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Assistant de direction - ESPÉ

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus de Bonneuil

Composante / Directions / Service

ESPE

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Assurer l’assistanat du pôle direction au sein du siège de l’ESPÉ de Bonneuil, sous la responsabilité de la Directrice et du responsable administratif de la composante.

Activités principales

Gestion des agendas (essentiellement de la directrice et du RAC)
• Prendre des rdv (individuels, réunions,…) et inscrire les dates, horaires, lieux, et pièces jointes nécessaires le cas échéant
• Préparer les documents nécessaires
• Indiquer les événements officiels, les différents conseils, dans les agendas des membres de la direction générale

Gestion de la messagerie de la directrice
• Trier les mails
• Noter les rdv proposés par courriels
• Alerter la directrice sur des anomalies ou invraisemblances
•Assister  la directrice et le responsable administratif de composante pour l’envoi de message auprès des listes de diffusion

Soutien à l’organisation des réunions régulières et occasionnelles
(Conseil de l’ESPÉ (bimensuelle), comité de direction (hebdomadaire), Direction élargie (bimensuelle), RAS/Chefs de service (mensuelle), conseils restreints, journées académiques…)
• Créer et/ou mettre à jour les différentes listes d’invitation/diffusion
• Gérer les dates, horaires, lieux, les documents à diffuser le cas échéant
• Envoyer l’invitation et l’ordre du jour
• Communiquer avec les membres sur le créneau retenu
• Inscrire le rdv dans l’agenda de la directrice et dans ceux des autres membres de l’équipe de direction
• Préparer la logistique en lien avec les personnes ressources
• Elaborer éventuellement des supports (diaporama)
• Vérifier la projection et la lisibilité des documents
• Prendre des notes en réunion ou gerer le diaporama
• Rédiger la proposition de compte rendu
• Gérer les relectures et validations
• Envoyer le compte rendu
• Archiver le compte rendu

Participation à l’organisation d’évènements organisés par la direction/ESPÉ/UPEC
• Contacts avec les services internes de l’ESPÉ (communication,…)
• Contacts avec les services de l’UPEC
• Contacts avec les services extérieurs (rectorat, autres universités…)
• Réserver des salles
• Envoyer des invitations
• Soutenir la préparation des documents pour les élections au Conseil de l’ESPÉ
• Etre présent à la tenue des bureaux de vote
• Assurer le lien avec les personnes de la MRI sur les évènements organisés dans ce cadre et alerter la direction en cas de difficultés
• Organiser la logistique des visites sénatoriales, des IGAENR/IGEN

Secrétariat

• Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs internes et externes
• Filtrer des appels téléphoniques de la direction, prendre des messages et transmettre des informations
• Ouvrir et trier le courrier
• Préparer une préréponse sans l’envoyer
• Mettre à jour régulièrement les annuaires du siège et des 5 sites
• Suivre le tableau des congés (demandes et relances auprès des sites)
• Gérer des missions/ordres de mission de la directrice
• Soutenir la préparation et le suivi d’évaluations/enquêtes diverses (traitements avec production de graphiques)
• Tenir à jour la liste des livres de la Pléïade
• Suivre des dossiers « affaires générales » avec le responsable administratif de composante (délégation de signatures, logement de fonction)
• Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur (sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe)
• Gérer les états des services (tableau Excel à compléter)
• Archiver des autorisations de cumul

Activités associées

Recherche de documents sur le site UPEC
Conseil d’administration et Commission des moyens :
• Tenir à jour le sommaire des ordres du jour, effectuer des extractions et archiver dans l’espace commun les documents indiqués
• Alerter la direction à chaque dépôt

Documents officiels
• Etablir une liste en contactant chaque service
• Imprimer tous les documents à ranger dans un classeur
• Etablir un sommaire alphabétique à réactualiser chaque semaine
• Etablir un classement par source de document (interne ESPE / UPEC / rectorat / circulaire / décret / texte de loi / journal officiel / bulletin officiel / dépêche AEF)
• Scanner les documents ou enregistrer les fichiers clairement intitulés

Centralisation de documents du COSP / des conseils de perfectionnement

• Contact avec les personnes référentes
• Classement et mise en ligne des documents

Gestion des conventions
• Conventions de stages étudiants : apposer la tampon de la directrice
• Conventions de partenariat partiellement signées : relire / signaler pour correction
• Transmettre pour signature / scanner / intituler en ajoutant date et version (de travail ou définitive) / archiver dans espace commun / renvoyer à l’adjointe du service financier
• Conventions de partenariat en cours d’élaboration : relire / signaler les incohérences

Gestion des contrats
• Enregistrer les contrats de maintenance, les archiver sur l’espace commun du réseau
et confier les originaux à Marie Berrous

La liste n’est pas exhaustive et est susceptible d’évolution

Compétences requises

Connaissances
• Connaissances informatiques : Word, Excel, Outlook, Publisher, Power Point. Mise en ligne sur intranet, recherche sur internet

Compétences opérationnelles
• Maîtriser Outlook
• Savoir prendre des initiatives, proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Planifier son activité et intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
• Savoir rendre compte
• Être réactif
• Être organisé

Compétences comportementales

• Adaptation
• Discrétion


Informations complémentaires

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Compétences en matière de Secrétariat (rédactionnelles et organisationnelles, confidentialité)

Environnement et contexte de travail :

Pôle d’accueil de la direction générale.
Durée de travail annuelle : 1 607 h
Possibilité de suivre des formations
Les horaires de travail peuvent varier en fonction des réunions organisées par la direction et de l’agenda de la directrice

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir à compter du 01/09/2018, ouvert :
- aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie B par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et formation + RIFSEEP niveau B3
- ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et formation, soit 1330 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr