8 personnes et est coordonné par une ingénieure de recherche
• L’agent recruté travaillera avec les différentes composantes de la l’université, les autres services de la DEVE et particulièrement le SCUIO-BAIP et le SIOE

Conditions de recrutement :
Poste à pourvoir immédiatement, ouvert :
• aux agents contractuels exclusivement : CDD jusqu'au 06/02/2019, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et formation (soit à partir de 1300 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr et à deve@u-pec.fr