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Assistant.e d'équipe de recherche/gestionnaire pédagogique - Sciences économiques et gestion

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus mail des Mèches

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences économiques et de gestion

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Laboratoire IRG / IAE Gustave Eiffel

Missions

• Rattaché.e à la direction de la FSEG, l'assistant.e d'équipe de recherche/gestionnaire pédagogique assiste la directrice du laboratoire de recherche (75%) et assure la gestion du master "Conseil, études et recherche "(25%).
• Le laboratoire IRG compte plus de 105 enseignants chercheurs et 40 doctorants (UPEC et UPEM) et son budget annuel représente plus de 50000 euros.

Activités principales

Assistance auprès de la directrice du laboratoire IRG
• Soutien/lien administratif auprès des écoles doctorales et des doctorants dans leurs démarches liés à la recherche
• Suivi budgétaire : Suivi et analyse des dépenses ; contrôle de l’exécution du budget (préparation du BR1) en lien avec le service financier de la FSEG
• Préparation et organisation des réunions du laboratoire et de ses pôles de recherche
• Rédaction et diffusion du compte-rendu des conseils de laboratoire
• Mise à jour des tableaux des effectifs, des manifestations, des doctorants, des professeurs invités, des contrats de recherche

Procédures Qualité : Qualicert, audit annuel
• Préparation des bilans d’activités, des documents d’évaluation
• Compilation des données du référentiel de l’audit et mise à jour et suivi des documents.

Suivi des relations avec l’équipe située à Marne-la-Vallée
• Assurer la liaison avec le service de la direction de la recherche et de la valorisation (DRV) de l’UPEC (transmission et demande des informations nécessaires)

Suivi des contrats et des conventions de recherche
• Dans le cadre des contrats de recherche, soutien aux écoles doctorales dans l’application des procédures administratives
• Organisation des manifestations spécifiques (colloques, journées d’études, séminaires) :
- Information, relations avec les différents intervenants et partenaires
- Coordination et gestion logistique des manifestations liées au laboratoire : interface avec les organisateurs, les prestataires extérieurs, le service du patrimoine de l’UPEC,...
- Suivi financier des manifestations : devis, commande, mise en paiement.
- Préparation, édition et diffusion des documents

Développement des actions d’information et de valorisation
• Recensement et mise à jour des publications via la plateforme HAL
• Réalisation d’une newsletter et actualisation du site Internet,en lien avec l’équipe de Marne la Vallée

Objectifs spécifiques liés à l’évaluation du laboratoire par la tutelle (tous les 5 ans)
• Co-écriture du prochain contrat quinquennal (2017-8)
• Organisation et mise en forme de tous les documents nécessaires à la préparation de la visite de l’instance d’évaluation

Gestion pédagogique du Master "Etude conseil et recherche"
• Informer les publics, organiser le recrutement des étudiants, les réunions de pré-rentrée
• Réaliser le planning des formations après avoir recueilli les vœux des enseignants et assurer son suivi
• Suivre les inscriptions pédagogiques et administratives
• Préparer les examens : planning des épreuves et des surveillances, convocations des étudiants, organisation matérielle et logistique
• Organiser les jurys et saisir les notes sur Apogée
• Saisir les heures effectuées par les enseignants titulaires et vacataires
• Mettre à jour les informations relatives au diplôme sur Apogée
• Assurer le bon fonctionnement de l’évaluation des enseignements
• Organiser les soutenances
• Distribuer les diplômes et attestations de réussite

Activités associées

Procédure qualité :
• Chaque programme dispose d’un dossier permanent, consultable à tout moment et dont l’objet est d’assurer le suivi de la formation et de répondre aux exigences de la certification qualité du réseau des IAE (Qualicert). Ce dossier est tenu à jour par le.la gestionnaire pédagogique du programme

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance générale des techniques de communication et de gestion administrative
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’université
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable souhaitées
• Connaissance de l’anglais

Compétences opérationnelles
• Savoir informer et rendre compte
• Rechercher l’information, la vérifier, la classer
• Maîtriser Apogée et les logiciels de bureautique courants (Word, Excel, Power Point, messagerie Outlook, etc...)
• Planifier son activité et hiérarchiser ses tâches
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Disposer de capacités rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l’orthographe
• Administrer un site web (éventuellement)

Compétences comportementales
• Rigueur, autonomie, sens des initiatives, amabilité, politesse, pugnacité, discrétion
• Forte capacité d’organisation et de gestion des priorités

Informations complémentaires

Formation et expérience professionnelle souhaitables
• Expérience professionnelle sur une fonction similaire dans un service universitaire, soit en pédagogie, soit en recherche

Conditions de recrutement
• Poste ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD  du 07/01/2019 au 05/04/2019 (remplacement de congé de maternité), avec possibilité de renouvellement sur autre poste
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation 1er échelon, soit 1260 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr