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Assistant-e de direction - Cabinet de la présidence

Type de poste :
susceptible d'être vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Cabinet de la Présidence

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Emploi type / Referens

Adjoint en gestion administrative

Missions

Le cabinet de la présidence de l’université est chargé d’assister le président dans ses fonctions.
Le cabinet, et principalement son secrétariat composé de 2 assistants, assure le soutien administratif et logistique auprès du président, des vice-présidents et du directeur de cabinet.

Activités principales

  • Gestion de l’agenda du président
  • Gestion financière du secrétariat
  • Organisation et préparation de réunions
  • Organisation d’événements (protocolaires ou autres)
  • Suivi des représentations de l’équipe de direction
  • Accueil des visiteurs
  • Réception, filtrage, transmission des appels téléphoniques
  • Relations avec les directions des services centraux, des facultés et instituts et avec les partenaires institutionnels de l’université 
  • Traitement du courrier et des parapheurs
  • Enregistrement des courriers et des conventions
  • Rédaction de correspondances (courriers, mails)
  • Mise à jour des fichiers de contact

Compétences requises

  • Sens de l’organisation et des responsabilités
  • Bonne connaissance du milieu universitaire, de l'enseignement et de la recherche
  • Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques courants (Pack Office)
  • Esprit d’analyse et de synthèse, capacités rédactionnelles
  • Disponibilité, sens du contact, aptitude à travailler en équipe et à suivre des projets
  • Rigueur, diplomatie
  • Discrétion et confidentialité

Informations complémentaires

Astreintes et conditions d’exercice :
• L’assistant-e de direction assure ses fonctions après du président
• Cette mission s’exerce dans un environnement dynamique et exigeant où l’esprit d’équipe et la curiosité sont des qualités essentielles
• Il est indispensable d’avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques et de faire preuve d'une grande capacité d’exécution
• La disponibilité tout comme la discrétion sont exigées
• La continuité du service doit être assurée au sein du cabinet

Conditions de recrutement :
Poste ouvert :
•  aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE C2
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1279 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr