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Gérer une association

Publié le 7 décembre 2007 Mis à jour le 27 avril 2023

Fiscalité, trésorerie, prévention, subvention, comptabilité, obligations légales et contractuelles, autant de notions que doivent apprendre à maîtriser les dirigeants d'une association étudiante. On vous explique.

Gérer une association

Important : Conserver vos documents

Veillez à conserver tous vos documents statutaires (les statuts, les récépissés de la Préfecture, les modifications dans l’administration de l’association). Conserver également les documents de fonctionnement (procès-verbaux, compte rendu de réunion etc.).
 
Rédiger un règlement intérieur : formalité obligatoire ?

Le règlement intérieur n’est pas obligatoire (sauf s’il est prévu dans les statuts). Il est cependant fortement recommandé car il définit le fonctionnement de l'association.

Il doit mentionner :
• Les modalités d’organisation de l’assemblée générale, du conseil d’administration et des autres organes de direction (nombre de réunions annuelles, convocation, représentation, vote etc.)
• les conditions de fonctionnement de l'association
• les règles d’adhésion et d’exclusion (nouveaux membres, etc.)
• les conditions d’utilisation des locaux et du matériel de l’organisme associatif (si locaux à disposition)
• les modalités de modification du règlement (si règlement)
• les règles de finance, de gestion et comptabilité
• les modalités d'organisation et de gestion des événementiels

Modèle de règlement intérieur : service-public.fr/associations/vosdroits/R2707

Comment fonctionne une association ?

La loi de 1901 ne précise pas le "fonctionnement démocratique" d'une association. Cependant, la majorité des associations appliquent le principe "une personne, une voix" avec une prise de décision collective, statuée par les assemblés générales.

Le Conseil d’Administration (CA)

Le Conseil d'Administration est composé de membres élus (élus par les membres et responsables aux yeux de la loi). Le CA est garant de :

• la mise en œuvre du projet de l’association, de ses missions et objectifs
• de la mise en place des assemblées générales
• du suivi des actions menées
• de la modification des statuts en lien avec le bureau
• de la modification du règlement intérieur en lien avec le bureau
• de la gestion de l'association au quotidien

A savoir : La loi 1901 impose que tout changement dans les membres du CA soit transmis à la Préfecture dans un délai de 3 mois
> www.service-public.fr/associations/vosdroits/R37933

Le bureau  

Le bureau se compose des membres du CA qui occupent une fonction précise au sein de l'association. Il se compose :

• d'un ou d'une présidente, représentant légal de l'association
• d'un vice-président ou d'une vice-présidente (optionnel)
• d'un trésorier ou d'une trésorière (qui gère les recettes et les comptes)
• d'un secrétaire (optionnel) qui gère les démarches administratives, la correspondance et établit les procès-verbaux

L’Assemblée Générale  (AG)

Elle est composée de toutes les adhérentes et de tous les adhérents de l'association. Elle décide de la politique de l’association, prend les grandes décisions et valident les orientations, objectifs et missions. Plusieurs assemblées générales peuvent être organisées dans l'année.

L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

L'Assemblé Générale Ordinaire se réunit une fois par an, sur convocation, envoyée par le Conseil d'Administration à tous les membres. Elle aborde le plus généralement les points suivants :

• bilan de l'année écoulée
• projets de l'association et objectifs pour l'année suivante
• bilan comptable et financier
• élection éventuelle de nouveaux membres du Conseil d'Administration

L’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

L'Assemblée Générale Extraordinaire se réunit à la demande, en fonction de demandes particulières et pour traiter des sujets tels que :

• modification des statuts
• renouvellement complet du Conseil d'Administration
• élection des membres du Bureau
• modification du règlement intérieur
• règlement de conflit
• dissolution

Quelles sont les différentes assurances pour une association ?

L’assurance responsabilité civile qui couvre les dommages causés aux personnes et aux biens de toute personne dont l’association à la charge.

Elle est obligatoire pour :
• les associations sportives
• les associations organisatrices de manifestations et d’événements
• l’obtention de certains financements

Le contrat d’assurance de personne

Cette assurance peut être souscrite à titre individuel, par chaque membre de l'association. Elle permet de couvrir, sans recherche de responsabilité, les accidents corporels, car la responsabilité de l’association n’est pas toujours engagée.

Important : les associations sportives ont l'obligation d’informer leurs adhérents sur cette assurance.

Mon association peut-elle bénéficier d'une exonération fiscale ?

Une association est un organisme à but non lucratif qui peut bénéficier d'exonérations fiscales s'il remplit trois conditions :

• la gestion et l'administration conservent un caractère bénévole
• aucun bénéfice n'est distribué
• les administrateurs n'ont aucun intérêt, direct ou indirect, aux résultats (attention : percevoir un salaire de l'association, parallèlement à une fonction de membre des instances délibérantes, peut suffire à caractériser un intérêt direct).

Quelles sont les ressources que mon association peut recevoir ?

Une association peut recevoir deux catégories de ressources :

• des recettes traditionnelles (cotisations, subventions, dons et legs), en principe non imposables
• des recettes tirées d'activités de vente ou de prestations de services

Au titre de ces activités, l'association est imposable de la même manière qu'une société. Mais elle peut, là encore, bénéficier d'exonérations si elle remplit toutes les conditions énoncées par le code général des impôts (CGI) et la Jurisprudence.

Comment faire valoir l'exonération sur les ressources ?

Une association peut faire valoir l'exonération sur les recettes tirées (article 261-7-1° du CGI) :

• de prestations de services à caractère éducatif, sportif, social ou culturel rendus aux membres (au sens strict)
• de vente de biens auprès de ces mêmes membres (dans la limite de 10% du chiffre d'affaires total de l'association dans ce dernier cas)
• de la vente de biens ou de services à caractère social ou philanthropique (quel qu'en soit le destinataire) et non concurrentiel
• de six manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l'année, pour procurer des ressources à une activité exonérée

En matière de TVA, dans tous les cas de figure, l'association bénéficiera d'une franchise lorsque son chiffre d'affaires annuel, au titre des seules activités imposables, n'excède pas 10 671 € HT.

Qu'est-ce que le budget ?

C'est la prévision des charges (les dépenses) et des produits (les recettes) pour l'exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente avec une colonne de charges et une colonne de produits, et doit être équilibré, c'est-à-dire qu'il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent.

Il est généralement établi pour un an et il traduit en termes financiers l'ensemble des projets de l'association. Il est présenté à l'Assemblée Générale et doit être approuvé par la majorité des adhérents pour permettre au Conseil d'Administration de le mettre en œuvre.

Qu'est-ce que le compte de résultat ?

Il récapitule les charges et les produits liés à un exercice. On commence un exercice (une année) avec un budget, c'est-à-dire une prévision des charges et des produits. A la fin de l'année, lorsque toutes les opérations ont été réalisées, on récapitule l'ensemble de ces opérations par chapitre.

La différence entre l'ensemble des charges et des produits fait apparaître un résultat. Ce résultat peut être un déficit si les charges sont supérieures aux produits, ou un excédent dans le cas contraire.

Le compte de résultat doit se présenter sous une forme normalisée en appliquant le plan comptable.

La lecture de plusieurs comptes de résultats permet une analyse financière, et permet aussi d'établir le budget suivant avec plus de finesse.

Qu'est-ce que le bilan comptable ?

Le bilan décrit l'état et la répartition du patrimoine de l'association à une date donnée. C'est la photographie de l'association, sa situation financière depuis le début de son activité. A la différence du budget et du compte de résultat qui sont liés à un exercice (un an), le bilan donne la situation au fur et à mesure de la vie de l'association depuis sa création.

La manière de présenter le bilan est normalisée par le plan comptable :
• à gauche, à l'actif figure l'emploi des ressources
• à droite, au passif figure l'origine des ressources

Le résultat d'un exercice vient s'intégrer au bilan.

Doit-on garder l'ensemble des justificatifs comptables ?

En comptabilité, toute dépense, quel que soit son montant, doit être justifiée par une pièce. C'est un document qui prouve la dépense et son affection ou son créditeur (factures fournisseurs, titres de transports, tickets d'autoroutes, de CB...).

Les justificatifs doivent faire le lien entre un engagement et son règlement. Il faut pouvoir retrouver à tout moment une pièce et le chèque correspondant. Il convient de ranger les pièces dans un classeur, en deux parties, les recettes et les dépenses.

Les pièces sont classées et numérotées. Ce numéro est reporté sur le cahier d'enregistrement et le talon du chéquier. Afin d'établir une bonne concordance, les justificatifs doivent comporter la date de règlement ainsi que le numéro de chèque s'il y a lieu.

La tenue d'un classeur permet donc de conserver et classer par date toutes les factures émises ou reçues en prenant soin de les numéroter et de noter dessus le numéro du chèque si c'est une facture de fournisseur. Si vous réglez par carte bleue, agrafez-y le ticket de CB.
 

Qu'est-ce qu'une cotisation ?

C'est la ressource première de l'association. Son montant n'est pas limité. Son versement doit être différencié du paiement de prestations de services.

Quels sont les différents types de dons que l'association peut recevoir ?

Le don manuel : c'est une somme d'argent donnée de la main à la main et en l'absence d'écrit. La jurisprudence a admis que le chèque entrait dans la catégorie des dons manuels. Toute association simplement déclarée peut recevoir ce type de don.

Les libéralités : la donation (du vivant du donateur) ou le legs (écrit sur le testament) sont des libéralités. Il s'agit d'un don fait sous acte notarié. Seules les associations reconnues d'utilité publique, cultuelles ou familiales peuvent bénéficier de ce type de don, ainsi que les associations définies par l'article 238 bis du code général des impôts : ce sont "les associations d'assistance, de bienfaisance, de recherche scientifique ou médicale".

Mon association peut-elle organiser un loto, une loterie ?

Les lotos, loteries et tombolas sont prohibés par la loi, mais les associations bénéficient d'une exception.

Les lotos traditionnels sont autorisés lorsqu'ils sont organisés dans un cercle restreint, dans un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d'animation locale, que les mises sont de faible valeur et que la valeur des lots n'excède pas 400€ .

Sont autorisées les loteries et tombolas d'objets mobiliers exclusivement destinées à des actes de bienfaisance, à l'encouragement des arts ou au financement d'activités sportives à but non lucratif, après autorisation de la préfecture. Il n'y a pas de limitation quant à la valeur des lots.

La souscription volontaire donnant lieu à tirage de lots est une tombola et répond aux mêmes critères.

Mon association peut-elle vendre des produits ?

L'association peut vendre des produits (T-shirt, publications...) et des prestations de service (cours, stages, séjours...). On distinguera si c'est une activité commerciale habituelle ou accessoire, et si la vente se fait pour les membres ou pour le grand public. Auquel cas, les recettes seront éventuellement taxables.

Mon association peut-elle faire des quêtes sur la voie publique ou des souscription ?

La quête sollicite directement la générosité du public et nécessite une autorisation préfectorale.

La souscription (à ne pas confondre avec la "souscription volontaire" qui est une tombola) sollicite indirectement la générosité du public par voie de presse, tracts, prospectus et ne nécessite pas d'autorisation administrative.

Cependant, il ne doit y avoir aucune contrepartie à la souscription, et celle-ci est considérée comme un don. Sinon, il s'agit d'une vente (exemple : vente d'un livre ou d'un CD par souscription).

Mon association peut-elle organiser des événements payants ?

L'association peut organiser 6 manifestations par an pour le grand public, et faire "rentrer" de l'argent, sans que ces recettes soient soumises à la TVA. Elle doit être en mesure de présenter un bilan financier spécifique à chacune des 6 manifestations exceptionnelles (en cas de vérification : commissaires aux comptes). Ces manifestations ne doivent pas entrer dans l'objet ou l'activité habituelle de l'association.

Comment fonctionne le sponsoring ou le mécénat ?

Le sponsoring est l'attribution d'un espace publicitaire, et à ce titre, il est considéré comme une vente. Par contre, le mécénat est considéré comme un don, car il n'y a pas affichage ostentatoire du mécène, et il n'y a pas de contrepartie au versement de la somme d'argent.

Notre association souhaite éditer un journal : quelles sont les règles ?

Le journal répond à des règles spécifiques :
Un directeur ou une directrice  de publication doit être choisi et une "déclaration de paraître" doit être adressée au parquet du Tribunal de Grande Instance (et au
Ministère de la Justice pour les publications destinées à la jeunesse mineure) avant la publication du premier numéro.

Le premier numéro doit faire l'objet d'un dépôt légal à la Préfecture (dépôt spécial des publications jeunesses au Ministère de la Justice) et à la Bibliothèque Nationale (ou dans les bibliothèques régionales gréées) accompagné d’une demande d’attribution de numéro ISSN.

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