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Gestionnaire pédagogique (anglais courant) - Sciences économiques et gestion

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus mail des Mèches

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences économiques et de gestion

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

Département de l' I.A.E

Emploi type / Referens

Technicien en gestion administrative

Missions

Le-la gestionnaire pédagogique travaille sous la direction conjointe du responsable administratif de la composante, de la responsable de la scolarité et des responsables des diplômes dont il a la charge.
Ses missions sont les suivantes :
• Assurer le bon fonctionnement administratif des programmes, en tenant compte des spécificités de chacun d’eux
• Travailler en étroite collaboration avec les responsables des programmes

Activités principales

• Participation à la politique de communication et de promotion du programme (renseignement des candidats, mise à jour du site internet, mailings ciblés en dehors de ceux faits par l’IAE, participation aux salons…)
• Accueil des étudiants (physique, téléphonique, mails)
• Organisation du processus de sélection : réception des candidatures, établissement de la liste des candidats, convocation des candidats admissibles, organisation des épreuves écrites, organisation des entretiens, information des candidats sélectionnés
• Suivi des recrutements : gestion de la liste d’attente, remise du dossier d’inscription
• Elaboration des emplois du temps et diffusion aux enseignants et aux étudiants
• Organisation de la réunion de rentrée et des réunions pédagogiques
• Saisie ou mise à jour dans l’interface « secrétariat » du site la liste des étudiants,  des cours et des intervenants, élaboration du trombinoscope des étudiants
• Participation à la modélisation des diplômes sous Apogée
• Gestion des étudiants Erasmus
• Gestion des supports de cours : réception, normalisation (utilisation d’une page de garde standard), reproduction, diffusion
• Gestion des modifications d’emploi du temps
• Organisation des sessions d’examens
• Organisation des sessions TOEIC, en collaboration avec l’enseignant d’anglais responsable (habilitation TOEIC à acquérir pour occuper la fonction)
• Centralisation des notes et saisie sous Apogée
• Gestion des présences/absences
• Suivi des mémoires, organisation des soutenances
• Suivi des projets étudiants : inscription des étudiants, information des enseignants responsables, suivi de l’évaluation du projet
• Gestion des déclarations d’heures des enseignants : établissement du tableau de mandatement des heures réalisées pour paiement 3 à 4 fois/an et envoi au responsable administratif de l’IAE et au responsable du programme
• Gestion des stages : information des entreprises quant aux modalités de déroulement, travail en collaboration avec la cellule «entreprises» de l’IAE afin de trouver des entreprises d’accueil, diffusion des offres reçues auprès des étudiants, suivi des procédures administratives (rédaction de la convention, signatures), constitution d’un annuaire des stages
• Evaluation des enseignements : mise en œuvre et suivi du bon fonctionnement de la fonctionnalité « évaluation » du site
• Réception et traitement des fiches d’évaluation en entreprise
• Organisation du jury de délivrance du diplôme
• Édition des attestations de réussite
• Organisation de la session de rattrapage (planning, centralisation des sujets, surveillants…)
• Suivi de l’insertion professionnelle des diplômés par le maintien à jour d’une base de données (en lien avec les fonctionnalités offertes par le site internet de l’IAE).

Activités associées

Procédures qualité
• Chaque programme dispose d’un dossier permanent, consultable à tout moment et dont l’objet est d’assurer le suivi de la formation et de répondre aux exigences de la certification qualité du réseau des IAE (Qualicert)
Ce dossier est tenu à jour par le-la gestionnaire pédagogique du programme.

Procédures spécifiques à l’apprentissage
Assurer le respect des critères qualité du cahier des charges qui lie l’IAE et le CFA Sup 2000 :
• Information des apprentis sur les conditions de l’apprentissage
• Information des entreprises sur le coût de la formation et les aides dont elles bénéficient
• Envoi des CV des apprentis aux entreprises qui en ont fait la demande
• Prise de contact téléphonique avec les entreprises qui ont ou ont eu des apprentis afin de leur en proposer de nouveaux
• Envoi de la fiche de liaison signée par le responsable du programme au CFA, lorsque le recrutement de l’apprenti est terminé
• Saisie du planning de la formation dans le logiciel du CFA
• Dépôt des documents nécessaires à l’établissement du carnet de liaison électronique sur le portail web NetYpareo
• Centralisation des dossiers d’inscription des apprentis pour transmission à l’université
• Saisie mensuelle des feuilles de présence dans le logiciel du CFA et envoi au CFA des feuilles quotidiennes
• Envoi de la liste des tuteurs pédagogiques au CFA
• Centralisation et envoi au CFA du projet de formation en entreprise
• Centralisation et envoi au CFA des comptes rendus de visites en entreprise via NetYpareo
• Organisation des réunions imposées par le CFA

Gestion de projets
Dans le cadre de ses fonctions et pour décloisonner les services, le-la gestionnaire pédagogique, sous la responsabilité du responsable administratif, peut être amené à prendre en charge un projet transversal, dans le but d’améliorer la gestion administrative globale de l’IAE, d’optimiser, d’harmoniser et de formaliser les pratiques professionnelles.

Compétences requises

• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP
• Qualités personnelles de communication et de dialogue
• Connaissance générale des grands principes du droit public
• Maîtrise de l’environnement bureautique et des outils appliqués à la gestion
• Un bon niveau d’anglais, à l'oral et à écrit, est indispensable

 

Informations complémentaires

Conditions de recrutement :

• Poste à pourvoir à compter du 9 janvier 2018, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et formation, soit 1300 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr