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Gestionnaire administratif et pédagogique - DEVE

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction des études et de la vie étudiante (DEVE)

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Le service inscription et organisation des études (SIOE) assure deux missions principales, la préparation et l'organisation de la campagne d'inscription administrative. Dans ce cadre, il s'occupe des activités afférentes aux inscriptions : la validation d'études, les opérations de transferts, la gestion des bourses sur critères sociaux, les demandes d’annulation et de remboursement, la demande d’admission préalable dite DAP des étudiants étrangers et l’organisation du TCF, une fonction d'organisation des études. De plus, en lien avec les composantes de l'établissement, du processus de validation par la CFVU, des calendriers universitaires et des modalités de contrôles des connaissances pour chaque rentrée, le SIOE s'assure du bon déroulement des options transversales en Licence, de la publication des arrêtés de jury, de l’édition et de la délivrance des diplômes.

La fonction s’exerce dans le domaine de l'inscription administrative des usagers (étudiants, stagiaires de la FC, apprentis, auditeurs libres…) et dans le suivi des dossiers de candidatures des étudiants étrangers hors programmes d’échange.

Activités principales

Pour la DAP
• Coordonner le bon déroulement de la campagne de candidature DAP
• Veiller au bon renseignement de l’outil de candidatures « Etudes en France » et à la qualité des données saisies tout en assurant le suivi de toutes les candidatures
• Accueillir et accompagner les étudiants de la DAP
• Traiter, suivre et vérifier les dossiers de candidatures d’étudiants étrangers (dossiers d’admission préalable Etudes en France et hors Etudes en France)
• Participer à l’organisation du test de connaissance du français (TCF)

Pour l’inscription administrative
• Participer à la préparation de la campagne d’inscription administrative avec l’ensemble du pôle
• Procéder aux inscriptions administratives des publics spécifiques (FC, FA, Relations internationales, CPGE, DU de Médecine, formations paramédicales…)
• Traiter et suivre les demandes de validations d’études supérieures (VES) dans le cadre des candidatures et des demandes de diplômes

Activités associées

• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives
• Maîtriser les fonctionnalités de l’application Etudes en France et saisir éventuellement les résultats des commissions pédagogiques de la DAP
• Maitriser les fonctionnalités liées à l’inscription de l’outil Apogée
• Informer les étudiants internationaux sur les modalités de candidature (DAP, Etudes en France…) et leurs échéances
• Répondre aux demandes adressées par courrier postal ou électronique
• Assurer le lien entre la composante et l’étudiant durant la procédure de candidature
• S’assurer du bon déroulement des épreuves du TCF
• Analyser la situation des candidats au regard de leur demande de recours et transmettre la réponse au cabinet
• Tenir un tableau de suivi partagé des recours avec le cabinet
• Travailler en collaboration avec les composantes, le cabinet, le SCUIO-BAIP
• Informer sur l’offre de formation proposée à l’UPEC et orienter si besoin vers d’autres services (SCUIO) ou composantes (scolarités)
• Participer au pointage et à l’archivage des dossiers d’inscription administrative.

Compétences requises

Connaissances
• Connaître l’organisation, le fonctionnement de l’établissement et des services de la DEVE
• Connaître l’offre de formation et ses conditions d’accès

Compétences opérationnelles
• Maîtriser les outils de bureautique
• Savoir organiser et planifier ses activités selon un calendrier défini
• Savoir travailler en équipe
• Savoir rechercher des informations sur le site de l’UPEC ou autres sites
• S’intéresser à toutes les problématiques liées à la formation, à l’évolution de l’enseignement supérieur, à la vie étudiante
• Compétence souhaitable en langue anglaise et/ou espagnole pour renseigner les étudiants internationaux

Compétences comportementales
• Qualités relationnelles importantes et primordiales en lien avec l’accueil du public étudiant (diversité de cursus, d'âge, d'origine) et multiplicité des acteurs de l’UPEC (tant en central qu’en composante) ainsi qu’avec l’extérieur (Ministère des affaires étrangères, CROUS, CIEP…)
• Rigueur et sens de l'organisation
• Dynamisme et réactivité

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
La fonction s’exerce en relation étroite avec la responsable du SIOE et la responsable du pôle inscription, avec les scolarités de composantes et avec de nombreux autres services, en particulier ceux de la DEVE. Elle aura également des relations avec les autres universités, les ambassades de France à l’étranger (services culturels, espaces Campus dans les pays adhérents), le CIEP, le ministère des affaires étrangères et européennes…
Accueil d’un public spécifique - étudiants internationaux, étudiants en situation d’attente de décision
Pic d’activité important à certains moments de l’année : de mi-novembre à fin juin pour la candidature, entre juillet et fin septembre pour le recours, toute l’année pour les inscriptions administratives
Formation et expérience professionnelle souhaitables :
Une expérience dans le domaine de la scolarité (en service central ou en composante) avec gestion sous Apogée est souhaitable pour occuper cette fonction.

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir à compter du 01/10/2018, ouvert:
- aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE C2
- ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1260 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr et à deve@u-pec.fr