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Adjoint.e en gestion administrative - appui temporaire - OSU-EFLUVE

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

OSU-EFLUVE

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Direction OSU-EFLUVE

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
• Soutien  à la logistique et à l’organisation  de manifestations scientifiques
• Suivi et gestion des réservations, missions pour l’utilisation du véhicule de l’OSU sur les différents sites en lien avec l’ENPC
• Gestion administrative des conseils, comité scientifique et commissions

Activités principales

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Compétences requises

Connaissances
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Techniques de communication

Compétences opérationnelles
• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques

Informations complémentaires

Domaine de formation souhaité
secrétariat, gestion administrative

Conditions particulières d'exercice
Amplitude horaire importante dans le cadre des manifestations scientifiques

Environnement et contexte de travail
L’observatoire - EFLUVE est une structure fédérative qui regroupe 5 laboratoires, 2 tutelles  (UPEC et CNRS/INSU) et 2 partenaires (ENPC et UPD Paris 7).

Conditions de recrutement

• Poste à pourvoir au plus vite, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD de 4 mois avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation, soit 1260 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr