Vous êtes ici : Langue FRPersonnel administratif et techniqueRecrutement immédiat

Assistant.e de direction - Sciences et technologie

Type de poste :
susceptible d'être vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences et technologie

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Direction

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

• Assurer le secrétariat de direction de la faculté des sciences et technologie pour le doyen et la responsable administrative
• Assister la responsable administrative adjointe chargée des ressources humaines

Activités principales

Accueil
• Accueillir et informer, de manière physique, téléphonique et électronique, les divers publics du domaine concerné et notamment les partenaires institutionnels, les enseignants, les enseignants-chercheurs, les BIATSS  et les  étudiants
• Tenir les agendas, filtrer les appels, orienter et guider
•  Enregistrer et trier le courrier

Secrétariat
• Mettre en œuvre des procédures pour traiter des informations pédagogiques et administratives
• Préparer et organiser les documents pour les conseils (conseil de gestion, comité scientifique,  comité pédagogique et autres commissions)
• Assister aux conseils de gestion et aux comités scientifiques, y prendre les notes et rédiger les comptes rendus, en collaboration avec la responsable administrative
• Organiser les élections de la composante (conseils, responsables des champs disciplinaires, etc…)
• Préparer les éléments pour la réalisation de supports pédagogiques, scientifiques et techniques.
• Contribuer à la constitution de sources documentaires et en assurer la mise à jour.
• Diffuser l’information au sein de la composante
• Recenser les commandes des fournitures de bureau ou autres commandes pour l’ensemble des cadres intermédiaires : réception, relances éventuelles et gestion des litiges pour les livraisons
• Organiser les sessions TOEIC (Test Of English for International Communication)

Coordination logistique

• Organiser la logistique de la composante : 35 salles, 4 plateaux techniques, 9 laboratoires, 250 enseignants-chercheurs, 74 BIATSS et 3000 étudiants
• Suivre le fonctionnement des différents photocopieurs et matériels
• Gérer toutes les demandes d’interventions de la faculté des sciences : transmettre, suivre et piloter. Ce travail est très conséquent en raison de 4 bâtiments.
• Gérer le planning de la salle du conseil

Activités associées

Ressources humaines
Assister la responsable administrative adjointe pour :
• la gestion des heures d’enseignement assurées par les vacataires,
• la mise à jour des tableaux de bords sur les heures d’enseignement
• la gestion des horaires, congés et absences de 15 personnels BIATSS dans l’application de gestion du temps de travail
• la gestion administrative des personnels recrutés sur contrat de recherche dans les laboratoires de la composante

Compétences requises

Connaissances
• Connaître le fonctionnement des EPSCP.
• Avoir une connaissance des procédures RH.

Compétences opérationnelles
• Etre polyvalent
• Avoir le sens de l’organisation et de la méthode
• Avoir l'esprit d’initiative
• Savoir hiérarchiser les urgences et planifier les activités
• Etre à l’écoute et disponible
• Avoir une bonne expression écrite et orale
• Savoir rédiger des notes, comptes rendus
• Maîtriser les outils bureautiques et le logiciel métier GEISHA (formation possible)
• Avoir des bases en anglais

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
• Accueil du public impliquant une sollicitation importante

Formation et expérience professionnelle souhaitables
• BTS, DUT ou diplôme équivalent apprécié
• Expérience des outils bureautiques
• Expérience de l’environnement universitaire (administratif, pédagogique et/ou de recherche)
• Expérience du travail d’équipe

Conditions de recrutement

Poste susceptible d'être vacant à compter du 01/06/2019, ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
• aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1275 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr