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Gestionnaire administratif.ve et pédagogique - ESPÉ Torcy

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Formation continue Orientation et Insertion professionnelle

Site geographique

Campus de Torcy

Composante / Directions / Service

ESPE

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Missions

Assurer le secrétariat pédagogique et administratif du site UPEC-ESPE de Torcy (M1, M2 et DU) en étroite collaboration avec l’adjointe au responsable de site.

Activités principales

Accueil et information des usagers de l’ESPE
• Accueil physique et téléphonique des usagers, des personnels enseignants et des personnes externes à l’établissement : renseignements, information et orientation
• Gestion de la boite mails du secrétariat
• Actualisation des données relatives aux formations (affichage sur tableaux + mise en ligne sur écrans)
• Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus de réunions, conseils de formateurs, bilans...
• Participation aux différentes manifestations organisées par l’UPEC pour promouvoir les formations proposées

Gestion de la scolarité sous la responsabilité de l’adjointe au responsable des sites ESPE de Seine-et-Marne
• Suivi du cursus des étudiants en formation à distance (FAD et SD), M2/DU EFS
• Mises à jour des bases de données ACCESS et suivi des dossiers des stagiaires
• Inscription pédagogique des étudiants sur APOGEE
• Gestion des listes d’émargement, suivi des absences et des retards
• Participation à l’organisation des évaluations, de la surveillance et planification des surveillances externes
• Participation à la préparation des commissions départementales préparatoires aux jurys de diplômes
• Suivi des conventions de stage

Gestion des emplois du temps et de l’occupation des locaux
• Saisie des emplois du temps SD et EFS [M2/DU] conformément aux plans de formation
• Attribution des salles de cours, gestion des demandes de réservation extérieures (ASH, 1er et 2nd degrés, rectorat...)
• Elaboration et suivi des conventions de réservation, saisie dans ADE
• Réalisation des modifications d’emploi du temps dans le respect des procédures établies

Activités associées

• Lien direct avec le responsable administratif pour les conventions ayant une incidence financière
• Participation aux réunions d’information de l’ESPE dans les domaines de la scolarité et de la pédagogie
• Participation à l’organisation des élections et à la tenue des bureaux de vote
• Mise à disposition des offres de logement pour les étudiants après validation
• Référente PACES en lien avec la scolarité de l’UFR de médecine de l’UPEC.

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance du fonctionnement universitaire appréciée
• Connaissance de la structure UPEC-ESPE  et des formations universitaires (MASTER)

Compétences opérationnelles
• Compétences bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS...)
• Aptitude à communiquer, à prendre des initiatives et à rendre compte

Compétences comportementales

• Aptitude à l’accueil, disponibilité
• Sens du relationnel, dimension importante dans la fonction
• Sens de l’autonomie et du travail en équipe avec des interlocuteurs différents
• Rigueur et sens de l’organisation
• Qualité de discrétion et confidentialité exigées

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
Les activités confiées à l’agent sont par nature évolutives et pourront être modifiées par la Direction en fonction des nécessités d’administration, de gestion et des adaptations liées à l’évolution technique.
L’agent pourra être amené à exécuter ponctuellement ou de façon permanente d’autres tâches diverses demandées par la direction.
Travail en collaboration avec l’ensemble des interlocuteurs dans un environnement évolutif.
Capacité d’adaptation aux pics d’activité  (examens, commissions départementales, jurys...).
Missions susceptibles d’évoluer en fonction des nouvelles maquettes de formation .

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir à compter du 04/01/2020, ouvertaux agents contractuels exclusivement: CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1260 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr