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Assistant.e de direction - Sciences économiques et gestion

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus mail des Mèches

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences économiques et de gestion

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Direction

Emploi type / Referens

Adjoint.e en gestion administrative

Missions

L'assistant.e est chargé.e d’assister le directeur et la responsable administrative de la composante dans l’exercice de leurs fonctions, en lien avec les autres membres de la direction de l'UFR.

Activités principales

Gestion du courrier et diffusion de l’information
• Réceptionner et distribuer l’ensemble du courrier arrivé au service de la direction
• Assurer la transmission des documents auprès des différents services de la faculté et de l’université
• Gérer la diffusion des informations auprès des personnels enseignants et BIATSS de la faculté  (relais culture et loisirs, arbre de Noël…)
• Elaborer et mettre à jour tous les annuaires et bases de données de la faculté
 
Gestion et suivi de dossiers
Commissions de discipline :
• Réceptionner les dossiers, les enregistrer, les transmettre à la présidence pour saisine de la commission
• Etablir des tableaux de bord permettant de suivre les dossiers depuis leur réception jusqu’à la décision de la commission
• Informer les différents responsables des décisions
Statistiques/arrêtés de jury/contrôle de connaissances :
• Tenir à jour les statistiques d’inscription des étudiants, le taux de réussite aux examens pour les différents diplômes de la faculté
• Préparer les propositions d’arrêtés de jury pour signature du président, en assurer la diffusion
• Collecter les documents de contrôle de connaissances en vue de la préparation des conseils, puis assurer la transmission des documents auprès du SIOE ; après adoption par la commission de validation de l’université (CFVU), en assurer la diffusion.
Conseils de faculté pléniers et restreints :
• Préparer les convocations, pouvoirs, feuilles d’émargement,…
• Préparer l’ordre du jour, transmettre les documents préparatoires
• Rédiger les comptes rendus

Logistique de la direction

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction
• Assurer les relations avec la direction du Patrimoine
• Gérer les différents types de fournitures de la direction et passer les commandes nécessaires
• Gérer les agendas de la direction et le planning de la salle de réunion de la direction,
• Etre en soutien de l’équipe de direction sur des actions spécifiques (colloques, …)

Ponctuellement, l'assistant.e e peut être amené.e à assister le correspondant RH de proximité de la FSEG.

Compétences requises

Savoirs sur l’environnement professionnel
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable souhaitées

Savoir-faire opérationnels
• Savoir informer et rendre compte
• Rechercher l’information, la vérifier, la classer
• Maitriser  les logiciels de bureautique
• Planifier son activité et hiérarchiser ses tâches
• Disposer de capacités rédactionnelles et maîtriser l’orthographe
• Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’université
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir-être
• Rigueur, autonomie, prise d’initiative, réactivité
• Discrétion et confidentialité indispensables
• Forte capacité d’organisation et de gestion des priorités

Informations complémentaires

Formation et expérience professionnelle souhaitables
• Expérience similaire dans un  service universitaire ou autre
• La connaissance des outils ADE et Apogée serait un plus
• La connaissance de l’anglais serait un plus

Conditions de recrutement
Poste ouvert :   
• Aux agents titulaires de la Fonction publique de niveau adjoint technique de recherche et formation (cat C) par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints technique de recherche et formation + IFSE C2
• Ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints technique de recherche et formation, soit environ 1260 € net/mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr