Vous êtes ici : Langue FRPersonnel administratif et techniqueRecrutement immédiat

Assistant.e financier.e et administratif.ve - Direction de la communication

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction de la communication

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Pôle ressources

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Sous la responsabilité du directeur, l’assistant.e financier.e et administratif.ve assure des fonctions d'assistance de la direction de la communication, prend en charge la gestion budgétaire et administrative du service ainsi que la gestion de la boutique en ligne de l’UPEC.

Activités principales

Gestion financière (40% de l'activité)
• Participer à la préparation et au suivi du budget (reporting mensuel des dépenses)
• Assurer la logistique administrative et financière (bons de commande, factures, ordres de mission…) nécessaire à la direction de la communication pour la réalisation de ses missions
• Suivre les paiements des fournisseurs

Assistance du service (30% de l'activité)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, en collaboration avec la seconde assistante
• Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, téléphone, internet…)
• Tenir l’agenda du directeur et du directeur adjoint et positionner les réunions
• Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service, de la recherche de fournisseurs et l’engagement des dépenses jusqu’à la livraison et au paiement des factures

Gestion de la boutique en ligne et des objets promotionnels (30% de l'activité)
• Gérer les commandes d’objets promotionnels (gestion financière, gestion des stocks)
• Faire vivre le catalogue en ligne via la recherche et mise en production de nouvelles gammes de produits
• Gérer la relation avec les services demandeurs et le prestataire

Activités associées

• Assurer la mise à jour du fichier de contacts propre au service communication
• Créer et mettre à jour des descriptifs des procédures utilisées
• Mettre à jour les bases de données du service (fichiers partenaires…).
• Participer aux projets portés par le service
• Procéder au classement et à l'archivage des documents du service

Compétences requises

Connaissances
• Bonne connaissance de l’université et de son fonctionnement
• Connaissance des techniques de communication

Compétences opérationnelles

• Disposer de bonnes notions de gestion financière et /ou comptable, connaître idéalement le logiciel SIFAC (formations possibles)
• Maîtriser les logiciels courants de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et la messagerie Outlook
• Capacité à acquérir de nouvelles compétences

Compétences comportementales
• Rigueur, autonomie, discrétion, adaptabilité, goût pour le travail en équipe
• Esprit d'équipe, qualités relationnelles et sens des responsabilités

Informations complémentaires

Environnement professionnel et contexte de travail
• La direction de la communication de l’UPEC est composée de 11 personnes : un directeur, un directeur adjoint, un pôle éditorial composé de quatre chargés de communication, un pôle digital composé d’un webmestre éditorial et d’un social media-manager, un pôle image avec un technicien PAO multi-supports et un pôle ressources composé de deux assistants.
• En direction des 32 000 étudiants et des 2 600 personnels de l'UPEC, la direction de la communication travaille de manière transversale avec l’ensemble des structures de l’établissement : 30 services administratifs, 7 facultés, 4 instituts, 3 écoles et 1 observatoire, 32 équipes de recherche.
• Les équipes de la direction de la communication travaillent sous l’autorité du directeur de la communication et du directeur général des services.
• Le poste est basé à la direction de la communication dont les bureaux sont situés sur le Campus Centre de Créteil.

Conditions de recrutement :
Poste à pourvoir au plus vite, ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation, soit 1260 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr