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Gestionnaire administratif.ve diplômes - DEVE

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction des études et de la vie étudiante (DEVE)

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Emploi type / Referens

Technicien-ne en gestion administrative 

Missions

Mettre en conformité et contrôler l’édition de l’ensemble des diplômes nationaux, diplômes d’établissement et suppléments aux diplômes de l’université
• Coordonner le bon déroulement d’une campagne d’édition et de délivrance des diplômes
• Améliorer la qualité des opérations de gestion : délai d’édition et de remise des diplômes, déstockage des diplômes postérieurs à l’année en cours, être acteur de l’évènement « remise de diplômes » en composante, récupération et conservation des décisions de jury, généralisation de remise des suppléments aux diplômes…
• Mettre à jour les procédures existantes relatives aux diplômes et suppléments aux diplômes.

Activités principales

Saisir les données dans les maquettes de diplômes du système d’information (en collaboration avec le SI-Scolarité)
• Vérifier la conformité au regard de la réglementation et des textes en vigueur en matière de diplomation
• Coordonner le bon déroulement d’une campagne d’édition et de délivrance : établir un planning d’édition, accompagner les composantes sur la procédure de validation des diplômes jusqu’à la remise, éditer l’ensemble des diplômes nationaux et d’établissement de l’université, informer les lauréats de la disponibilité des parchemins
• Accueillir le public et l’accompagner dans sa démarche de retrait, de conformité, de duplication, d’authentification
• Traiter l’archivage et la conservation des diplômes
• Vérifier et préparer l’édition des diplômes antérieurs à 1998
• Traiter les demandes d’authentification de diplômes
• Assurer l’interface avec les services impliqués, les composantes, les services extérieures à l’université
• Etre en appui à la responsable du pôle au niveau des projets : extension du supplément au diplôme, généralisation de cérémonie de remises de diplômes, constitution d’une base d’archivage des décisions de jury et de procès-verbaux en lien avec les diplômes
• Participer à l’amélioration des procédures et mettre en œuvre une démarche qualité au sein du bureau

Compétences requises

Posséder des qualités relationnelles en lien avec l’accueil du public, étudiants et anciens étudiants (diversité de cursus, d'âge, d'origine) et la multiplicité des acteurs de l’UPEC (tant en central qu’en composante) ainsi qu’avec l’extérieur (Ministère de l’Europe et des affaires étrangères, Rectorat, CIEP, établissements, entreprises…)

Connaissances
• Connaître les bases du droit administratif• Connaître l’organisation, le fonctionnement de l’établissement et des services de la DEVE
• Connaître l’offre de formation et ses conditions d’accès


Compétences opérationnelles
• Maîtriser les outils spécifiques à l'activité
Accueillir des publics variés
• Maîtriser des outils de communication (Intranet, messagerie électronique Outlook, etc...)
• Savoir travailler en équipe 
• Savoir organiser et planifier ses activités selon un calendrier défini
• Savoir rechercher des informations pour accompagner et informer les usagers
• S’intéresser  à toutes les problématiques liées à la formation, à l’évolution de l’enseignement supérieur, à la vie étudiante
• Avoir des bases en langue anglaise et/ou espagnole pour renseigner les étudiants internationaux

Compétences comportementales
• Rigueur et sens de l'organisation 
• Dynamisme et réactivité 

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
La fonction s’exerce en relation étroite avec la responsable du pôle gestion des cursus et la responsable du pôle inscription, avec les scolarités de composantes et avec de nombreux services en particulier ceux de la DEVE.
Elle aura également des relations avec les autres universités, les services du Rectorat, les ambassades de France à l’étranger (services culturels, les espaces CampusFrance des pays adhérents), le CIEP, le ministère de l’Europe et des affaires étrangères, les ambassades des pays étrangers en France…
Il s’agit d’accueillir un public spécifique d’étudiants internationaux, étudiants en situation d’attente de décision et surtout d’anciens étudiants.

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
Une expérience dans le domaine de la scolarité (en service central ou en composante) avec gestion sous Apogée est souhaitable pour occuper cette fonction. 

Conditions de recrutement :
Poste à pourvoir à compter du 01/03/2019, ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie B par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et formation + IFSE niveau B3
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation, soit à partir de 1315 € net/mensuel, selon profil
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr et à deve@u-pec.fr