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Gestionnaire formation/concours - DRH

Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Ressources humaines

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction des ressources humaines (DRH)

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Pôle développement des compétences

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Contexte de la mission
Avec 30 000 étudiants, 1 600 enseignants-chercheurs et enseignants et 1 000 personnels BIATSS, l'UPEC est l'une des plus grandes universités multidisciplinaires avec santé d'Ile-de- France.Au sein de la DRH, le pôle développement des compétences met en œuvre la politique de recrutement, de développement et d’accompagnement des parcours professionnels des personnels de l’UPEC.
Au sein de ce pôle, le service formation-concours a pour mission :
• d’assurer la formation continue des personnels BIATSS et enseignants de l’établissement
• d’organiser les concours BIATSS

Mission
Placé.e sous la responsabilité de la responsable de pôle, le.la gestionnaireformation/concours partagera ses activités selon un calendrier indicatif :
• formation des personnels : 6 mois à temps complet d’octobre à mars (en binôme avec un.e autre gestionnaire de formation)
• concours : 6 mois à temps complet d’avril à septembre (en binôme avec un.e autre gestionnaire concours)

Activités principales

♦ Assurer l’accueil, l’information et le conseil de premier niveau auprès de l'ensemble des interlocuteurs internes et externes : agents, formateurs, membres de jury et candidats de concours.

♦ Assurer la gestion administrative, financière et logistique de la session de concours et des formations des personnels :
Gestion administrative
• Réception, vérification réglementaire, étude de recevabilité, enregistrement, classement et archivage des dossiers
• Elaboration, envoi, suivi et classement de documents réglementaires obligatoires (PV, convocations, attestation de présence…)

Suivi administratif des actions
• Création et saisie des dossiers à destination des différents publics (membres de jurys, formateurs, stagiaires, candidats)
• Etablissement des documents réglementaires

Suivi financier
• Suivi des devis, conventions et ordres de mission  
• Etablissement des bons de commande et suivi de la mise en paiement des factures et des rémunérations
• Aide à l’élaboration et suivi du budget

Gestion logistique
• Gestion du planning des formations et prise en charge des éléments logistiques (réservation de salles, restauration, matériel…)

Compétences requises

Connaissance
• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur

Compétences opérationnelles
• Planifier ses activités selon un calendrier défini et contraint
• Savoir s’organiser et hiérarchiser les priorités
• Savoir organiser ses dossiers dans le respect des procédures
• Maîtriser l’utilisation des outils informatiques
• Savoir concevoir un tableau de suivi, traiter des données

Compétences comportementales
• Posséder le sens du service et de l’accueil
• Être réactif et savoir travailler en équipe
• Savoir faire preuve d’adaptabilité
• Savoir rendre compte
• Faire preuve de discrétion et de devoir de réserve

Informations complémentaires

Environnement professionnel et contexte de travail :
• Les missions s'effectuent sur un poste de travail fixe
• Le.la gestionnaire peut être amené.e à s'adapter aux horaires des formations/concours
• Un accompagnement à la prise de poste est prévu par les formations suivantes :
   - la réglementation des concours (1 jour et 1/2)
   - l'utilisation de l'application dédiée aux concours ITRF (2 jours)
   - l'utilisation de l'application dédiée à la gestion administrative des formations (2 jours)
ainsi que par une note détaillée des actions et procédures relative à l'organisation des concours

Conditions de recrutement :
Poste ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement, rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement, rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation, soit 1275 € net/mensuel environ, hors éléments variables (supplément familial de traitement, remboursement transport,...)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr