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Gestionnaire administratif-ve et financier-ière - Patrimoine

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Finances
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Gestion financière et comptable

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction du patrimoine

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Service finances et indicateurs

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Le.la gestionnaire administratif.ve et financier.e assure en autonomie totale et en lien direct avec les chefs de service de la direction du patrimoine et du développement durable, l’ensemble des actions liées à la gestion financière et administrative :
• Dans le cadre de marchés publics, suivi administratif et financier relatif au fonctionnement courant dans les domaines de la logistique et de la sûreté
• Veille à la bonne exécution des marchés de prestations de services externalisées et de fournitures
• Suivi du budget relatif à ces marchés
• Interface entre les services de la direction du patrimoine et du développement durable, les prestataires extérieurs, les services financiers et comptables et l’ensemble des responsables de sites ou de services concernés

Activités principales

Gestion financière
• Gestion et exécution de 3 comptes budgétaires de classe 6 et 2 :
o    prestations de services (3 700 000 €),
o    fonctionnement courant (300 000 €),
o    reprographie centrale (140 000 €)
• Suivi des marchés de prestation de services externalisées et de fournitures : nettoyage de locaux, sécurité sûreté, traitement contre les nuisibles, fournitures de bureaux et papier, consommables sanitaires, équipement pour le fonctionnement des services logistiques, etc…
o    Recensement des besoins auprès des divers services
o    Commandes dans le cadre des marchés
o    Demandes de devis auprès des fournisseurs et études financières comparatives
o    Contrôle de la conformité des devis établis par les titulaires de marchés
o    Saisie des commandes dans le logiciel SIFAC
o    Vérification des services faits et saisie dans SIFAC
o    Transmission des pièces comptables aux services financiers et comptables pour mise en paiement des factures
• Élaboration et administration des tableaux de suivi des dépenses et de contrôle financier
• Participation à l’élaboration du budget pour le secteur concerné
• Participation à l’élaboration des dossiers de consultation des entreprises pour les appels d’offres du domaine concerné

Gestion administrative

• Préparation des réunions avec les titulaires des marchés, envoi des convocations et rédaction des comptes rendus
• Vérification, contrôle et diffusion des plannings d’intervention des prestataires de services externalisées pour les 14 sites de l’UPEC
• Collecte, contrôle et mise à jour des dossiers des personnels relevant des prestataires de service (CNI, titres de séjours, habilitations préfectorales, etc.) : environ 200 dossiers
• Suivi et classement de l’ensemble des signalements en matière de sécurité et sûreté
• Collecte, formalisation et transmission de l’ensemble des demandes de prestations supplémentaires relatives aux marchés en cours
• Classement et archivage des documents

Activités associées

• Suivi informatique des entrées et sorties du stock des fournitures de bureau
• Participation à la sécurité des personnes : référent en cas d’évacuation pour la sécurité incendie
• Permanence technique/logistique de 8h30 à 17h30 : évaluation du caractère d’urgence des demandes et l’orientation vers le service ou l’entreprise compétent
• Placement de cours et examens dans le logiciel ADE SOFT

Compétences requises

Compétences opérationnelles
Maîtrise :
o    de la gestion budgétaire et comptable et du logiciel SIFAC,
o    des techniques de rédaction administrative
o    des logiciels : Word, Excel, SIFAC, ADE SOFT,
o    des outils et réseaux de communication : messagerie électronique, boîtes vocales, etc…
• Faire face aux situations d’urgence

Compétences comportementales
• Rigueur, méthodologie, sens de l’organisation et de la priorisation
• Bonnes qualités relationnelles au vu du nombre important d’interlocuteurs
• Discrétion

Informations complémentaires

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir au plus vite, ouvert :
- aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
- aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation, soit 1260 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr