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Adjoint-e en gestion administrative et financière - SESS-STAPS

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Finances
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

La Pyramide

Composante / Directions / Service

Faculté des sciences de l'éducation sciences sociales et STAPS

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Service financier et RH enseignants

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

• L’adjoint.e en gestion administrative et financière réalise, sous le contrôle intermédiaire de l’adjoint du responsable du service financier, des actes de gestion administrative et de gestion courante dans le domaine financier des dépenses et des missions de l'UFR SESS-STAPS.
• Il.elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du service des dépenses de l’UFR.
• Il.elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales

• Réaliser des actes de gestion administrative et de gestion courante : commandes, service faits, gestion des missions des personnels enseignants et BIATSS de la composante, en collaboration avec l’adjoint du responsable financier
• Suivre les crédits par type de dépenses, d’opérations et par structure
• Assurer la gestion du fichier missionnaires et fournisseurs : création, complétude de données, actualisation, en relation avec la direction des services financier de l'université
• Collecter et instruire les demandes d'ordre de mission des personnels enseignants et BIATSS, informer les agents de la procédure à suivre et des pièces à fournir pour chaque mission
• Dès réception des informations transmises par le missionnaire (réservation de titres de transport, hébergement, location de véhicule,...), établir l’ordre de mission
• Editer les ordres de mission pour visa et signature
• Réceptionner les ordres de mission signés et générer la commande pour toute action afférente à une mission
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion concernant les commandes et les missions
• Liquider les ordres de mission : collecter les pièces justificatives pour solder la mission
• S’informer et suivre l’évolution de la réglementation applicable dans le domaine financier et comptable des dépenses et des missions ; appliquer les règles d’usage et les procédures administratives ; consigner les procédures  applicables
• Assurer les relations avec la responsable des dépenses et  missions, les personnels enseignants ert BIATSS de la structure et de l’UPEC, les fournisseurs et les clients

Activités associées

• Accueillir et informer les personnels et les usagers de l’UFR concernant la gestion des dépenses et des missions
• Classer et archiver les pièces et justificatifs des opérations financières et comptables concernant les dépenses et les missions

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de l’université
• Connaissance des circuits de décision en matière financière et comptable

Compétences opérationnelles
• Appliquer les procédures spécifiques aux domaines suivants : budget, dépenses, missions marchés publics
• Contrôler la légalité puis la régularité des opérations
• Utiliser les fonctionnalités d’un tableur et du logiciel de traitement de texte
• Utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable (SIFAC)
• Respecter la confidentialité et rendre compte de son activité
• Mettre en œuvre les procédures pour traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine de la gestion des dépenses et des missions
• Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies  et assurer une veille permanente sur les données propres au domaine de gestion de dépenses, des missions
• Savoir faire face aux situations d’urgence
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Travailler en équipe
• Savoir organiser, mettre à jour et classer les documents

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
• L’activité s’exerce au sein du service financier et RH de l’UFR SESS-STAPS
• L’UFR est composée de trois départements : STAPS et SESS et du Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives.

Formation et expérience professionnelle souhaitables
• Techniques comptables et gestion

Conditions de recrutement

Poste ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de niveau C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation +  RIFSEEP niveau C2
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation, soit environ 1275 € net/mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr